Tetimme ne demek?
Tetimme Nedir ve Neden Önemlidir?
Tetimme, genellikle sözlü veya yazılı iletişimde bir konuyu veya durumu açıklamak, aydınlatmak ve karşı tarafın anlayıp kabul etmesini sağlamak amacıyla yapılan bir bilgilendirme sürecidir. Bu, sadece bilgi aktarmak değil, aynı zamanda bu bilgiyi kabul edilebilir ve anlaşılır kılma çabasıdır. Deneyimlerime göre, tetimmenin en güçlü yanı, karşı tarafın zihnindeki soru işaretlerini gidermesi ve olası yanlış anlamaları önlemesidir.
Örneğin, bir proje yöneticisi olarak, projenin gecikeceği durumunda ekibe bir tetimme yapmanız gerekir. Bu sadece "Proje gecikiyor" demek değildir. Neden geciktiğini (örneğin, tedarik zincirindeki bir aksaklık, beklenmedik bir teknik sorun), bu gecikmenin olası etkilerini (örneğin, maliyet artışı, teslimat tarihinin ötelenmesi) ve bu durumu yönetmek için alınan önlemleri (örneğin, ek kaynak tahsisi, alternatif tedarikçi arayışı) detaylı bir şekilde açıklarsınız. Bu açıklama, ekibin durumu doğru anlamasını, moralini yüksek tutmasını ve gelecekteki adımlara odaklanmasını sağlar. Rakamlar da burada kritik rol oynar; örneğin, "Tedarikçi X'ten gelen parçanın teslimatı 2 hafta gecikti ve bu durum, projenin C fazını 10 gün erteleyecek. Bu nedenle, B fazı için ayrılan bütçeden 5.000 TL ek kaynak kullanmamız gerekiyor." gibi net ifadeler, tetimmenin gücünü artırır.
Etkili Tetimme İçin Temel Unsurlar
Etkili bir tetimme, birkaç temel üzerine kuruludur. Bunlardan ilki, netlik ve doğruluktur. Bilgiyi aktarırken kullandığın dilin anlaşılır olması, jargondan uzak durulması ve en önemlisi aktardığın bilgilerin tamamen doğru olması gerekir. Yanlış veya eksik bilgi, tetimmenin amacına hizmet etmez, aksine güven kaybına yol açar. Örneğin, bir teknoloji şirketinde müşteri hizmetleri temsilcisi olarak, bir yazılım hatası hakkında müşteriye bilgi verirken, sorunun kaynağını, ne zaman çözüleceğini ve bu süreçte müşterinin neler yapabileceğini net bir şekilde açıklamalısın. "Bir hata oluştu" demek yerine, "Yazılımımızın son güncellemesinde, kullanıcıların belirli bir özelliği kullanmasını engelleyen bir hata tespit ettik. Bu hatanın kök nedeni X modülündeki bir uyumluluk sorunudur. Tahmini çözüm süresi 48 saat ve bu süre zarfında alternatif Y özelliğini kullanabilirsiniz." gibi bir açıklama çok daha etkilidir.
İkinci önemli unsur, karşı tarafın perspektifini anlamaktır. Tetimme yaparken, karşıdaki kişinin bu bilgiyi nasıl algılayacağını, hangi soruları sorabileceğini önceden düşünmek gerekir. Bu, empati kurmayı ve iletişimi buna göre şekillendirmeyi gerektirir. Bir insan kaynakları uzmanı olarak, bir çalışanın performans değerlendirmesi hakkında tetimme yaparken, çalışanın güçlü yönlerini vurgulamak, geliştirilmesi gereken alanları yapıcı bir dille açıklamak ve kariyer hedefleriyle bu alanları nasıl ilişkilendirebileceğine dair somut örnekler vermek önemlidir. Örneğin, "Bu çeyrekte satış hedeflerinizin %110'unu gerçekleştirdiniz, bu harika bir başarı. Ancak, müşteri geri bildirimlerine göre, iletişim becerilerinizi biraz daha geliştirebilirseniz, müşteri memnuniyeti skorlarınızı daha da yükseltebilirsiniz. Bunun için haftalık iletişim seminerlerimize katılmanızı öneririm." gibi bir yaklaşım, çalışanın durumu daha olumlu karşılamasını sağlar.
Pratik Tetimme Teknikleri
Tetimme yaparken kullanabileceğin bazı pratik teknikler var. Bunlardan biri "STAR" metodudur. Bu metod, durumu (Situation), görevi (Task), eylemi (Action) ve sonucu (Result) açıklayarak bilgi akışını düzenler. Örneğin, bir ekip lideri olarak, başarısız bir proje hakkında ekibe açıklama yaparken şöyle bir yol izleyebilirsin: "Geçen ayki X projesinde, hedefimiz Y ürününü belirlenen bütçe ve sürede tamamlamaktı (Situation & Task). Ancak, anahtar geliştiricimizin beklenmedik ayrılması nedeniyle projenin ilerlemesi sekteye uğradı (Action). Bu durum, projenin hedeflenen tarihten 2 hafta sonra tamamlanmasına ve bütçenin %15 aşılmasına neden oldu (Result)." Bu yapı, karmaşık bir durumu bile anlaşılır bir şekilde sunmana yardımcı olur.
Bir diğer önemli teknik ise, görsel materyallerden yararlanmaktır. Bir sunumda veya toplantıda, grafikler, tablolar veya diyagramlar kullanarak bilgiyi daha çekici ve anlaşılır hale getirebilirsin. Örneğin, bir finansal raporu açıklarken, karmaşık rakamları bir pasta grafiği veya çubuk grafik ile göstermek, dinleyicilerin verileri daha hızlı yorumlamasını sağlar. Deneyimlerime göre, %70'ten fazla insanın görerek daha iyi öğrendiğini göz önünde bulundurursak, bu teknik oldukça etkilidir.
Son olarak, geri bildirim istemek de tetimmenin bir parçasıdır. Açıklamanın sonunda, karşı tarafa anlamadığı noktalar olup olmadığını sormak ve sorularını yanıtlamak, iletişimin karşılıklı olduğunu gösterir. "Bu konuda herhangi bir sorunuz veya eklemek istediğiniz bir şey var mı?" gibi bir soru, iletişimi güçlendirir.
Tetimmenin Farklı Kullanım Alanları
Tetimmenin uygulandığı alanlar oldukça geniştir. İş dünyasında, bir şirketin yeni stratejisini çalışanlara anlatmak, bir ürünün lansmanını duyurmak veya bir kriz durumunda kamuoyunu bilgilendirmek için kullanılır. Örneğin, bir şirket birleşmesi gerçekleştiğinde, çalışanlara bu birleşmenin neden yapıldığı, bunun kendilerini nasıl etkileyeceği ve şirketin gelecekteki vizyonu hakkında detaylı bir tetimme yapılır. Bu, genellikle bir genel müdür veya üst düzey yönetici tarafından gerçekleştirilir ve şirketin 2024 yılı için belirlediği büyüme hedeflerine ulaşmada bu birleşmenin kritik rol oynayacağı vurgulanır.
Eğitim alanında, bir öğretmenin öğrencilere yeni bir konuyu anlatması, bir öğrencinin bir projeyi sunması veya bir üniversitenin yeni bir bölümü hakkında bilgi vermesi tetimme örnekleridir. Bir tarih öğretmeni, bir savaşın nedenlerini ve sonuçlarını anlatırken, dönemin siyasi, ekonomik ve sosyal koşullarını detaylı bir şekilde açıklayarak öğrencilerin konuyu derinlemesine anlamasını sağlar. Bu açıklamalarda, savaşın tetiklediği 5 büyük siyasi değişiklik veya 10 yıl içinde yaşanan ekonomik dalgalanmalar gibi somut örnekler verilebilir.
Kişisel ilişkilerde bile tetimme önemlidir. Bir arkadaşına neden bir konuda hayal kırıklığına uğradığını anlatırken, partnerine neden belirli bir karar aldığını açıklarken veya bir aile üyesine rahatsızlığını ifade ederken tetimme yaparsın. Örneğin, bir arkadaşının sana karşı sergilediği bir davranıştan rahatsız olduğunda, "Senin geçen hafta bana söylediğin o şey beni üzdü çünkü..." şeklinde başlayan ve neden üzüldüğünü, o sözlerin sende yarattığı etkiyi açıklayan bir tetimme, ilişkinizin sağlığı için önemlidir.