🗞️ Manisa Haber

ÜTS kayıt işlemi nasıl yapılır?

17 Haziran 2025 Manisa Haber

ÜTS Kayıt İşlemi: Adım Adım Kılavuz

ÜTS, yani Ürün Takip Sistemi, tıbbi cihazların ve kozmetik ürünlerin üretiminden son kullanıcıya ulaşana kadar olan tüm süreçlerini takip eden bir sistem. Bu sisteme kayıt olmak, özellikle bu sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için hem yasal bir zorunluluk hem de ürün güvenliğini sağlamanın temel adımlarından biri. Deneyimlerime göre, bu süreci doğru anlamak ve eksiksiz tamamlamak, ileride yaşanabilecek birçok sorunun önüne geçiyor.

  1. ÜTS Kaydı İçin Gerekli Belgeler ve Hazırlık

ÜTS kaydına başlamadan önce elinin altında olması gereken bazı temel belgeler var. Bunlar, başvuru sırasında eksiksiz sunulduğunda süreci çok daha hızlı ve sorunsuz hale getirir.

  • Şirket Belgeleri: Vergi levhası, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri gibi temel şirket kuruluşuna ait belgeler. Bunlar, firmanın yasal statüsünü kanıtlar.
  • Yetkilendirme Belgeleri: ÜTS kaydını yapacak kişinin, şirket adına işlem yapmaya yetkili olduğunu gösteren vekaletname veya şirket içinden alınmış resmi bir yetkilendirme yazısı.
  • Ürün Bilgileri: Kayıt edeceğin ürünlerin marka, model, GTIN (Global Ticaret Ürün Numarası) gibi bilgileri. Eğer ürünler CE belgeli ise, bu belgelerin de dijital kopyaları işini kolaylaştırır. Örneğin, bir medikal cihaz için marka adı "MediTech", model "MT-200", GTIN ise "8691234567890" gibi bilgiler hazır olmalı.
  • Kullanıcı Adı ve Şifre Oluşturma: ÜTS'ye giriş yapabilmek için e-Devlet üzerinden bir kullanıcı adı ve şifre oluşturman gerekecek. Bu, sistemle ilk etkileşim noktan olacak.

Pratik İpucu: Belgeleri dijital ortama (tarama veya PDF formatında) aktarıp düzenli bir klasörde saklamak, başvuru sırasında dosya yükleme aşamasında sana büyük zaman kazandırır.

  1. ÜTS Başvuru Süreci ve Adımları

Belgeleri hazırladıktan sonra sıra gelir asıl kayıt işlemine. Bu süreç genellikle çevrimiçi olarak yürütülür.

  • ÜTS Web Sitesine Giriş: İlk adım, Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası (TİTCK-UBB) veya doğrudan ÜTS'nin resmi web sitesine erişmek.
  • Kullanıcı Girişi: Hazırladığın e-Devlet şifrenle sisteme giriş yap.
  • Firma Kaydı: Eğer ilk defa kayıt oluyorsan, firma bilgilerini içeren bir başvuru formu doldurman gerekecek. Burada şirket türü, vergi numarası, adres gibi temel bilgiler istenir.
  • Ürün Ekleme: Firma kaydı onaylandıktan sonra, hangi ürünleri takip etmek istediğini sisteme eklemelisin. Her ürün için ayrı ayrı marka, model, kategori, GTIN gibi bilgileri girmen gerekiyor. Örneğin, bir diş macunu için "Marka X", "Seri Y", "Kozmetik Ürün" kategorisi ve ilgili GTIN'i gireceksin.
  • Belge Yükleme: Hazırladığın belgeleri ilgili alanlara yüklemen istenecek. Bu aşamada belgelerin doğru formatta ve okunaklı olduğundan emin ol.
  • Başvurunun Onaylanması: Yaptığın başvurunun ardından, TİTCK tarafından incelenir ve onaylanır. Onay süresi, yoğunluğa ve başvuru içeriğinin doğruluğuna göre değişiklik gösterebilir. Genellikle birkaç iş günü içinde sonuçlanır.

Deneyimlerime Göre: Başvuru formunu doldururken, ürün bilgilerini TİTCK'nın yayınladığı güncel sınıflandırmalara göre doğru kategorize etmek, ilerideki denetimlerde sorun yaşamanı engeller. Örneğin, bir tıbbi cihazı yanlışlıkla medikal sarf malzemesi olarak kaydetmek gibi hatalardan kaçınmalısın.

  1. ÜTS Kaydı Sonrası Yapılması Gerekenler ve Süreklilik

Kayıt işlemini tamamlamak işin sadece bir kısmı. ÜTS'nin asıl amacı, ürünlerin yaşam döngüsü boyunca takibini sağlamak.

  • Ürün Hareketlerinin Bildirimi: Ürünlerin sevkiyatı, iadesi, stoğunda meydana gelen önemli değişiklikler gibi tüm hareketleri ÜTS'ye bildirmek zorundasın. Örneğin, bir depodan başka bir depoya gönderdiğin 100 adet medikal bandajı, ilgili parti numarasıyla birlikte sisteme bildirmen gerekir.
  • Değişikliklerin Güncellenmesi: Firma bilgilerinde veya ürün bilgilerinde herhangi bir değişiklik olduğunda (adres, yetkili kişi, ürün özellikleri vb.), bu güncellemeleri ÜTS sistemine de yansıtmalısın.
  • Sistem Güncellemelerini Takip Etme: TİTCK, ÜTS sistemiyle ilgili zaman zaman güncellemeler ve yeni düzenlemeler yapabilir. Bu güncellemeleri takip etmek ve uyum sağlamak önemlidir.
  • Raporlama: Belirli periyotlarla veya talep edildiğinde, sistemdeki ürün hareketlerine dair raporlar sunman gerekebilir.

Pratik İpucu: ÜTS'ye bildirimleri zamanında ve doğru yapmak, olası bir geri çağırma durumunda ürünlerin nerede olduğunu hızla tespit etmeni sağlar. Bu da hem halk sağlığı hem de senin firmanın itibarı açısından kritik önem taşır.

  1. Sık Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri

ÜTS kayıt sürecinde bazı yaygın sorunlarla karşılaşılabilir. Bunları bilmek, hazırlıklı olmanı sağlar.

  • Yanlış Ürün Sınıflandırması: Ürünlerin TİTCK'nın belirlediği doğru sınıfa atanmaması. Bu durumda, TİTCK ile iletişime geçerek düzeltme talebinde bulunabilirsin.
  • Belge Eksikliği veya Hatalı Format: Yüklenen belgelerin okunaksız olması veya eksik olması. Başvurudan önce belgeleri tekrar kontrol etmek bu sorunu önler.
  • GTIN Hataları: Ürünlere ait GTIN numaralarının yanlış girilmesi veya geçersiz olması. GTIN'leri doğrulamak için ilgili kurumlarla iletişime geçebilirsin.
  • Sistem Hataları: Nadir de olsa sistem kaynaklı hatalar yaşanabilir. Bu gibi durumlarda, ÜTS destek hattı ile iletişime geçerek sorunu bildirmelisin.

Deneyimlerime Göre: Özellikle yeni ürünler piyasaya sürülürken, GTIN ve ürün sınıflandırması konularında emin olamadığın durumlarda, TİTCK'nın rehber dokümanlarını incelemek veya doğrudan onlarla iletişime geçmek en doğru yoldur. Unutma, doğru başlangıç, sorunsuz bir takip süreci demektir.