E-arşiv fatura yanlış kesilirse ne olur?

E-Arşiv Fatura Yanlış Kesilirse Ne Olur?

E-arşiv faturasını yanlış kesmek, hele ki ticari hayatın içindeyseniz başa gelebilecek bir durum. Tecrübelerime göre panik yapmak yerine durumu doğru yönetmek en akıllıcası. Gelin bakalım, böyle bir durumda seni neler bekliyor ve ne yapman gerekiyor.

Öncelikle, yanlış kesilen e-arşiv faturasının türüne göre izlenecek yollar farklılık gösterir. Temel olarak iki ana senaryo var: Faturayı henüz göndermediysen ve faturayı gönderdikten sonra fark ettiysen.

Faturayı Göndermeden Fark Edersen

Eğer hatayı faturayı karşı tarafa iletmeden, yani mali mühürle onaylayıp sisteme yükledikten sonra ama alıcıya ulaşmadan fark ettiysen, işin nispeten kolay. Bu durumda yapman gereken, mevcut hatasıyla mükerrer (yani aynı numarada) bir e-arşiv faturası kesmek. Bu yeni fatura, ilk kestiğin hatasıyla olan faturayı iptal eder. Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın (HMB) sistemleri bu şekilde çalışır. Yani, yeni kestiğin fatura, aslında önceki hatanı düzelten doğru hali olarak kayıtlara geçer.

Faturayı Gönderdikten Sonra Fark Edersen

Bu durum biraz daha hassas. Faturayı alıcıya ilettiysen ve sonrasında bir hata tespit ettiysen, yani faturanın mali geçerliliği başladıysa, işler değişir. Bu noktada kestiğin fatura artık iptal edilemez. Bunun yerine, doğru bilgileri içeren yeni bir e-arşiv faturası keserek hatayı düzeltmen gerekir. Peki, bu düzeltmeyi nasıl yapacaksın?

Burada izlemen gereken yol, hatanın niteliğine göre değişir:

• Yanlış Miktar veya Tutar Varsa: Eğer faturada yanlış miktar, birim fiyat veya toplam tutar gibi kalemler varsa, öncelikle müşteriye bu hatayı bildirerek durumu açıklaman önemli. Ardından, iade faturası keserek önceki yanlış fatura tutarını geri alman gerekir. Sonrasında ise doğru tutarları içeren yeni bir e-arşiv faturası kesebilirsin. Yani, önce iade, sonra yeni fatura.
• Yanlış Mal/Hizmet Tanımı Varsa: Eğer faturada yer alan mal veya hizmet tanımı hatalıysa, bu durumda da yine benzer bir süreç işler. Önce yanlış tanımlanan ürün için bir iade faturası kesilir. Ardından, doğru mal veya hizmet tanımını içeren yeni bir e-arşiv faturası düzenlenir.
• Yanlış KDV Oranı Varsa: KDV oranındaki bir hata da yine iade ve yeni fatura süreciyle düzeltilir. Yanlış oranda kesilen fatura için iade faturası kesilir ve sonrasında doğru KDV oranıyla yeni bir fatura düzenlenir.
• Diğer Yanlışlıklar (Adres, TC Kimlik Numarası vb.): Eğer hatanın boyutu, faturanın maliyetini veya içeriğini etkilemeyen, örneğin müşteri adresinin veya TC kimlik numarasının yanlış yazılması gibi durumlar söz konusuysa, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği genel prensip, bu tür basit bilgi hataları için öncelikle alıcıyla iletişime geçip durumu izah etmektir. Gerekirse yeni ve doğru bilgilerle bir fatura daha kesilebilir ancak bu durumda mükerrer fatura durumunu ve muhasebe kayıtlarını iyi yönetmek önemlidir. Bazı durumlarda, müşterinin talebi ve onayı ile bu tür hatalar için e-fatura iptal veya iade süreçleri yerine, sadece bilgi düzeltmesi yapıldığına dair bir yazılı bilgilendirme de yeterli olabilir, ancak bu konuyu bağlı olduğun muhasebecinle netleştirmeni öneririm.

Ceza ve Yaptırımlar Nelerdir?

Yanlış fatura kesmenin veya hatalı faturayı düzeltme süreçlerini doğru yürütmemenin Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamında karşılığı var. Tecrübelerime göre en sık karşılaşılan durum, özel usulsüzlük cezasıdır. Bu cezanın tutarı her yıl Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile güncellenir. Örneğin, 2023 yılı için bu ceza miktarı 1.100 TL olarak belirlenmişti. Eğer faturayı hiç kesmezsen veya süresinde düzeltmezsen, bu ceza ile karşılaşma olasılığın yüksek. Ayrıca, eksik vergi ödenmişse, bu eksik vergiye de gecikme faizi uygulanabilir.

Önemli bir not: Mükerrer fatura keserek önceki hatayı iptal etme durumu, sadece fatura karşı tarafa gönderilmeden önce geçerlidir. Gönderildikten sonra ise yukarıda bahsettiğim gibi iade ve yeni fatura yöntemini kullanman gerekir.

Pratik Öneriler

• Fatura Kesmeden Önce Kontrol Edin: Her zaman fatura bilgilerini birkaç kez kontrol et. Müşterinin adı, adresi, TC kimlik numarası/vergi kimlik numarası, mal/hizmet tanımı, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı gibi kritik bilgileri iki kere gözden geçirmek, olası hataları en baştan önler.
• Yazılımınıza Güvenin Ama Kontrol Edin: Kullandığın muhasebe veya e-fatura yazılımının otomatik veri girişlerinde hata payı olabileceğini unutma. Otomatik doldurulan alanları da manuel olarak kontrol etmek faydalıdır.
• Müşterilerinizle İletişimde Kalın: Özellikle büyük tutarlı faturalarda veya ilk kez çalıştığın müşterilerle ilgili, fatura kesmeden önce mal/hizmet detaylarını teyit etmek, işinizi kolaylaştırır.
• Muhasebecinizle Yakın Çalışın: E-fatura süreçleri ve olası hataların düzeltilmesi konusunda en doğru bilgiyi ve yönlendirmeyi muhasebeciniz verecektir. Herhangi bir şüpheniz olduğunda mutlaka ona danışın.
• Belgelerinizi Saklayın: Kestiğin tüm faturaları ve bunlara ilişkin iade veya düzeltme faturalarını dijital olarak düzenli bir şekilde saklamak, ileride olası denetimlerde veya anlaşmazlıklarda sana büyük kolaylık sağlar.

Özetle, e-arşiv faturasında hata yapmak nadir görülen bir durum değil. Önemli olan bu hataları zamanında ve doğru yöntemlerle düzeltebilmek. Unutma, her hata aynı zamanda öğrenme fırsatıdır.