Norm kadro hesaplaması nasıl yapılır?
Norm Kadro Hesaplaması: İşin Sırları ve Pratik İpuçları
Norm kadro, bir iş yerinin mevcut iş yükünü, faaliyet alanlarını ve yasal düzenlemeleri göz önünde bulundurarak hangi departmanda, hangi birimde ne kadar sayıda ve nitelikte personele ihtiyacı olduğunu belirleyen bir planlama sistemidir. Bu, sadece rakamları toplamak değil, aynı zamanda işin verimliliğini artırmanın, maliyetleri optimize etmenin ve en önemlisi çalışanların doğru işlere doğru sayıda atanmasını sağlamanın temelidir. Deneyimlerime göre, norm kadro hesaplamasını doğru yapmak, çoğu zaman göz ardı edilen ama iş süreçlerinin bel kemiğini oluşturan bir konudur.
- Yasal Mevzuata Hakimiyet: Temel Altın Kural
Norm kadro hesaplamasının ilk ve en önemli adımı, ilgili yasal düzenlemeleri eksiksiz anlamaktır. Her sektörün ve her kamu kurumunun kendi özelinde farklı mevzuatları vardır. Örneğin, Milli Eğitim Bakanlığı'na bağlı okulların norm kadro hesaplaması ile bir hastanenin norm kadro hesaplaması birbirinden çok farklıdır.
* Örnek: Bir okulda öğretmen norm kadrosu belirlenirken, öğrenci sayısı, ders yükü, şube sayısı gibi faktörler dikkate alınır. Bir devlet hastanesinde ise yatak sayısı, poliklinik sayısı, ameliyathane sayısı, hasta yoğunluğu ve sunulan hizmet türleri belirleyici olur.
* Pratik İpucu: İlgili bakanlığın veya kurumun en güncel mevzuatını temin edin ve bu mevzuattaki her bir maddeyi dikkatle inceleyin. Hukuk birimi veya konuya hakim birimlerden destek almak, hata yapma olasılığını minimize eder.
- İş Yükü Analizi: Gerçek Verilerle Konuşmak
Mevzuatı anladınız, harika! Şimdi sıra geldi işin mutfağına, yani mevcut iş yükünüze. Burada en büyük hata, "bize bu kadar insan yeter" gibi sübjektif yaklaşımlar sergilemektir. Somut veriler konuşmalı.
* Nasıl Yapılır?
* İş Akış Analizi: Her birimin veya departmanın günlük, haftalık, aylık ne kadar iş ürettiğini belirleyin. Örneğin, bir muhasebe departmanında fatura kesme, ödeme yapma, raporlama gibi işlemlerin her birinin ne kadar zaman aldığını ölçün.
* Proje Bazlı Değerlendirme: Eğer projeler yürütülüyorsa, bu projelerin tamamlanması için gereken insan gücünü ve zamanı belirleyin.
* Verimlilik Ölçütleri: Mevcut personelin verimliliğini ölçün. Birim zamanda ne kadar iş üretebiliyorlar? Bu veriler, eksik veya fazla personel olup olmadığını anlamak için kritik.
* Örnek Rakamlar: Diyelim ki bir kamu kurumunda haftada ortalama 500 başvuru işleniyor. Her bir başvunun işlenmesi ortalama 15 dakika sürüyorsa, bu işlem için haftalık toplam 7500 dakika, yani yaklaşık 125 saat iş gücü gereklidir. Bunu daha önce belirlediğiniz çalışan başına düşen çalışma süresiyle karşılaştırarak personel ihtiyacını daha net görebilirsiniz.
* Pratik İpucu: İş yükü analizini yaparken, mevcut personelden görüş alın. Onlar işin içindeler ve en doğru gözlemleri yapabilirler. Ancak bu görüşleri mutlaka verilerle destekleyin.
- Fonksiyonel ve Bünyesel Analiz: Neye Neden İhtiyaç Var?
Norm kadro belirlerken, sadece "sayı" değil, "fonksiyon" ve "nitelik" de önemlidir. Yani, sadece kaç kişi çalışacak değil, bu kişilerin hangi işleri yapacağı ve bu işleri yapabilmek için hangi yetkinliklere sahip olması gerektiği de belirlenmelidir.
* Fonksiyonel İhtiyaçlar: Bir departmanın temel görevleri nelerdir? Bu görevleri yerine getirmek için hangi pozisyonlar gereklidir? (Örn: Bir IT departmanında sistem yöneticisi, yazılımcı, ağ uzmanı gibi.)
* Bünyesel Kısıtlamalar: Kurumun büyüklüğü, bütçesi, fiziksel imkanları da norm kadroyu doğrudan etkiler. Yasal olarak bir pozisyon gerekse bile, bütçe kısıtlamaları nedeniyle bu pozisyonun hemen açılamaması söz konusu olabilir.
* Nitelik Gereksinimleri: Belirlenen pozisyonlar için aranan eğitim düzeyi, tecrübe, sertifikalar gibi nitelikler de norm kadro planlamasında dikkate alınmalıdır.
* Pratik İpucu: Her bir pozisyon için görev tanımları (job description) hazırlayın. Bu tanımlar, hem işe alım süreçlerini kolaylaştırır hem de mevcut personelin görev tanımlarının net olmasını sağlar.
- Geleceğe Yönelik Planlama ve Esneklik: Yarını Düşünmek
Norm kadro, statik bir yapı olmamalıdır. Kurumun büyümesi, yeni projeler, teknolojik gelişmeler veya değişen yasal düzenlemeler gibi faktörler zamanla personel ihtiyacını değiştirebilir. Bu nedenle, norm kadroyu geleceğe dönük bir vizyonla hazırlamak önemlidir.
* Öngörücü Analiz: Kurumun önümüzdeki 3-5 yıl içinde ulaşmayı hedeflediği noktayı düşünün. Bu hedeflere ulaşmak için ne kadar daha fazla personele ihtiyaç duyulabilir? Hangi yeni uzmanlık alanlarının gerekliliği doğabilir?
* Esneklik Mekanizmaları: Tam zamanlı kadroların yanı sıra, proje bazlı veya belirli süreli sözleşmeli personel gibi esnek çalışma modellerini de göz önünde bulundurun. Bu, hem maliyetleri kontrol altında tutmaya yardımcı olur hem de ihtiyaç anında hızlıca personel teminini sağlar.
* Pratik İpucu: Norm kadroyu belirli periyotlarla (örneğin yılda bir veya iki yılda bir) gözden geçirin ve güncelleyin. Bu, kurumun dinamiklerine uyum sağlamasını ve verimliliğini sürekli kılmasını sağlar. Yapılan güncellemelerin gerekçelerini de dokümante etmeyi unutmayın.
Norm kadro hesaplaması, bir kez yapılıp bitirilecek bir iş değildir. Sürekli bir değerlendirme, analiz ve uyum sürecidir. Bu süreci doğru yönettiğinizde, hem kurumunuzun verimliliğini artırır hem de çalışanlarınızın doğru yerde, doğru görevlerde mutlu ve verimli olmalarını sağlarsınız.