E mail de CC ne demek?

E-posta CC Nedir ve Neden Kullanılır?

E-postaların gizemli köşelerinden biri olan CC alanı, aslında hepimizin sıkça kullandığı ama bazen tam olarak amacını anlamadığımız bir özellik. Gel, bu CC meselesine bir açıklık getirelim.

CC'nin açılımı "Carbon Copy" yani "Karbon Kopya". Bu terim, eski daktilolarda ve karbon kağıdı kullanarak belge kopyalama döneminden geliyor. Bir yere mektup yazarken altına karbon kağıdı koyar, bir nüshasını da kendi için alırdın ya, işte CC de tam olarak bunu ifade ediyor. Gönderdiğin e-postanın bir kopyasını, alıcıların haberi olmasını istediğin ama onlara doğrudan hitap etmediğin kişilere göndermektir.

CC Kimlere ve Ne Zaman Gönderilir?

CC alanını kullanmanın temel amacı, bilgiyi yaymaktır. Deneyimlerime göre, CC'yi şu durumlarda gönül rahatlığıyla kullanabilirsin:

• Bilgilendirme Amaçlı: Bir proje hakkında önemli bir gelişme oldu ve proje yöneticisinin de bu durumdan haberdar olmasını istiyorsun ama doğrudan ondan bir aksiyon beklemiyorsun. Bu durumda ilgili kişiyi CC'ye ekleyebilirsin.
• Ekip İletişimi: Bir ekip üyesiyle yaptığın bir görüşmeyi veya aldığın bir kararı, diğer ekip üyelerinin de bilmesini istiyorsan CC idealdir. Böylece herkes aynı bilgi akışında olur.
• Onay veya Bilgi Kaydı: Bir teklif gönderdin ve bu teklifin sana zimmetli bir kopyasını ileride referans olması için yöneticine göndermek istiyorsun. Yöneticini CC'ye eklemek, hem onun bilgisi dahilinde olduğunu gösterir hem de ileride bir denetim olduğunda kanıt niteliği taşır.
• Departmanlar Arası Koordinasyon: Satış departmanından bir bilgi geldi ve bu bilginin pazarlama departmanındaki ilgili kişiye de ulaşmasını istiyorsun. Pazarlama departmanındaki kişiyi CC'ye ekleyerek bilginin doğru kişiye ulaşmasını sağlarsın.

Örneğin, bir müşteriye fiyat teklifi gönderdin ve bu teklifin sizin satış müdürünüzün de görmesini istiyorsun. Müşteriyi "Alıcı" kısmına, satış müdürünüzü ise "CC" kısmına ekleyebilirsiniz. Müdürünüz teklifi görür, bilgisi olur ama doğrudan muhatap kendisi olmadığı için daha rahat bir iletişim sağlanır.

CC ve BCC Farkı: Neden Önemli?

CC'nin en yakın akrabası BCC'dir (Blind Carbon Copy). Bu ikisi arasındaki farkı bilmek, e-posta iletişiminde büyük fark yaratır.

• CC: CC alanına eklediğin tüm kişilerin listesi, e-postayı alan diğer herkes tarafından görünür. Yani, sen Ayşe'yi ve Mehmet'i CC'ye eklediğinde, Ayşe, Mehmet'i ve Mehmet de Ayşe'yi görebilir.
• BCC: BCC alanına eklediğin kişilerin kimler olduğu, e-postayı alan diğer hiçbir kişi tarafından görünmez. Sadece sen ve BCC alanındaki kişiler, kimlerin BCC'ye eklendiğini bilirsiniz. Bu, gizliliğin önemli olduğu durumlarda idealdir.

Deneyimlerime göre, çok sayıda kişiye e-posta gönderirken ve bu kişilerin birbirlerini görmesini istemediğin durumlarda BCC kullanmak en doğrusudur. Örneğin, bir etkinliğe davet gönderiyorsun ve davetlilerin birbirlerinin e-posta adreslerini görmesini istemiyorsun. İşte o zaman BCC sihirli bir dokunuş olur.

CC Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

CC'yi doğru kullanmak kadar, gereksiz yere kullanmamak da önemlidir. İşte sana birkaç pratik öneri:

• Herkesi CC'lemeyin: Bir e-postayı sadece doğrudan ilgili kişilerin görmesi yeterliyse, gereksiz yere birilerini CC'ye ekleyerek gelen kutularını meşgul etmeyin. Bu, ciddi bir verimlilik kaybına yol açabilir. Ortalama bir ofis çalışanı günde ortalama 120 e-posta alır, düşünün ki bunlardan birçoğu gereksiz CC'ler.
• Amacınızı Belirleyin: CC'ye eklediğiniz kişiden bir aksiyon mu bekliyorsunuz, yoksa sadece bilgilendirme mi yapıyorsunuz? Eğer aksiyon bekliyorsanız, o kişiyi "Alıcı" kısmına eklemek daha doğru olabilir. CC daha çok pasif bilgilendirme içindir.
• Konuyu Net Belirtin: E-postanızın konusunu net bir şekilde belirtin. Bu, CC'ye eklediğiniz kişinin e-postanın önceliğini ve içeriğini anlamasına yardımcı olur. Örneğin, "Proje Gelişmeleri - Bilgilendirme" gibi bir konu başlığı, "Toplantı Notları" gibi bir konudan daha açıklayıcıdır.
• Yanıtla Tümüne Cevap Verirken Dikkatli Olun: Eğer bir e-postaya yanıt verirken "Yanıtla Tümüne" seçeneğini kullanıyorsanız, eklediğiniz CC'li kişilerin de bu sohbete dahil olacağını unutmayın. Bazen sadece gönderene veya ilgili birkaç kişiye cevap vermek daha uygundur.

CC, e-posta iletişimini daha şeffaf ve organize hale getiren güçlü bir araçtır. Doğru kullanıldığında bilgiyi etkili bir şekilde yayar ve herkesin güncel kalmasını sağlar. Ancak, gereksiz kullanımdan kaçınmak ve amacını doğru belirlemek, hem kendi verimliliğiniz hem de karşınızdaki kişilerin zamanına saygı göstermek açısından çok önemlidir.