Arşiv ne demek TDK?

Arşiv Nedir? TDK Ne Diyor?

Arşiv kelimesinin kökenine inince işler daha bir netleşiyor aslında. Latince'deki "archivum" kelimesinden geliyor ve bu da Yunanca "arkheion"dan türemiş. Anlamı ise devletin veya kamu kurumlarının yönetimiyle ilgili belgelerin saklandığı yer. Yani aslında geçmişin somut kanıtları, bilgileri, kararları bir arada tutuluyor.

TDK, yani Türk Dil Kurumu da bu anlamı temel alıyor. Arşiv için en net tanımı şöyle yapıyor: "Belirli bir zaman diliminde veya belirli bir amaçla bir araya getirilmiş, saklanması gereken yazılı, basılı, resimli, sesli, görüntülü her türlü bilgi ve belge topluluğu." Bu tanım, günümüzdeki dijital arşivleri de kapsayacak kadar geniş.

Deneyimlerime göre arşiv denince akla hemen tozlu raflar gelmesin. Günümüzde arşivler tamamen dijital ortamlarda da varlığını sürdürüyor. Hatta şirketlerin, kurumların ve hatta kişisel dijital hayatımızın bile bir arşivi olması gerekiyor. Bir şirketin geçmişteki satış raporları, üretim verileri, personel kayıtları bir arşivi oluşturur. Bir devletin ise vatandaşlık bilgileri, yasaları, kararları birer arşivdir.

Arşiv Türleri ve İçerikleri

Arşivler, sakladıkları belgelere ve bulundukları kurumlara göre çeşitlenir. En bilinenlerinden bazıları şunlar:

• Devlet Arşivleri: Ülkelerin geçmişini, yönetimsel kararlarını, uluslararası ilişkilerini barındırır. Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı gibi kurumlar bu alanda önemli işler yapar. 1923'ten beri olan tüm resmi kararlar, belgeler burada bulunur.
• Kurumsal Arşivler: Şirketlerin ticari faaliyetlerine, üretim süreçlerine, personel bilgilerine ait belgelerdir. Örneğin bir otomotiv firmasının geçmiş 50 yıllık üretim şemaları, satış verileri, tasarım projeleri bir kurumsal arşivdir. Bu veriler, gelecekteki stratejiler için çok değerlidir.
• Kişisel Arşivler: Senin kişisel hayatına dair belgeler, fotoğraflar, günlükler, dijital dosyalar da birer kişisel arşivdir. Dijital fotoğraf albümleri, e-postalar, sosyal medya geçmişi gibi şeyler kişisel arşivin bir parçasıdır.
• Özel Arşivler: Kütüphanelerdeki nadir eserler, müzelerdeki tarihi objeler, üniversitelerdeki bilimsel yayınlar da özel arşivlere girer. Örneğin bir üniversitenin geçmiş yıllardaki mezuniyet törenlerine ait videolar da bir arşivdir.

İçerikler ise çok çeşitli olabilir: Fermanlar, tapu kayıtları, mektuplar, fotoğraflar, ses kayıtları, filmler, bilgisayar dosyaları, e-postalar, dijital veri tabanları... Aklına gelebilecek her türlü bilgi belgelenip arşivlenebilir.

Arşivleme Neden Önemli ve Nasıl Yapılmalı?

Arşivleme, sadece eski kağıtları saklamakla ilgili bir durum değil. Deneyimlerime göre arşivleme, geleceğe ışık tutan bir faaliyettir. Neden mi?

• Tarihsel Belleği Korur: Geçmişte neler yaşandığını, hangi kararların alındığını anlamamızı sağlar. Bu, ders çıkarmak ve tekrar aynı hataları yapmamak için çok kritik.
• Bilgiye Erişimi Kolaylaştırır: İhtiyaç duyduğunda belirli bir bilgiye hızlıca ulaşabilmek, işleri çok hızlandırır. Mesela bir şirketin eski bir sözleşmesini bulamamak, büyük bir mali kayba yol açabilir.
• Yasal ve Mali Yükümlülükleri Yerine Getirir: Birçok kurum ve kişinin belirli belgeleri belirli süreler boyunca saklama zorunluluğu vardır. SGK kayıtları, vergi beyannameleri gibi.
• Araştırma ve Geliştirmeyi Destekler: Bilimsel araştırmalardan sanatsal çalışmalara kadar birçok alanda geçmiş veriler, yeni fikirlerin doğmasına zemin hazırlar.

Peki, nasıl arşivlemeli?

• Sistemli Ol: Belgelerini kategorilere ayır. Tarih, konu, tür gibi kriterlere göre düzenle. Dijital arşivlerde ise klasörleme sistemi çok önemli. Örneğin "Faturalar/2023/Kasım" gibi.
• Güvenli Sakla: Hem fiziksel hem de dijital belgelerin güvenliğini sağla. Yangın, su baskını, veri kaybı gibi risklere karşı önlem al. Yedekleme (backup) yapmak dijital arşivler için olmazsa olmaz.
• Erişilebilir Yap: Arşivlediğin bilgilere gerektiğinde kolayca ulaşabildiğinden emin ol. Dijital arşivlerde arama fonksiyonları bu yüzden çok kullanışlı.
• Güncel Tut: Yeni bilgileri düzenli olarak arşivine ekle. Eski ve gereksiz olanları ise imha etme politikaları çerçevesinde ayıkla.

Kendi dijital arşivini oluşturmaya başla. Telefonundaki fotoğrafları düzenlemek, bilgisayarındaki indirmeler klasörünü temizlemek bile bir başlangıçtır. Böylece hem düzenli olur hem de nostalji yaparken kaybolmazsın.