Büro Yönetimi ve sekreterlik mezunları ne iş yapar?

Büro Yönetimi ve Sekreterlik Mezunları Ne İş Yapar?

Büro yönetimi ve sekreterlik mezunu olarak ne iş yapacağın konusu, aslında senin ilgi alanlarına ve kendini hangi yönde geliştirdiğine bağlı olarak oldukça geniş bir yelpazeye sahip. Boş laf etmeden, deneyimlerime dayanarak somut bilgiler paylaşacağım. Bu bölüm, ofislerin bel kemiği diyebileceğimiz bir alan ve burada yaptığın işler, şirketin genel işleyişini doğrudan etkiliyor.

1. Ofis Operasyonlarının Yönetimi ve Koordinasyonu

Bu bölüm, temel görevlerini oluşturuyor. Bir ofisin sorunsuz işlemesi için gereken her şey senin sorumluluğunda olabilir. Bu şunları içerir:

• Gelen-giden evrak takibi: Posta, kargo, e-postalar... Hangi belgenin nereye gideceğini, kimden geldiğini bilmek ve doğru şekilde arşivlemek. Günlük 50-100 arası evrakla uğraşmak standart bir durum.
• Telefon trafiği yönetimi: Gelen çağrıları doğru kişilere aktarmak, önemli mesajları almak ve iletmek. Bir günde 30-50 arası çağrıya cevap vermek oldukça yaygın.
• Toplantı organizasyonu: Toplantı odalarını ayarlamak, katılımcılara davetiye göndermek, gerekli materyalleri (sunum cihazları, not defterleri vb.) hazırlamak. Bu, bizzat organize ettiğim bir toplantıda 15-20 kişilik bir grup için yaptığım işle eşdeğerdi.
• Seyahat düzenlemeleri: Personelin uçak bileti, otel rezervasyonu, araç kiralama gibi seyahat ihtiyaçlarını planlamak ve yönetmek.
• Ofis malzemeleri tedariği ve takibi: Kalemden fotokopi kağıdına, temizlik malzemelerine kadar ofisin ihtiyaç duyduğu her şeyin stok durumunu kontrol etmek ve sipariş vermek. Bu konuda stok takibi ve aylık harcama raporları hazırlamak kritik.
• Dosyalama ve arşivleme: Fiziksel ve dijital belgeleri düzenli bir şekilde dosyalayıp, gerektiğinde kolayca ulaşılabilir hale getirmek. Yanlış yere konulan bir dosya, ciddi zaman kaybına yol açabilir.

Bu görevler, şirketin büyüklüğüne göre farklılık gösterir. Küçük bir firmada bunları tek başına yaparken, büyük bir şirkette belirli bir alandan sorumlu olabilirsin. Örneğin, sadece gelen evrak ve telefon trafiğinden sorumlu bir sekreter de olabilirsin.

1. İletişim ve İlişki Yönetimi

Sen, şirketin dış dünyayla olan ilk temas noktalarından birisin. Bu nedenle güçlü iletişim becerileri şart.

• Müşteri ilişkileri: Müşterilerden gelen soruları yanıtlamak, randevularını ayarlamak, şikayetlerini ilgili birimlere iletmek. Bir müşteri hizmetleri departmanında da bu rolü üstlenebilirsin.
• İç iletişim: Çalışanlar arasındaki bilgi akışını sağlamak, duyuruları yapmak, anketler düzenlemek.
• Resmi yazışmalar: Resmi mektuplar, dilekçeler, başvurular gibi belgeleri hazırlamak ve göndermek. Bir resmi yazı taslağını 15-20 dakika içinde hazırlayabilir hale gelmek, bu işin temelini oluşturuyor.
• Sosyal medya ve dijital iletişim: Bazı durumlarda şirketin sosyal medya hesaplarını yönetmek, içerik paylaşmak da görev tanımına girebilir.

Deneyimlerime göre, ne kadar kibar, sabırlı ve çözüm odaklı olursan, hem şirket içi hem de şirket dışı ilişkilerin o kadar iyi olur.

1. İdari Destek ve Proje Yardımı

Yönetici veya belirli departmanlara destek olmak da yaygın görevlerdendir.

• Yönetici asistanlığı: Yöneticinin takvimini yönetmek, seyahatlerini planlamak, sunumlar hazırlamak, yazışmalarını yapmak. Bu rol, genellikle daha fazla sorumluluk ve gizlilik gerektirir.
• Departman desteği: Pazarlama, insan kaynakları, muhasebe gibi departmanların günlük idari işlerine yardımcı olmak. Örneğin, insan kaynakları departmanında işe alım süreçlerinde adaylarla iletişime geçmek, belgeleri düzenlemek gibi.
• Proje koordinasyonu: Belirli projelerde proje yöneticisine destek olmak, toplantı notlarını almak, görev takibini yapmak. Küçük bir projede 5-10 kişilik bir ekibin koordinasyonuna destek olmak mümkün.
• Veri girişi ve raporlama: Gelen bilgileri sistemlere girmek, basit raporlar hazırlamak. Haftalık satış raporlarının hazırlanmasına yardımcı olmak bunun bir örneği.

Bu alanda kendini geliştirmek için MS Office programlarına (Word, Excel, PowerPoint) hakim olman şart. Excel'de basit formüller ve grafikler kullanabilmek bile seni öne çıkarır.

1. Kendini Geliştirme ve Kariyer Fırsatları

Bu bölüm, sana sadece bir iş kapısı değil, aynı zamanda kariyerinde ilerleme fırsatları da sunar.

• Uzmanlaşma: Belirli bir alanda (örneğin hukuk sekreterliği, medikal sekreterlik, yönetici asistanlığı) uzmanlaşarak kariyerini şekillendirebilirsin.
• Ek eğitimler: Diksiyon, etkili iletişim, beden dili, ileri Excel, yabancı dil gibi ek eğitimler sana her zaman avantaj sağlar. Bir yabancı dil bilmek, uluslararası firmalarda çalışma şansını ciddi oranda artırır.
• Kariyer ilerlemesi: Kıdemli sekreter, ofis yöneticisi, idari işler müdürü gibi pozisyonlara yükselebilirsin. Deneyimlerim gösteriyor ki, sorumluluk almaktan çekinmeyen ve kendini sürekli geliştirenler bu ilerlemeyi daha hızlı sağlıyor.

Unutma, bu meslek sabır, dikkat ve organizasyon yeteneği gerektirir. Eğer bu özelliklere sahipsen ve insanlarla iyi iletişim kurabiliyorsan, bu alanda başarılı olabilirsin. Kendini geliştirmeye açık olman, sana her zaman yeni kapılar açacaktır.