Muhasebe kimler defter tutar?

Muhasebe Defterini Kimler Tutar?

Muhasebe defterini tutmak, iş hayatının olmazsa olmazı. Peki, tam olarak kimler bu sorumluluğu üstlenir? Gelin, bu konuya deneyimlerimden yola çıkarak açıklık getirelim.

Temel Olarak İşletme Sahipleri ve Yetkili Kişiler

En temel cevap şu: Ticari faaliyette bulunan herkesin ya da onların adına yetkilendirdiği kişilerin muhasebe defterlerini tutması gerekir. Bu, bir esnafın basit bir yevmiye defteri tutmasından, büyük bir şirketin karmaşık mali tablolarını hazırlamasına kadar geniş bir yelpazeyi kapsar. Türkiye'de bu durum, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve ilgili diğer mevzuatlarla belirlenir. Örneğin, bir şahıs şirketi sahibi, kendi işinin muhasebesinden doğrudan sorumludur. Gelir-gider takibi, fatura düzenleme, beyanname hazırlama gibi temel işleri kendisi yapabilir veya bir mali müşavirden destek alabilir.

Daha büyük yapılar, yani limited şirketler (Ltd. Şti.) veya anonim şirketler (A.Ş.) söz konusu olduğunda ise durum biraz daha farklılaşır. Bu şirketlerde genellikle ayrı bir muhasebe departmanı bulunur ve bu departmanın başında bir muhasebe müdürü veya muhasebe şefi yer alır. Bu kişiler, şirketin finansal kayıtlarının doğruluğunu ve mevzuata uygunluğunu sağlarlar. Şirket ortakları veya yönetim kurulu üyeleri doğrudan defter tutmakla yükümlü olmasa da, muhasebe süreçlerinin doğru işlediğinden emin olmakla sorumludurlar.

Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler

Türkiye'deki mevzuata göre, belirli bir ciro veya işlem hacminin üzerindeki işletmelerin mali müşavir (SMMM - Serbest Muhasebeci Mali Müşavir) veya yeminli mali müşavir (YMM) ile çalışmalarını zorunlu kılan düzenlemeler mevcuttur. Bu, özellikle KDV, stopaj gibi vergilerin doğru beyan edilmesi ve yıllık kurumlar vergisi beyannamesinin hazırlanması gibi konularda hayati önem taşır. Mali müşavirler, işletmelerin yevmiye, defter-i kebir, envanter gibi temel defterlerini tutmanın yanı sıra, tüm mali işlemlerini kayıt altına alır, analiz eder ve ilgili mercilere (vergi dairesi gibi) beyan ederler. Bir mali müşavirin bir işletme için tuttuğu defterler, o işletmenin yasal olarak geçerli mali kayıtlarıdır.

Örneğin, bir serbest meslek sahibi, yıllık brüt hasılatı 2023 yılı için 110.000 TL'yi aştığında mali müşavir ile çalışmak zorundadır. Bu sınır, her yıl yeniden değerleme oranına göre güncellenir. Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler için bu sınırlar farklılık gösterir. Ayrıca, limited ve anonim şirketlerin büyük çoğunluğu, mevzuat gereği zorunlu olarak mali müşavir hizmeti alır. Yeminli mali müşavirler ise daha çok şirketlerin finansal tablolarını denetlemek ve tasdik etmekle yükümlüdürler, ancak bu süreçte de defter kayıtlarının doğruluğu büyük önem taşır.

Sürecin Temel Adımları ve Öneriler

Muhasebe defteri tutma süreci, aslında işin finansal sağlığını korumak için atılan adımlar bütünüdür. Deneyimlerime göre, bu süreci hem yasal gereklilikleri yerine getirmek hem de işinizi daha iyi yönetmek için şu şekilde özetleyebiliriz:

• Belge Toplama ve Saklama: Tüm gelir ve gider belgelerinizi (faturalar, makbuzlar, fişler vb.) düzenli olarak biriktirin. Bunları dijital olarak veya fiziksel olarak sınıflandırarak saklayın. Bir ay içinde aldığınız veya kestiğiniz 100 adet faturayı düşünün; bunları karıştırmadan saklamak bile başlı başına bir organizasyon gerektirir.
• Kayıt Altına Alma: Topladığınız belgeleri yevmiye defterine veya dijital kayıt sisteminize işleyin. Bu, her bir işlemin tarihini, ilgili tarafları, açıklamasını ve tutarını içermelidir. Örneğin, bir mal alım faturasını kaydederken, hem gider kalemi olarak hem de KDV'sini ayrıca kaydetmeniz gerekir.
• Defter-i Kebir (Büyük Defter): Yevmiye defterine kaydedilen bilgilerin hesap bazında detaylandırıldığı defterdir. Bu, bir dönem sonunda hangi hesabın ne kadar hareket gördüğünü anlamanızı sağlar. Örneğin, "Kasa" hesabının ay sonunda ne kadar artıp azaldığını görmek için defter-i kebire bakarsınız.
• Hesap Planı Oluşturma: İşletmenizin türüne ve faaliyet alanına uygun bir hesap planı oluşturmak, kayıt tutmayı kolaylaştırır. Bu, gelirlerinizi, giderlerinizi, varlıklarınızı ve borçlarınızı sınıflandırmanıza yardımcı olur. Basit bir bakkal için hesap planı ile bir yazılım firmasının hesap planı elbette farklı olacaktır.
• Mali Müşavirle Çalışmak: Eğer bu süreçler size karmaşık geliyorsa veya yasal bir zorunluluksa, mutlaka bir mali müşavir ile anlaşın. Mali müşaviriniz, sizin adınıza bu kayıtları tutacak, beyannameleri hazırlayacak ve vergi mevzuatı hakkındaki güncel bilgileri sizinle paylaşacaktır. Bu, hem zaman kazandırır hem de olası hatalardan korunmanızı sağlar. Bir mali müşavir, genellikle aylık sabit bir ücret veya işlem hacmine göre belirlenen bir ücret karşılığında hizmet verir.

Unutmayın, doğru ve düzenli tutulan muhasebe kayıtları, sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda işletmenizin finansal sağlığını görmek ve doğru kararlar almak için en önemli araçtır.