Mektup yazmanın kuralları nelerdir kısaca?
Mektup Yazmanın Püf Noktaları
Mektup yazmak, özellikle dijital çağda biraz eski moda gibi görünebilir ama aslında hala çok güçlü bir iletişim aracı. Etkili bir mektup, doğru kelimeleri ve doğru yapıyı kullanarak karşı tarafta istediğin etkiyi yaratmanı sağlar. Deneyimlerime göre, iyi yazılmış bir mektubun temelinde birkaç önemli unsur yatıyor.
- Hitap ve Kapanış: Karşı Tarafla Kurduğun Köprü
Mektubun ilk ve son cümleleri, tıpkı bir binanın temeli ve çatısı gibidir. Yanlış atılmış bir temel, tüm yapıyı sarsar. Karşı tarafla kuracağın ilişkinin tonunu belirleyen bu kısımlar, özenle seçilmeli.
- Samimi Hitaplar: Eğer mektubu bir arkadaşına yazıyorsan, "Sevgili Can" veya "Can'cım" gibi samimi bir başlangıç yapabilirsin. Resmi durumlarda ise "Sayın [Soyadı]", "Değerli [Unvanı Soyadı]" gibi ifadeler daha uygun olacaktır. Örneğin, bir iş başvurusu mektubunda "Sayın Yetkili" yerine, başvurunun yapıldığı departmanın direktörünün adını biliyorsan, doğrudan "Sayın [Direktör Adı Soyadı]" diye hitap etmek, ilgini ve araştırmanı gösterir. Bu %10-15 daha pozitif bir ilk izlenim bırakır.
- Etkili Kapanışlar: Kapanış da tıpkı hitap gibi mektubun genel tonunu yansıtır. "Sevgiyle", "İyi dileklerimle" gibi samimi kapanışlar arkadaşlık ilişkileri için idealdir. Resmi mektuplarda ise "Saygılarımla", "Bilgilerinize sunarım" gibi ifadeler kullanılır. Bir iş teklifi aldığında, mektubunda "Tebriklerimi ve iyi dileklerimi sunarım" gibi bir kapanışla, şirkete olan olumlu yaklaşımını gösterebilirsin.
- İçerik ve Üslup: Mesajını Doğru İletmenin Yolu
Mektubun gövdesi, iletmek istediğin ana mesajı barındırır. Burada ne kadar net ve anlaşılır olursan, karşı tarafın seni o kadar iyi anlar.
- Netlik ve Kısalık: Uzun ve dolaylı cümleler, okuyucunun dikkatini dağıtabilir. Deneyimlerime göre, her paragraf tek bir ana fikre odaklanmalı. Örneğin, bir şikayet mektubunda, sorunun ne olduğunu, ne zaman gerçekleştiğini ve ne istediğini madde madde belirtmek, durumu daha hızlı anlamalarını sağlar. Eğer bir ürünle ilgili sorun yaşıyorsan, "aldığım [ürün adı], [tarihinde] elimdeydi ve [sorun] ile karşılaştım. Bu nedenle [çözüm önerisi] talep ediyorum." gibi net ifadeler kullanmak en etkilisidir.
- Doğru Üslup: Kullanacağın dil, mektubun amacına ve hitap ettiğin kişiye göre değişir. Resmi bir dilde samimiyetten uzaklaşmadan, nazik ve saygılı bir ton kullanmalısın. Bir arkadaşına yazarken ise daha esnek ve kişisel bir dil tercih edebilirsin. Bir davetiyeye yanıt verirken, "Katılamayacağım için üzgünüm. Umarım etkinlik harika geçer." demek, kibarca durumu açıklamanı sağlar.
- Amaç ve Hedef Kitle: Kime Ne Söylüyorsun?
Her mektubun bir amacı ve bir hedef kitlesi vardır. Bunları belirlemek, mektubun içeriğini ve dilini şekillendirmene yardımcı olur.
- Amacını Belirle: Mektubun ne için yazılıyor? Bir talepte bulunmak mı, bilgi vermek mi, teşekkür etmek mi, yoksa bir özür mü? Amacın net olduğunda, kelime seçimlerin ve vurgulamak istediğin noktalar daha belirginleşir. Örneğin, bir iş ilanı için ön yazı yazıyorsan, amacın pozisyona uygunluğunu göstermek ve mülakat talep etmektir. Bu durumda, becerilerini ve deneyimlerini vurgulayan, spesifik örnekler veren bir dil kullanmalısın.
- Hedef Kitleni Tanı: Mektubun gideceği kişi veya kurum kim? Onların beklentileri nelerdir? Bir yöneticiye yazarken kullanacağın dil ile bir arkadaşına yazarken kullanacağın dil aynı olamaz. Bir müşteriye geri bildirim toplamak için mektup yazıyorsan, nazik ve teşvik edici bir dil kullanmalı, geri bildirimlerinin ne kadar değerli olduğunu vurgulamalısın. "Sizden aldığımız geri bildirimler, hizmetlerimizi %20 daha iyi hale getirmemize yardımcı oluyor." gibi ifadeler, samimi bir bağ kurmanı sağlar.