Proforma fatura neden kesilir?

Proforma fatura, ticari hayatta sıklıkla karşılaşılan, ancak çoğu zaman tam olarak ne anlama geldiği ve neden düzenlendiği konusunda kafa karışıklığı yaratan bir belgedir. Özellikle uluslararası ticarette önemli bir rol oynayan proforma fatura, kesin bir satış belgesi olmamasına rağmen, alıcı ve satıcı arasındaki potansiyel anlaşmanın şartlarını belirleyen bir ön teklif niteliği taşır.

Proforma Fatura Nedir ve Ne İşe Yarar?

Proforma fatura, kelime anlamı olarak "şeklen fatura" anlamına gelir ve henüz gerçekleşmemiş bir satış işlemine ilişkin olarak düzenlenen, bağlayıcılığı olmayan bir ön faturadır. Esasen, satıcının alıcıya sunduğu bir teklif mektubu gibidir. İçeriğinde, satılacak mal veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı, teslimat şartları, ödeme koşulları gibi bilgiler yer alır. Ancak, unutulmamalıdır ki, proforma fatura bir vergi belgesi değildir ve muhasebe kayıtlarında kullanılamaz.

Proforma fatura'nın temel amacı, alıcının potansiyel bir satın alma işlemi hakkında önceden bilgi sahibi olmasını sağlamaktır. Alıcı, bu belge sayesinde mal veya hizmetin maliyetini, teslimat süresini ve diğer önemli detayları değerlendirme fırsatı bulur. Ayrıca, proforma fatura, ithalat ve ihracat süreçlerinde de önemli bir rol oynar. Örneğin, ithalatçı ülke gümrük yetkilileri, ithalat izni veya döviz transferi gibi işlemler için proforma fatura talep edebilirler.

Proforma Fatura Neden Kesilir?

Proforma fatura, birçok farklı nedenle düzenlenebilir. İşte en yaygın nedenlerden bazıları:

• Teklif Sunmak: Satıcı, potansiyel bir alıcıya mal veya hizmetlerinin fiyatını ve şartlarını bildirmek için proforma fatura düzenler.
• İthalat/İhracat İşlemleri: Gümrük işlemleri, ithalat izni almak veya döviz transferi yapmak için proforma fatura gerekebilir.
• Kredi Başvurusu: Alıcı, bir bankadan kredi almak için proforma fatura'yı destekleyici belge olarak kullanabilir.
• Satın Alma Onayı Almak: Alıcı, proforma fatura'yı üst yönetimine veya ilgili departmanına sunarak satın alma onayı alabilir.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura düzenlemek için belirli bir yasal zorunluluk veya standart format bulunmamaktadır. Ancak, aşağıdaki bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yer alması önemlidir:

• Satıcının ve alıcının adı, adresi ve iletişim bilgileri
• Faturanın düzenlenme tarihi
• Proforma fatura numarası
• Mal veya hizmetin tanımı, miktarı ve birim fiyatı
• Toplam tutar (para birimi belirtilerek)
• Teslimat şartları (örneğin, Incoterms)
• Ödeme koşulları
• Geçerlilik süresi
• Satıcının imzası ve kaşesi

Proforma fatura, ticari hayatın vazgeçilmez bir parçasıdır ve doğru bir şekilde düzenlenmesi, alıcı ve satıcı arasındaki iletişimi kolaylaştırır ve potansiyel anlaşmazlıkların önüne geçer. Unutmayın, proforma fatura sadece bir teklif niteliği taşır ve bağlayıcı değildir. Kesin satış faturası, mal veya hizmet teslim edildikten sonra düzenlenir.