Resmi yazı ilgi nasıl yazılır?

Resmi Yazıda İlgi Nasıl Belirtilir?

Resmi bir yazıda "ilgi" bildirmek, bir önceki yazışmaya veya konuya nasıl bağlandığını net bir şekilde ifade etmek demektir. Bu, hem alıcının süreci takip etmesini kolaylaştırır hem de senin neye cevaben yazdığını gösterir. Deneyimlerime göre, bu birkaç temel prensip çerçevesinde şekilleniyor.

İlk olarak, ilgiyi belirten ifadenin net ve anlaşılır olması çok önemli. Genellikle cümlenin başında yer alır. Mesela, bir evrakın gelmesine karşılık olarak bir yazı yazıyorsan, "… tarihli ve … sayılı yazınız ilgi ile tarafımıza ulaşmıştır." gibi bir başlangıç yapabilirsin. Ya da bir toplantı talebine yanıt veriyorsan, "… tarihli toplantı talebiniz ilgi tutulmuştur." diyebilirsin. Burada kilit nokta, hangi belgeye, hangi tarihe veya hangi konuya atıfta bulunduğunu açıkça belirtmek.

İkincisi, referans numaralarını ve tarihlerini doğru kullanmak hayat kurtarır. Bir belgeyi veya yazışmayı referans gösterirken, belgenin tam tarihini ve varsa sayı bilgisini eklemek, alıcının ilgili yazışmayı kolayca bulmasını sağlar. Örneğin, "… tarih ve … sayılı yazımız ekte bilgilerinize sunulmuştur." ifadesi, hem bir önceki yazışmaya atıfta bulunur hem de belgenin nereye eklendiğini belirtir. Eğer kurum içinde bir departmanın daha önce bir konuyu ele aldığını belirtmek istiyorsan, "… tarihli ve … sayılı yazımızda belirtilen hususlar doğrultusunda…" şeklinde bir giriş yapabilirsin. Bu, konunun geçmişine dair bir referans oluşturur.

Üçüncüsü, kısa ve öz olmak bu tür ifadelerde esastır. Karmaşık cümleler yerine doğrudan konuya giren bir dil tercih et. "Tarafımıza ulaşan ilgide kayıtlı belgeleriniz…" yerine "İlgi sayılı yazınız ile tarafımıza gönderilen belgeleriniz…" demek daha doğrudan bir anlatımdır. Amaç, bilgiyi en hızlı ve net şekilde aktarmaktır. Eğer birden fazla yazıya atıfta bulunman gerekiyorsa, bunu numaralandırarak yapabilirsin:

• İlgi (a): 01.01.2023 tarihli ve 12345 sayılı yazımız.
• İlgi (b): 15.01.2023 tarihli ve 67890 sayılı yazınız.

Bu şekilde, hangi ilgi yazısının hangi konuyla ilgili olduğunu net bir şekilde ayırt edebilirsin.

Son olarak, bağlamı dikkate almak önemli. Yazının genel amacına ve hitap ettiğin kişiye göre ilgi ifadesinin tonunu ayarlayabilirsin. Ancak her durumda, profesyonellikten ödün vermemeye özen göster. Örneğin, bir üst yazıya cevap verirken kullanacağın ilgi ifadesi ile, bir bilgi talebine yanıt verirken kullanacağın ifade arasında küçük farklar olabilir. Ancak her ikisinde de temel amaç, referansı doğru ve anlaşılır kılmaktır.