Muhasebe içi envanter nelerdir?

Muhasebe İçi Envanter: Hem Sayım Hem Hesaplama

Muhasebe içi envanter dediğimizde aslında iki temel konuya parmak basıyoruz: Fiziki sayım ve bu sayımın muhasebe kayıtlarına işlenmesi. Yani sadece raflardaki ürünleri saymakla kalmıyoruz, o saydıklarımızın muhasebedeki karşılığını doğru bir şekilde buluyoruz.

1. Stokların Fiziksel Sayımı: Neden ve Nasıl Yapılır?

En temel konu bu. Elimizdeki malların, hammaddelerin, yarı mamullerin veya mamul ürünlerin gerçekte ne kadar olduğunu belirlemek için yapılan sayım işlemi. Neden mi? Çünkü muhasebe kayıtlarımızdaki stok miktarı ile gerçekte elimizde olan miktar arasında farklar olabilir. Bu farklar, çürüme, bozulma, fire, hırsızlık veya basit hatalardan kaynaklanabilir. Örneğin, bir mobilya mağazasında 100 adet sandalye olduğunu muhasebe kaydınızda görüyorsunuz ama fiziki sayımda sadece 95 sandalye varsa, ortada 5 sandalye kayıp demektir. Bu durum, hem maliyetlerinizi yanlış hesaplamanıza hem de satış planlarınızı yanıltmanıza yol açar.

Nasıl yapılır? Bu işi ciddiye almak lazım. Genellikle yıl sonlarında veya belirli dönemlerde yapılır. İki ana yöntem var:

• Sürekli Envanter Yöntemi: Her satış veya her stok hareketinde stok miktarının ve maliyetinin güncellenmesi. Bu, daha doğru ve güncel bilgi sağlar. Örneğin, bir e-ticaret firması için bu şart. 1000 adet tişörtünüz varsa, her satıldığında stoktan düşülür ve maliyet hesabı buna göre güncellenir.
• Dönemsel Envanter Yöntemi: Belirli dönemlerde (genellikle yıl sonu) tek seferde yapılan toplu sayım. Bu yöntem daha az maliyetli olabilir ama güncel olmadığı için farkların nedenini anlamak daha zor olabilir.

Pratik İpucu: Sayım yapacak ekibi önceden belirleyin, onlara net talimatlar verin. Sayım yapılacak alanları düzenleyin, ürünleri kolay sayılır hale getirin. Telefon trafiği, siparişler gibi operasyonel işleri sayım sırasında mümkün olduğunca minimize edin ki sayım ekibi işine odaklanabilsin.

1. Stok Maliyetlerinin Hesaplanması: FIFO, LIFO ve Ortalama Maliyet

Sayılan stokların sadece miktarını değil, maliyetini de bilmek çok önemli. Çünkü sattığınız ürünün maliyetini doğru hesaplamazsanız, kar marjınız da yanlış çıkar. İşte burada stok maliyetlendirme yöntemleri devreye giriyor:

• FIFO (İlk Giren İlk Çıkar): En eski stokların önce satıldığı varsayılır. Eğer peynir satıyorsanız, üretimi en eski olan peyniri önce satarsınız. Bu durumda satılan malın maliyeti, en eski girişlerin maliyetidir.
• LIFO (Son Giren İlk Çıkar): En yeni stokların önce satıldığı varsayılır. Bu genellikle pratikte pek kullanılmaz çünkü fiziksel akışa uymaz. Ancak bazı vergi avantajları sağlayabilir.
• Ağırlıklı Ortalama Maliyet: Stokların toplam maliyetinin, toplam stok miktarına bölünmesiyle elde edilen ortalama maliyet. Her yeni stok girişiyle bu ortalama güncellenir. Örneğin, 100 TL'den 10 adet, 120 TL'den 20 adet ürün aldıysanız, ortalama maliyetiniz (10010 + 12020) / (10+20) = 113.33 TL olur.

Deneyimlerime göre, hangi yöntemi seçeceğiniz, sektörünüze, ürünlerinizin bozulma hızına ve vergi durumunuza göre değişir. Özellikle gıda sektöründe FIFO daha mantıklı ve yaygınken, bazı durumlarda ortalama maliyet de kullanılabilir.

1. Stok Farklarının Muhasebeleştirilmesi: Kayıp veya Fazlalık

Fiziki sayım sonucunda muhasebe kayıtlarınızla fiili stoklarınız arasında bir fark çıktığında, bu farkı muhasebe sistemine doğru bir şekilde işlemeniz gerekir. Bu, envanterin doğruluğunu sağlamak için kritik bir adımdır.

• Stok Noksanı (Kayıp): Sayımda çıkan stok miktarı, kayıtlarınızdaki miktardan azsa, bu bir stok noksanıdır. Örneğin, kayıtlarınızda 50 adet, sayımda 48 adet varsa, 2 adet stok noksanınız var demektir. Bu noksanlar, ilgili gider hesabına veya doğrudan maliyet hesaplarına kaydedilir. Eğer bu noksanlar bir fire oranı dahilinde ise, bu oranlar önceden belirlenmiş fire giderlerine atılabilir.
• Stok Fazlalığı: Sayımda çıkan stok miktarı, kayıtlarınızdaki miktardan fazlaysa, bu bir stok fazlalığıdır. Bu genellikle sayım hatalarından veya daha önce kaydedilmeyen girişlerden kaynaklanır ve gelir hesabına veya stok değer artışı olarak kaydedilir.

Pratik İpucu: Stok farklarının nedenlerini mutlaka araştırın. Eğer sürekli aynı ürünlerde veya aynı bölümlerde noksanlık çıkıyorsa, bu bir güvenlik zafiyeti, işçilik hatası veya süreç problemi olabilir. Bu tespitler, gelecekteki kayıpları önlemek için önemlidir.

1. Stok Değerleme ve Karşılıklar: Enflasyon ve Eskime

Stoklarınızın sadece miktarını değil, değerini de doğru belirlemelisiniz. Özellikle enflasyonist ortamlarda veya teknolojik ürünlerde stokların eskime riski söz konusu olduğunda bu daha da önem kazanır.

• Stok Değerleme: Yukarıda bahsettiğimiz maliyetlendirme yöntemleriyle stoklarınızın değerini belirlersiniz. Ancak, piyasa koşulları değiştiğinde veya ürünler eskidiğinde, stokların gerçek satış değeri (realize edilebilecek net değer) maliyetinden daha düşük olabilir.
• Değer Düşüklüğü Karşılığı: Eğer stoklarınızın realize edilebilecek net değeri, maliyetinden düşükse, bu farkı karşılık olarak ayırmanız gerekir. Örneğin, 100 TL'ye aldığınız bir ürünün artık piyasa değeri 80 TL'ye düştüyse, 20 TL'lik bir değer düşüklüğü karşılığı ayırmalısınız. Bu, finansal tablolarınızın gerçeği yansıtmasını sağlar.

Deneyimlerime göre, özellikle hızlı değişen teknoloji veya moda sektörlerinde, düzenli olarak stokların eskime durumunu gözden geçirmek ve gerekirse değer düşüklüğü karşılıklarını zamanında ayırmak, karlılığınızı daha doğru yansıtmanızı sağlar. Yoksa eskimiş stoklar, bilançolarınızda şişkin bir değer olarak görünüp, gerçekte satılamayan mallar haline gelebilir.