Işyeri görev belgesi nasıl alınır?
İşyeri Görev Belgesi Nasıl Alınır?
İşyeri görev belgesi almak, aslında oldukça basit bir süreç ama bazı noktaları bilmek işini çok kolaylaştırır. Bu belge, iş yerindeki görevlerini, sorumluluklarını ve hatta çalışma saatlerini netleştiren, hem senin hem de işverenin için önemli bir referans noktasıdır. Deneyimlerime göre, bu belgeyi almak için izlemen gereken adımlar şunlar:
- Görev Tanımını Netleştirme ve Talep Etme
Öncelikle, hangi görevleri yaptığını ve hangi sorumluluklara sahip olduğunu net bir şekilde anlamalısın. İş sözleşmende belirtilenler bir yana, günlük veya haftalık olarak fiilen yürüttüğün işleri düşün. Eğer bu görevler sözleşmende yeterince açık değilse veya zamanla değiştiyse, ilk adım olarak yöneticinle veya İnsan Kaynakları (İK) departmanıyla görüşmelisin. Ona, mevcut görevlerini ve bu görevleri belgelemek istediğini açıkça belirt.
- Örnek Talep: "Merhaba [Yönetici Adı], mevcut görevlerimle ilgili bir görev belgesi hazırlatmak istiyorum. Özellikle [1-2 ana görevin], [3-4 adet ikincil görevin] ve bu görevlerle ilişkili temel sorumluluklarımın net bir şekilde belirtilmesini rica ediyorum."
- Ne Zaman Talep Etmeli: Yeni bir projeye başladığında, pozisyonunda önemli bir değişiklik olduğunda veya işten ayrılma sürecine girdiğinde bu belgeyi talep etmek mantıklıdır.
- Gerekli Bilgileri Toplama ve Hazırlama
İK departmanı veya yöneticin senden bazı bilgiler isteyebilir. Bu bilgileri önceden hazırlamak süreci hızlandırır. Genellikle istenen bilgiler şunlardır:
- Kimlik Bilgileri: Adın, soyadın, T.C. kimlik numaran.
- Çalışma Bilgileri: İşe giriş tarihin, unvanın, bağlı olduğun departman.
- Görev Tanımı: Yöneticinle netleştirdiğin veya senin hazırladığın görev listesi. Buraya sayısal veriler ekleyebilirsin. Örneğin, "haftada ortalama 20 adet müşteri görüşmesi yapmak" veya "aylık 5 adet rapor hazırlamak" gibi.
- Sorumluluklar: Yöneticine karşı sorumlulukların, proje bazlı sorumlulukların vb.
- Çalışma Saatleri: Standart çalışma saatlerin (örneğin, Pazartesi-Cuma, 09:00-18:00).
- Gerekliyse Ek Bilgiler: Bazı durumlarda, aldığın özel eğitimler veya katıldığın projeler de bu belgeye eklenebilir.
Pratik İpucu: Eğer kendi görev tanımını hazırlayacaksan, iş sözleşmeni, şirket içi duyuruları ve yöneticinin sana ilettiği geri bildirimleri göz önünde bulundur. Dürüst ve gerçekçi ol.
- Belgenin Onay Süreci
Görev belgesi genellikle İK departmanı tarafından hazırlanır veya senin sunduğun taslak revize edilir. Ardından, bu belge öncelikle doğrudan yöneticin tarafından onaylanır. Yöneticin, görev tanımının doğruluğunu ve eksiksizliğini teyit eder. Bazı şirketlerde, özellikle daha üst pozisyonlar için genel müdür veya ilgili departman başkanının da onayı gerekebilir.
- Onay Süresi: Şirketin büyüklüğüne ve işleyişine göre bu süre değişiklik gösterebilir. Küçük şirketlerde birkaç gün sürerken, büyük kurumsal yapılarda bir haftayı bulabilir.
- Takip: Belgenin ne zaman hazır olacağını İK departmanına sormaktan çekinme. Nazik bir şekilde süreci takip etmek, belgenin zamanında eline ulaşmasını sağlar.
- Belgenin Teslim Alınması ve Saklanması
Onay süreçleri tamamlandıktan sonra belgeyi genellikle İK departmanından veya doğrudan yöneticinden teslim alırsın. Bu belgeyi dijital veya ıslak imzalı olarak alabilirsin. Her iki durumda da, belgenin bir kopyasını ileride kullanmak üzere güvenli bir yerde saklaman çok önemlidir.
- Saklama Yeri Önerileri: Kişisel bilgisayarında güvenli bir klasörde, bulut depolama servislerinde (Google Drive, Dropbox vb.) veya fiziksel olarak dosyalayarak saklayabilirsin.
- Kullanım Alanları: Bu belgeyi genellikle yeni bir iş başvurusu yaparken, vize başvurularında, kredi veya burs başvurularında, askerlik tecil işlemlerinde veya sadece mevcut durumunu belgelemek istediğinde kullanabilirsin. Örneğin, son 1 yıl içinde tamamladığın projeleri ve bu projelerdeki rolünü gösteren somut kanıtlar sunmak için harika bir referanstır.
Unutma, görev belgesi senin haklarını ve sorumluluklarını netleştiren bir araçtır. Bu süreci doğru yönetmek, gelecekteki iş ve kişisel süreçlerinde sana avantaj sağlayacaktır.