Olağanüstü genel kurul nasıl?

Olağanüstü Genel Kurul: Neden ve Nasıl?

Bir kooperatif, dernek veya apartman yönetiminde aktif bir paydaş olarak, olağanüstü genel kurul toplantılarıyla karşılaşmışsındır. Peki, nedir bu olağanüstü genel kurul ve neden yapılır? Deneyimlerime göre, bu tür toplantılar genellikle acil kararlar alınması gerektiğinde veya normal takvimde belirlenmiş olan olağan genel kurulların gündemini beklemeyecek kadar önemli konular ortaya çıktığında devreye girer. Örneğin, büyük bir tadilat projesinin onaylanması, önemli bir borçlanma yapılması, yönetim kurulu üyelerinden birinin ayrılması ve yerine yenisinin seçilmesi gibi durumlar olağanüstü genel kurul gerektirebilir.

Toplantının çağrısı ve usulü de oldukça belirleyicidir. Genellikle ortakların belirli bir oranının (örneğin kooperatiflerde %20 veya daha fazlası) talep etmesiyle veya yönetim kurulunun kendiliğinden böyle bir karar almasıyla çağrılır. Çağrı metninde toplantının amacı ve gündemi açıkça belirtilmelidir. Bu, hem katılımcıların hazırlıklı gelmesini sağlar hem de toplantının amacından sapmasını engeller. Örneğin, apartman yönetimlerinde aidat artışı gibi bir konu için olağanüstü genel kurul çağrıldığında, sadece bu konunun görüşülmesi esastır; beklenmedik bir şekilde yeni bir ortak karar alınması hukuki sorunlara yol açabilir.

Katılım ve Oy Kullanma Hakkı konusuna gelirsek; olağan genel kurullarda olduğu gibi, olağanüstü genel kurullarda da paydaşların (ortakların, üyelerin) önemli bir kısmı katılım sağlar. Katılım oranları, alınan kararların geçerliliği açısından kritik öneme sahiptir. Örneğin, bir apartman yönetim planına göre, bazı önemli kararların alınması için temsil edilen oyların 2/3'ünün (veya daha fazlasının) onayı gerekir. Bu oranlar ilgili mevzuatta ve kurumun kendi ana sözleşmesinde veya yönetmeliğinde açıkça belirtilir. Oy kullanma hakkı genellikle sahip olunan pay veya mülkiyet oranına göre belirlenir. Bir kişi birden fazla bağımsız bölümün sahibiyse, birden fazla oy hakkı olabilir. Bu durumları bilmek, kendi hakkını kullanmak ve diğerlerinin haklarına saygı duymak açısından önemlidir.

Alınacak Kararların Niteliği ve Bağlayıcılığı ise olağanüstü genel kurulların en önemli yönlerinden biridir. Burada alınan kararlar, olağan genel kurullarda alınan kararlar kadar bağlayıcıdır. Bu nedenle, toplantı gündemi dışına çıkmadan, iyi hazırlanmış ve tartışılmış konular üzerinden karar almak gereklidir. Örneğin, kooperatiflerin ortak giderlerini karşılamak için yeni bir kredi çekilmesi kararı, tüm ortaklar için geçerli ve yasal olarak bağlayıcı olacaktır. Deneyimlerime göre, kararların alınma şekli ve sonrasında bu kararların nasıl uygulanacağı, kurumun geleceği açısından doğrudan etkilidir. Bu nedenle, her bir paydaşın toplantıya katılımı ve bilinçli bir şekilde oy kullanması büyük önem taşır.

Pratik Öneriler:

• Toplantı davetiyesini alır almaz, gündemi dikkatle incele.
• Özellikle önemli kararlar alınacaksa, konuyla ilgili mevzuatı veya ana sözleşmeyi gözden geçir.
• Anlamadığın veya emin olmadığın noktaları sormak için hazırlıklı ol.
• Eğer katılamayacaksan, vekalet verme konusunda doğru kişiyi seçtiğinden emin ol. Vekaletname örneğini ve gerekliliklerini önceden öğren.
• Toplantı sırasında söylenenleri dikkatle dinle, notlar al ve kendi görüşlerini (yapıcı bir şekilde) dile getirmekten çekinme.
• Alınan kararların tutanağa doğru bir şekilde geçtiğinden emin ol.