Fatura Nedir Açık ve kapalı fatura?
Fatura Nedir? Açık ve Kapalı Fatura Farkı Ne?
Merhaba! Bugün hepimizin hayatında sıkça karşılaştığı ama bazen kafa karıştırıcı olabilen faturalar konusuna, özellikle de açık ve kapalı fatura ayrımına değineceğiz. Deneyimlerime göre bu ayrımı net anlamak, hem alıcı hem de satıcı için işleri çok daha kolaylaştırır.
Fatura Nedir? Basitçe Anlatalım
En temel tanımıyla fatura, bir malın veya hizmetin satıldığını belgeleyen, alıcı ile satıcı arasındaki ticari bir işlemin kaydını tutan resmi bir evraktır. Üzerinde işlemle ilgili tüm detaylar bulunur: satıcının ve alıcının bilgileri, mal veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, toplam tutar, KDV oranı ve tutarı gibi.
Düşünsene, bir mağazadan alışveriş yaptın, bir restoranın hizmetini aldın ya da bir online platformdan bir ürün sipariş ettin. İşte tüm bu durumlarda sana verilen o kağıt parçası, aslında bir yasal dayanağı olan belgedir. Hem senin hakkını korur hem de satıcının gelirini kaydeder.
Açık Fatura ve Kapalı Fatura: Temel Ayrım
İşte işin can alıcı noktası burası. Bir faturanın "açık" veya "kapalı" olması, aslında faturada yazan tutarın nakden veya hesaben tahsil edilip edilmediğiyle ilgilidir. Bu ayrım, özellikle vergi hukuku ve muhasebe kayıtları açısından önemlidir.
Açık Fatura (Tahsil Edilmemiş Fatura)
Açık fatura, üzerinde yazılı olan tutarın henüz alıcı tarafından satıcıya ödenmediği anlamına gelir. Yani, mal veya hizmet teslim edilmiş olsa bile, parasının alınmadığı durumlarda bu fatura "açık" olarak kabul edilir.
- Özelliği: Alıcıya mal veya hizmet teslim edilmiş, ancak bedeli henüz tahsil edilmemiştir.
- Örnek: Bir şirketten 5.000 TL'lik ofis malzemesi aldın ve sana faturasını verdiler. Ama ödemeyi önümüzdeki ay yapacaksın. Bu durumda sana verilen fatura açık faturadır.
- Muhasebe Kaydı (Satıcı Açısından): Satıcı, bu işlemi "Alacaklar" hesabında takip eder. Yani, henüz tahsil edeceği bir para vardır.
- Muhasebe Kaydı (Alıcı Açısından): Alıcı ise bu işlemi "Borçlar" hesabında takip eder. Yani, ödemesi gereken bir borcu vardır.
Deneyimlerime göre, özellikle ticari ilişkilerde vadeli satışlarda açık fatura kullanımı yaygındır. Bu durum, alıcıya ödeme esnekliği sağlarken, satıcı için de tahsilat sürecini yönetme ihtiyacı doğurur.
Kapalı Fatura (Tahsil Edilmiş Fatura)
Kapalı fatura ise, üzerinde yazılı olan mal veya hizmet bedelinin alıcı tarafından satıcıya nakit (nakden) veya banka/çek (hesaben) olarak ödendiğini gösteren faturadır. Yani, işlem tamamlanmış ve para alışverişi gerçekleşmiş demektir.
- Özelliği: Hem mal/hizmet teslim edilmiş hem de bedeli tahsil edilmiştir.
- Örnek: Bir elektronik mağazasından 10.000 TL'lik bir televizyon aldın ve ödemeyi kredi kartıyla anında yaptın. Sana verilen fatura, üzerine "Kapalı" ibaresi düşülerek veya bu durumun muhasebe kayıtlarında böyle işlenmesiyle kapalı fatura haline gelir.
- Fatura Üzerindeki Bilgi: Kapalı faturalarda, ödemenin yapıldığına dair bir ibare (genellikle "Tahsil Edilmiştir" veya ödeme şekli belirtilir) bulunur. Bazı durumlarda faturanın üzerinde büyük bir mühürle "Kapalı" yazılabilir.
- Muhasebe Kaydı (Satıcı Açısından): Satıcı, ödemeyi aldığı anda "Alacaklar" hesabını kapatarak bunu "Kasa" veya "Banka" hesabına aktarır.
- Muhasebe Kaydı (Alıcı Açısından): Alıcı ise ödemeyi yaptığında "Borçlar" hesabını kapatarak bunu "Kasa" veya "Banka" hesabından düşer.
Bir faturanın "kapalı" olması, işlemi tamamlama ve finansal akışı netleştirme açısından önemlidir. Özellikle vergi denetimlerinde, ödemelerin doğru bir şekilde kaydedilip kaydedilmediğini anlamak için bu ayrım kritiktir.
Neden Bu Ayrım Önemli? Pratik İpuçları
Bu ayrımı bilmek, sadece muhasebecilerin değil, herkesin işine yarar. İşte nedenleri ve birkaç pratik ipucu:
Açık faturalar, satıcı için henüz tahsil edilmemiş gelir, alıcı için ise henüz ödenmemiş giderdir. KDV açısından da bu ayrım önemlidir. KDV'nin ne zaman beyan edileceği veya indirilecek KDV olarak ne zaman kaydedileceği fatura türüne göre değişiklik gösterebilir.
Açık faturalar, işletmelerin alacaklarını takip etmelerini sağlar. Kapalı faturalar ise ödemelerin yapıldığını teyit eder.
Bir ihtilaf durumunda (örneğin, malın teslim edilmediği veya ödemenin yapılmadığı iddiaları), faturanın açık mı kapalı mı olduğu, olayın çözümünde önemli bir rol oynar.
Senin İçin İpuçları:
- Aldığın Faturaları Kontrol Et: Bir mal veya hizmet bedeli ödediysen, aldığın faturanın üzerinde ödemenin yapıldığına dair bir ibare olup olmadığını kontrol et. Yoksa, satıcıdan bunu eklemesini isteyebilirsin.
- Satış Yaptığında Fatura Düzenle: Bir ürün sattığında veya hizmet verdiğinde, kanunen fatura düzenlemek zorundasın. Ödeme şeklini ve durumunu faturada net bir şekilde belirtmek, ileride yaşanabilecek karışıklıkları önler.
- Ticari İlişkilerde Dikkatli Ol: Eğer bir tedarikçiysen ve alıcının ödemesini yapacağını biliyorsan, açık fatura düzenleyebilirsin. Ancak tahsilat takibini iyi yapmalısın. Eğer alıcıysan ve ödemeyi hemen yapıyorsan, kapalı fatura almak hakkındır.
- Muhasebecinle Konuş: İşletme sahibiysen veya sık sık ticari işlem yapıyorsan, muhasebecinle bu konuları detaylıca konuşarak, kendi durumuna özel en doğru uygulamaları öğrenmelisin.
Özetle, açık fatura ödenmemiş, kapalı fatura ise ödenmiş bir işlemi belgeleyen fatura türüdür. Bu basit ayrım, ticari işlemlerin doğru yönetilmesi ve kayıt altına alınması için temel bir bilgidir.