Kimler hangi defterleri tutar?

Kimler Hangi Defterleri Tutar?

Biraz muhasebe, biraz vergi mevzuatı, biraz da esnaf kültürü karıştırınca aslında ne kadar çok insanın hayatının bir noktasında bir defter tutma zorunluluğu olduğunu görüyorsun. Kimisi kanunen kimisi de kendi işini doğru yönetebilmek için bu defterleri tutar. Gel seninle bu defter âleminin kapısını aralayalım, kim ne tutar, niye tutar, nelere dikkat etmeli, bir bakalım.

Tacirler ve Defter Tutma Yükümlülükleri

Türk Ticaret Kanunu'na göre, ticari faaliyette bulunan her tacirin belirli defterleri tutması zorunludur. Bu defterler, işletmenin mali durumunu ve faaliyetlerini kayıt altına almak için kullanılır. Temel olarak iki ana defterden bahsetmemiz gerekiyor:

• Yevmiye Defteri: Bu defter, her türlü ticari işlemin niteliğine ve taraflarına göre, belgelerle kanıtlanarak, gün be gün, sıra ve tarihle kaydedildiği "günlük" defterdir. İşletmenin tüm hareketlerini chronological (kronolojik) olarak takip etmeni sağlar. Örneğin, bir satış yaptığında, mal aldığında, ödeme yaptığında veya tahsilat yaptığında bunların hepsi yevmiye defterine işlenir. Buradaki temel mantık, her işlemin çift taraflı kaydedilmesidir (borç ve alacak).
• Defter-i Kebir (Büyük Defter): Yevmiye defterine kaydedilen işlemleri, hesap gruplarına göre sınıflandırarak daha özet ve toplu bir şekilde gösteren defterdir. Yevmiye defterindeki her bir işlemin, ilgili hesaba dağıtılmasıdır diyebiliriz. Örneğin, "Kasa Hesabı", "Banka Hesabı", "Satıcılar Hesabı" gibi hesaplar altında tüm hareketleri burada toplu olarak görürsün. Bir işletmenin mali tablolara ulaşmasının temelini bu defter oluşturur.

Bunların yanı sıra, işletmenin türüne ve büyüklüğüne göre tutulması gereken başka defterler de olabilir. Örneğin, envanter defteri, belirli dönemlerde işletmenin sahip olduğu mal varlıklarını, borçlarını ve alacaklarını tespit edip kaydettiğin defterdir. Stok takibi, sabit kıymet yönetimi gibi konularda önemlidir. Bir de ortaklar pay defteri var, özellikle limited şirketlerde ortakların sermaye paylarını, devirlerini gösteren bir defterdir.

Deneyimlerime göre, bu defterlerin doğru ve eksiksiz tutulması, hem vergi denetimlerinde sorun yaşamaman hem de kendi işletmenin sağlığını görebilmen açısından kritik. Örneğin, bir vergi incelemesinde, yevmiye defterinde olmayan bir giderin vergiden düşülemeyeceğini görürsün. Ya da defter-i kebire doğru şekilde aktarılmayan bir işlem, mali tablolarında ciddi sapmalara yol açabilir.

Serbest Meslek Sahipleri ve Defter Tutma

Avukatlar, doktorlar, serbest muhasebeci mali müşavirler, gazeteciler, mimarlar gibi serbest meslek erbaplarının da kendine özgü bir defteri bulunur: Serbest Meslek Kazanç Defteri.

Bu deftere, yapılan her serbest meslek hizmeti karşılığında alınan para ve diğer menfaatler (ayni kazançlar) için bir tarafında meslek adı, hizmetin yapıldığı tarih, hizmet bedeli gibi bilgiler, diğer tarafında ise ödeme yapılanın adı, soyadı veya unvanı ile vergi kimlik numarası (eğer varsa) kaydedilir. Alınan para pulu, makbuzlar, faturalar gibi belgeler bu defterin en önemli dayanaklarıdır.

Örnek vermek gerekirse, bir avukatın müvekkilinden aldığı vekalet ücretini, hangi dava için aldığını, tarihini ve müvekkilinin bilgilerini bu deftere işlemesi gerekir. Bir doktorun hastasından aldığı muayene ücretini de aynı şekilde kaydetmesi zorunludur. Bir mali müşavir olarak deneyimim, bu defterin zamanında ve eksiksiz doldurulmasının, mesleki itibarın korunması ve olası ihtilaflarda delil oluşturması açısından ne kadar önemli olduğunu gösteriyor.

Pratik ipuçları: Ben çoğu serbest meslek sahibine, her gün aldıkları parayı hemen o gün deftere işlemelerini öneririm. Gün sonunda 5-10 dakika ayırmak, birikmesini ve unutulmasını engeller. Ayrıca, her belgeyi (makbuz, fatura vb.) tarih sırasına göre dosyalamak da defteri kontrol ederken büyük kolaylık sağlar.

Vergi Levhası ve Diğer Kayıtlar

Her ne kadar "defter" denilince aklımıza ilk gelen yevmiye, kebîr veya serbest meslek kazanç defteri olsa da, vergi levhası gibi bazı temel belgeler de kayıt sisteminin bir parçasıdır.

Vergi levhası, mükellefiyetin başladığını gösteren ve iş yerinde herkesin görebileceği bir yere asılması gereken resmi bir belgedir. Bu levhanın güncel olması ve iş yerinde bulunması da bir nevi "kayıt" tutma zorunluluğunun bir parçasıdır. Üzerinde vergi dairesi bilgileri, mükellefiyet türü, vergi kimlik numarası gibi temel bilgiler yer alır.

Bunun dışında, işletmenin büyüklüğüne ve faaliyet alanına göre farklı kanunlar gereği tutulması gereken başka kayıtlar da olabilir. Örneğin, bazı sektörlerde özel izin veya lisans gerektiren işler için ilgili bakanlıkların belirlediği ek kayıtların tutulması gerekebilir. Rakam vermek gerekirse, birçok KOBİ'nin ciro bazında belirli limitlerin altında kaldığında daha basit defter tutma usullerine tabi olabildiğini biliyoruz ama genel olarak ticari defter tutma yükümlülüğü ciddi bir konudur.

Senin için tavsiye, eğer ticari bir faaliyetin varsa veya serbest meslek sahibiysen, hangi defterleri tutman gerektiğini en güncel mevzuata göre bir mali müşavirden öğrenmek en doğrusudur. Kanunlar değişebilir, senin iş modelin spesifik olabilir. Bu konuda doğru yönlendirme almak, uzun vadede sana hem zaman hem de para kazandıracaktır.