🗞️ Manisa Haber

Teams te Out of Office nasıl yapılır?

16 Haziran 2025 Manisa Haber

## Microsoft Teams'te "Out of Office" (Ofis Dışında) Ayarı Nasıl Yapılır?

Teams'te "ofis dışı" statüsünü ayarlamak, özellikle tatil, hastalık veya önemli bir toplantı gibi durumlarda sana ulaşmak isteyenlere doğru bilgiyi vermeni sağlar. Bu, hem senin rahat etmeni hem de iletişimde aksaklık yaşanmamasını garantiler. Deneyimlerime göre, bu ayarı doğru yapmak, gereksiz bildirimleri ve soruları önler.

###

  1. Durum Güncelleme ve Mesaj Ayarı

Teams'te "ofis dışı" modunu aktive etmenin en temel yolu, durumunu güncellemek ve buna bir mesaj eklemektir. Bu, sana kimin ulaştığını anında bilgilendirir.

* Nasıl Yapılır:

  1. Teams uygulamasının sağ üst köşesindeki profil fotoğrafına tıkla.
  2. Açılan menüden "Durum ayarla" seçeneğini seç.
  3. "Yanıt vermeyeceğim" (Do Not Disturb) veya daha uygun bir durum seçebilirsin. Ancak asıl önemli olan, "Durum mesajı ayarla" seçeneğidir.
  4. "Durum mesajı ayarla" kısmına tıkla.
  5. Burada kısa ve net bir mesaj girebilirsin. Örneğin: "Şu anda ofis dışında bulunuyorum. En kısa sürede geri döneceğim."
  6. Önemli: "Mesajımı ne zaman temizle" seçeneğini kullanarak, bu mesajın ne kadar süreyle aktif kalacağını belirle. Tatilin süresine göre bir tarih ve saat seçebilirsin. Örneğin, 1 hafta tatildeysen, mesajı o haftanın son gününe kadar otomatik olarak temizlenecek şekilde ayarlayabilirsin.
  7. "Bildirimleri duraklat" seçeneğini de aktif hale getirmeyi unutma. Bu sayede, belirttiğin süre boyunca Teams'ten gelen bildirimleri almazsın. Bu, gerçekten dinlenmen veya odaklanman gereken zamanlarda büyük fark yaratır. Deneyimlerime göre, bu ayarı aktif tutmak, "ofis dışı" olmanın amacına hizmet eder.

###

  1. Otomatik Yanıtlar Oluşturma (Outlook ile Entegrasyon)

Teams'te "ofis dışı" ayarı yaparken, genellikle Outlook'taki otomatik yanıt ayarlarını da kullanmak gerekir. Bu iki sistem birbirini tamamlar.

* Nasıl Yapılır:

  1. Microsoft Outlook uygulamasını aç.
  2. "Dosya" menüsüne git.
  3. "Otomatik Yanıtlar (Ofis Dışında)" seçeneğini tıkla.
  4. "Otomatik yanıt gönder" seçeneğini işaretle.
  5. Bu pencerede hem kuruluş içindekilere hem de kuruluş dışındakilere gönderilecek farklı mesajlar ayarlayabilirsin.
  6. Örnek Mesajlar:

* İçindekiler: "Merhaba, şu anda ofis dışında bulunuyorum. Acil durumlar için [Meslektaşının Adı] ile [Meslektaşının E-posta Adresi] üzerinden iletişime geçebilirsiniz. Pazartesi günü geri döndüğümde size geri döneceğim."

* Dışındakiler: "Thank you for your email. I am currently out of the office and will respond to your message upon my return on [Dönüş Tarihi]." (Bu mesajı İngilizce bırakmak, uluslararası iletişimde daha yaygındır.)

  1. "Sadece şu zaman aralığında gönder" seçeneğini işaretleyerek, tatil sürene uygun başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyebilirsin. Bu, manuel olarak mesajı kapatmayı unuttuğunda büyük kolaylık sağlar.

###

  1. Teams Durumunu Otomatik Olarak Güncelleme (Daha Gelişmiş Yöntemler)

Her zaman manuel olarak durum ayarlamak pratik olmayabilir. Belirli zamanlarda otomatik olarak "ofis dışı" durumuna geçmek için farklı yöntemler kullanılabilir.

* Takvim Entegrasyonu:

  1. Microsoft Outlook takvimini kullanıyorsan, Teams bu takvimle entegre çalışır.
  2. Takvimine "Office Dışında" olarak bir etkinlik eklersen, Teams durumun otomatik olarak güncellenir.
  3. Örneğin, 20-25 Haziran tarihleri arasında tatile çıkacaksan, takvimine bu tarihler arasında "Ofis Dışında" başlıklı bir toplantı veya etkinlik ekle. Bu, otomatik olarak Teams durumunu da güncelleyecektir.
  4. Bu tür etkinliklerde, "Meşgul" yerine "Ofis Dışında" statüsünü seçtiğinden emin ol.

* Power Automate (Daha Teknik Kullanıcılar İçin):

  1. Eğer daha ileri düzeyde özelleştirme istiyorsan, Power Automate ile kendi otomasyon akışlarını oluşturabilirsin.
  2. Örneğin, belirli bir takvimde "Ofis Dışında" olarak işaretlenen bir etkinlik olduğunda, Teams durumunu otomatik olarak "Ofis Dışında" yapacak bir akış oluşturabilirsin.
  3. Bunun için "Takvimde etkinlik olduğunda" tetikleyicisini ve "Teams'te kullanıcı durumunu ayarla" eylemini kullanabilirsin. Bu, biraz teknik bilgi gerektirse de, uzun süreli ve karmaşık "ofis dışı" durumları için oldukça etkilidir.

###

  1. Ekip Arkadaşlarına Bilgi Verme ve Beklentileri Yönetme

Sadece teknik ayarları yapmak yeterli değildir; ekip arkadaşlarının da senin "ofis dışında" olduğunu bilmesi önemlidir.

* Kanal Duyuruları:

  1. Eğer ekibinle iletişim kurduğun belirli bir Teams kanalı varsa, tatilin başlamadan önce oraya kısa bir duyuru yapabilirsin.
  2. Örnek: "Arkadaşlar, yarından itibaren [Dönüş Tarihi]'ne kadar ofis dışında olacağım. Acil durumlar için [Meslektaşının Adı] ile iletişime geçebilirsiniz. Herkese iyi çalışmalar!"

* Toplantı Davetleri:

  1. Senin "ofis dışında" olacağın günlere denk gelen toplantıların varsa, toplantı davetlerine de bu bilgiyi ekleyebilirsin.
  2. Davet metnine "Katılamayacağım, çünkü [Dönüş Tarihi]'ne kadar ofis dışındayım." gibi bir not düşebilirsin.

Bu adımları takip ederek, hem sen rahat edersin hem de iş akışında herhangi bir aksama yaşanmaz. Deneyimlerime göre, bu düzenlemeler iletişimde şeffaflığı artırır ve hem senin hem de seninle çalışanların işini kolaylaştırır.