Mektup Yazma Kuralları Nelerdir?
Mektup Yazarken Bilmen Gerekenler
Mektup yazmak, dijital dünyanın hızında biraz unutulmaya yüz tutsa da, hâlâ sıcaklık, kişisel dokunuş ve ciddiyet katmanın en etkili yollarından biri. İster iş için bir başvuru mektubu olsun, isterse bir dosta göndereceğin samimi bir not, bazı temel kurallara dikkat etmek mektubunun amacına ulaşmasını sağlar.
- Yapı ve İçerik: Ne Yazmalı, Nasıl Yazmalı?
Bir mektubun olmazsa olmazları vardır. Bunlara dikkat etmek, okuyucuda ilk ve en önemli izlenimi bırakır.
- Hitap: Mektubun başında doğru hitap şeklini kullanmak çok önemli. Resmi bir mektupta "Sayın [Soyadı]", "İlgili Makama" gibi ifadeler tercih edilirken, daha samimi bir mektupta "Sevgili [Adı]", "Canım Dostum" gibi ifadeler kullanabilirsin. Eğer mektubu gönderdiğin kişinin adını bilmiyorsan, duruma göre "Değerli Okuyucu" veya "Bay/Bayan" gibi seçenekleri değerlendirebilirsin. Deneyimlerime göre, doğru hitap, mektubun tonunu belirler.
- Giriş: Neden yazdığını kısaca belirt. İş başvurusu yapıyorsan, hangi pozisyon için başvurduğunu ve ilanı nerede gördüğünü hemen söylemelisin. Bir tanıdığına yazıyorsan, hatır sormakla başlayabilirsin. Ancak gereksiz yere uzatmadan konuya girmen, okuyucunun zamanına saygı duyduğunu gösterir.
- Gelişme: Burası mektubunun can alıcı kısmı. Anlatmak istediğin her şeyi burada somut bilgilerle destekleyerek aktar. Eğer bir iş için mektup yazıyorsan, bu kısımda becerilerinden, deneyimlerinden ve neden o iş için uygun olduğundan bahsetmelisin. Örneğin, daha önceki bir projedeki başarı oranını %20 artırdığını belirtmek, sadece "iş bitiriciyim" demekten çok daha etkilidir.
- Sonuç: Mektubunu bir kapanış cümlesiyle bitir. İş mektuplarında genellikle bir sonraki adıma dair beklentini belirtirsin ("Görüşme fırsatı bulmak beni memnun edecektir.") veya teşekkür edersin. Samimi mektuplarda ise iyi dileklerle kapatırsın.
- İmza: En altta adını ve soyadını yazmalısın. Resmi mektuplarda el yazısı imza (eğer basılı gönderiyorsan) çok daha profesyonel bir görünüm katar.
- Dil ve Ton: Nasıl Bir Dil Kullanmalı?
Mektubunun içeriği kadar, kullandığın dil ve ton da mesajının etkisini belirler.
- Resmiyet: İş mektuplarında ve resmi durumlarda dilin resmi ve saygılı olmalı. Argo veya günlük konuşma dilinden kaçınmalısın. Cümle yapıların net ve anlaşılır olmalı. Deneyimlerime göre, bu tür mektuplarda gereksiz karmaşık cümleler yerine doğrudan ve net ifadeler kullanmak iletişimi kolaylaştırır.
- Samimiyet: Arkadaşlarına veya yakınlarına yazdığın mektuplarda ise samimi ve içten bir dil kullanabilirsin. Ancak bu samimiyetin kabalığa dönüşmemesine dikkat et. Kendi doğal dilini kullanmaktan çekinme.
- Kısa ve Öz Olmak: Okuyucunun dikkatini dağıtmamak için gereksiz tekrarlardan ve dolambaçlı ifadelerden kaçın. Mektubunun uzunluğu, anlattığın konuya göre değişir. Ancak genel bir kural olarak, bir sayfanın aşılmaması tercih edilir.
- Biçim ve Düzen: Mektup Nasıl Görünmeli?
Mektubun görsel düzeni de en az içeriği kadar önemlidir.
- Sayfa Düzeni: Üst kısımda sağ veya sol tarafta gönderenin adı ve adresi, hemen altında sol tarafta alıcının adı ve adresi bulunur. Tarih ise genellikle alıcının adresinin altında veya mektubun sağ üst köşesinde yer alır.
- Satır Aralığı: Paragraflar arasında bir satır boşluk bırakmak, mektubun okunmasını kolaylaştırır. Tek satır aralığıyla yazılan paragrafların arasına bir boş satır eklemek iyi bir pratiktir.
- Yazı Tipi: Okunabilirliği yüksek, standart yazı tipleri (Times New Roman, Arial, Calibri gibi) tercih etmelisin. Genellikle 10-12 punto arası uygun olacaktır.
- Paragraf Yapısı: Her yeni fikir veya konu için yeni bir paragraf kullanmak, mektubun daha düzenli görünmesini sağlar.
- Kontrol ve Düzeltme: Son Rötuşlar
Mektubunu göndermeden önce son bir kez okumak, olası hataları yakalamak için kritiktir.
- Yazım ve Dilbilgisi: Deneyimlerime göre, yazım ve dilbilgisi hataları, mektubunun ciddiyetini ve senin özenini sorgulatabilir. Bu nedenle, mektubunu göndermeden önce dikkatlice okuyarak tüm yazım, noktalama ve dilbilgisi hatalarını düzeltmelisin. Hatta bir başkasının okuması da faydalı olabilir.
- Netlik ve Anlaşılırlık: Mesajının net bir şekilde iletildiğinden emin ol. Anlatmak istediğin şeyin okuyucu tarafından doğru anlaşılacağından emin olmak için mektubunu tekrar gözden geçir.