🗞️ Manisa Haber

Envanter defterine ne yazılır?

13 Haziran 2025 Manisa Haber

Envanter Defterine Neler Yazılır?

Envanter defteri, bir işletmenin elindeki malların, hammaddelerin, mamul ve yarı mamul ürünlerin sayımını ve değerlemesini kaydettiği temel bir muhasebe belgesidir. Bu defter, sadece bir sayım listesi değil, aynı zamanda işletmenin stok durumunu net bir şekilde ortaya koyan, kararlarımızı şekillendiren bir yol haritasıdır.

Deneyimlerime göre, bir envanter defterine yazılması gerekenler şunlardır:

  1. Ürün Detayları: Kimlik Bilgileri

Her bir kalem için en temel bilgiler şunlardır:

  • Ürün Kodu: Benzersiz bir tanımlayıcı. Örneğin, bir tişört için "TS-M-BL-001" gibi. Bu, aynı ürünün farklı renk ve bedenlerini ayırt etmeyi kolaylaştırır.
  • Ürün Adı: Açık ve anlaşılır bir şekilde. "Mavi Pamuklu Tişört - Medium" gibi.
  • Birim: Ürünün hangi birimle sayıldığı. Adet, kilogram, metre, litre gibi.
  • Stok Kodu/Barkod: Eğer varsa, sisteminizle entegrasyon için kritik.

  1. Miktar ve Değer: Stok Durumu

Bu kısım, envanterin kalbidir:

  • Fiili Sayım Miktarı: Depoda gerçekten bulunan adet, kilo vb.
  • Birim Maliyet: Her bir ürünün işletmeye maliyeti. Bu, tedarikçi faturası, nakliye giderleri gibi tüm doğrudan maliyetleri içermelidir. Örneğin, bir ürünün size maliyeti 50 TL ise, bunu net bir şekilde yazmalısınız.
  • Toplam Değer: Fiili sayım miktarı ile birim maliyetin çarpımı. 100 adet tişörtünüz varsa ve tanesi 50 TL'ye mal olduysa, toplam değeri 5.000 TL'dir.
  • Depo/Lokasyon: Ürünün depoda hangi bölümde yer aldığı bilgisi, sayım ve takibi hızlandırır.

  1. Sayım ve Değerleme Tarihi: Zaman Damgası

Envanterin güncelliği çok önemlidir:

  • Sayım Tarihi: Sayımın yapıldığı gün. Örneğin, "15.03.2024".
  • Değerleme Tarihi: Stokların hangi tarihteki fiyatlarla değerlendiği. Genellikle sayım tarihi ile aynıdır.
  • Sorumlu Kişi/Ekip: Sayımı kimin yaptığı bilgisi, olası hatalarda sorumluluğun belirlenmesini sağlar.

  1. Stok Hareketleri ve Durum: Dinamik Bilgiler

Envanter defteri statik bir liste olmamalıdır:

  • Giriş Tarihi: Ürünün ilk olarak stoğa girdiği tarih.
  • Çıkış Tarihi: Ürünün stoktan çıktığı tarih (satış, fire vb.).
  • Fire/Zayiat Miktarı ve Nedeni: Ürünlerin hasar görmesi, bozulması gibi nedenlerle stoktan düşülen miktarları ve bu durumun nedenini belirtmek önemlidir. Örneğin, "10 adet kırık, taşıma kaynaklı".
  • Stok Durumu: Mevcut (aktif), bekleyen, iade, iade bekleyen gibi durumları belirtebilirsiniz.

Pratik Öneri: Sayım yaparken, özellikle büyük işletmelerde, barkod okuyucular ve stok yönetim yazılımları kullanmak hata oranını ciddi şekilde düşürür. Örneğin, bir depoda 10.000 kalem ürün varsa, elle sayım ve giriş yapmak yerine, bir okuyucu ile saniyeler içinde milyonlarca veriyi sisteme aktarabilirsiniz. Bu aynı zamanda maliyet hesaplamalarını da otomatikleştirir.

Deneyimlerime göre, envanter defterini düzenli ve doğru tutmak, gereksiz stok maliyetlerini önler, satış fırsatlarını kaçırmanızı engeller ve finansal raporlarınızın doğruluğunu garanti eder. Stokta olmayan bir ürünü varmış gibi görüp satış yapmaya çalışmak veya tam tersi, stokta fazladan ürün olup bunu fark etmemek, işletmenizin karlılığını doğrudan etkiler.