Işyeri bildirgesi nasil yapilir?

İşyeri Bildirgesi Nasıl Yapılır? Detaylı Rehber

İşyeri bildirgesi dediğin şey, aslında yeni bir çalışan işe aldığında SGK'ya (Sosyal Güvenlik Kurumu) bildirim yapmak demek. Bu, hem çalışanın haklarını güvence altına almak hem de yasal yükümlülüklerini yerine getirmek için şart. Eğer "Ben bunu hiç yapmadım, nasıl yapılır ki?" diye düşünüyorsan, hiç endişelenme. Deneyimlerime göre, doğru adımları takip edersen gayet basit bir süreç.

1. İşe Alım Süreci ve Gerekli Belgeler

Birini işe almadan önce, elinde olması gereken bazı belgeler var. Bunlar işe alacağın kişinin kimlik bilgilerinden başlayıp, işe giriş belgesine kadar uzanıyor. İşte olmazsa olmazlar:

• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi: Tabii ki TC Kimlik Numarası'nı teyit etmek için.
• İkametgah Belgesi (Yerleşim Yeri / Konut Teyidi): E-devlet üzerinden kolayca alınabiliyor.
• Adli Sicil Kaydı: Yine e-devlet'ten alınabiliyor. Bazı iş kolları için zorunlu değil ama çoğu zaman isteniyor.
• Öğrenim Durumunu Gösteren Belge: Diploma veya tasdikname fotokopisi.
• Vesikalık Fotoğraf: Genelde 2 adet istenir, SGK kartında kullanılacak olan da bu.
• İş Sözleşmesi: En önemlisi bu. Çalışanın unvanı, ücreti, çalışma saatleri, iş tanımı gibi bilgileri net bir şekilde içermeli. Bu sözleşmenin bir nüshası çalışana verilmeli.
• SGK İşe Giriş Bildirgesi: İşte asıl konumuz bu.

Bu belgelerin tam olması, bildirgeyi eksiksiz ve doğru doldurmanın ilk adımı.

1. SGK İşe Giriş Bildirgesi Nasıl Doldurulur? (Online İşlemler)

Artık çoğu işlem online yapılıyor ve işyeri bildirgesi de bunlardan biri. SGK'nın e-SGK sistemi üzerinden bu işlemi yapıyorsun. Sisteme giriş için "İşveren" veya "Yetkilendirilmiş Kişi" kullanıcı adı ve şifren olmalı. Eğer ilk defa yapıyorsan, sgk.gov.tr adresinden gerekli bilgileri edinerek kullanıcı kodu ve şifre alabilirsin.

Sisteme giriş yaptıktan sonra izlemen gereken adımlar genellikle şöyle:

• İşveren İşlemleri Sekmesi: Buradan "İşe Giriş Bildirgesi" seçeneğini bulacaksın.
• Sigortalı Bilgileri: TC Kimlik Numarası'nı girerek sigortalının temel bilgilerini sorgulatabilirsin. Eğer sistemde kayıtlı değilse, manuel olarak girmen gereken alanlar olacaktır.
• İşe Giriş Tarihi: Çalışanın işe başladığı gün buraya girilir. Bu tarih çok önemli, çünkü bildirgeyi bu tarihten en geç bir gün öncesine kadar göndermen gerekiyor. Yani, bugün işe başlayan birini en geç yarın bildirmen lazım.
• Sigortalı (İşçi) İşten Ayrılış Bildirgesi Sekmesi: Şimdilik bu alanla ilgilenmiyorsun, bu çıkış yaparken doldurulacak.
• Belge Adı ve Türü: Genellikle standart SGK bildirimleri için uygun olanı seçersin.
• Kullanılan İş Kolu ve Meslek Kodu: İşe aldığın kişinin yapacağı işe uygun meslek kodunu seçmen gerekiyor. Bu, ileride o meslekle ilgili yapılacak iyileştirmeler veya istatistikler için önemli. SGK'nın kendi sitesinde meslek kodları listesi var, oradan kontrol edebilirsin.
• Ücret Bilgileri: Brüt ücreti, AGİ (Asgari Geçim İndirimi) tutarını vb. doğru girdiğinden emin olmalısın.
• Kayıt ve Gönder: Tüm bilgileri kontrol ettikten sonra bildirgeni kaydedip SGK sistemine gönderiyorsun.

Deneyimlerime göre, bazı durumlarda SGK sistemi yoğun olabiliyor. Bu yüzden son güne bırakmamakta fayda var.

1. Bildirgenin Gönderilmesi ve Sonrası

Bildirgeni online olarak gönderdikten sonra, sistem sana bir onay verecektir. Bu onayı alman, bildiriminin geçerli olduğu anlamına gelir. Genellikle elektronik olarak gönderildiği için ayrıca bir çıktı alıp SGK'ya teslim etme zorunluluğu olmuyor. Ancak, bu belgeyi işveren olarak senin saklaman gerekiyor.

Dikkat Etmen Gerekenler:

• Zamanlama: En geç işe giriş tarihinden bir gün önce bildirim yapmalısın. Örneğin, pazartesi işe başlayacaksa, pazar günü mesai saatleri içinde bildirimi yapmış olman gerekir. Hafta sonu çalışmaya başlıyorsa, bildirimi en geç Cuma günü yapman lazım. Bu süreyi kaçırırsan, idari para cezasıyla karşılaşabilirsin. Cezalar genelde kişi başı belirli bir tutar olarak belirlenir. (Örneğin, 2024 itibarıyla bu tutarlar değişebilir, güncel mevzuatı kontrol etmek en iyisidir.)
• Eksik veya Yanlış Bilgi: Bilgileri eksik veya yanlış girersen, SGK bildirimini kabul etmeyebilir veya daha sonra düzeltme yapman gerekebilir. Bu da ek zaman ve uğraş demektir.
• İşten Çıkış Bildirimi: Bir çalışan işten ayrıldığında da yine SGK'ya bildirim yapman gerekiyor. Bu da işe giriş bildirgesi kadar önemli ve belirli süreleri var.

Bu süreçleri bir kere hallettiğinde, ikinci de daha rahat yaparsın. Unutma, doğru ve zamanında yapılan bildirimler, senin de başının ağrımamasını sağlar.

1. Pratik İpuçları ve Öneriler

Bu işleri daha kolay hale getirecek bazı deneyimlerimi paylaşmak isterim:

• Bir Takvim Tut: Yeni bir personel işe aldığında, hemen bildirgeyi hazırlayacağın tarihi not al. Kendi hatırlatıcılarını kullanmak iyi olur.
• Yardım Almaktan Çekinme: Eğer hala emin değilsen veya ilk defa yapıyorsan, muhasebe departmanındaki yetkiliden veya güvendiğin bir mali müşavirden yardım alabilirsin. Onlar bu konuda deneyimliler.
• SGK Web Sitesini Kullan: SGK'nın kendi web sitesinde bilgilendirme dokümanları ve sıkça sorulan sorular bölümleri var.oralardan faydalanabilirsin.
• Personel Dosyalarını Düzenli Tut: İşe alacağın kişinin tüm belgelerini eksiksiz bir şekilde bir dosya içinde sakla. Bu hem senin için hem de olası SGK denetimleri için kolaylık sağlar.

Unutma, işyeri bildirgesi sadece bir prosedür değil, aynı zamanda çalışanın haklarını teslim etmenin bir yolu. Bu yüzden bu süreci ciddiye almak önemli.