🗞️ Manisa Haber

E-Faturaya nasil başvurulur?

15 Haziran 2025 Manisa Haber

E-Faturaya Başvuru: Adım Adım Rehberiniz

E-fatura sistemine geçmek, çoğu işletme için artık bir zorunluluk. Hem devlet nezdinde uyumluluk sağlamak hem de operasyonel verimliliği artırmak adına bu adımı atmak şart. Peki, bu sürece nasıl başlıyoruz? Gelin, deneyimlerime göre bu işi en pratik şekilde nasıl halledebileceğini konuşalım.

  1. E-Fatura Başvuru Türünü Belirleme

İlk adım, senin hangi tür e-fatura kullanıcısı olacağını belirlemek. Türkiye'de genel olarak iki ana tür var:

  • Temel E-Fatura: Eğer sadece fatura gönderiyorsan ve alıcıların da e-fatura kullanıcısı olması şart değilse, temel e-fatura senin için yeterli olabilir. Bu sistemde faturalarınız GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemlerine doğrudan yüklenmez, alıcının vergi kimlik numarası ile kontrol edilebilir.
  • Ticari E-Fatura: Hem fatura alıp hem de gönderiyorsan, ticari e-fatura kullanman gerekir. Bu sistemde faturalarınız GİB'in sistemlerine kaydedilir ve elektronik olarak arşivlenir. Vergi Usul Kanunu'na göre daha kapsamlı bir çözümdür.

Deneyimlerime göre, eğer şirketinin ticari faaliyetleri yoğunsa ve sürekli mal/hizmet alıp satıyorsan, ticari e-fatura her zaman daha avantajlıdır. Hem yasal uyumluluk açısından daha sağlamdır hem de ileride yaşayabileceğin entegrasyon sorunlarını en aza indirir.

  1. E-Fatura Başvuru Yöntemleri

Başvuru için iki ana yolun var:

  • Doğrudan GİB Portalından Başvuru: Eğer şirketinin ölçeği küçükse ve çok yoğun bir faturalaşma hacmin yoksa, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Fatura web sitesi üzerinden online başvuru yapabilirsin. Bu süreç genellikle daha uzun sürebilir ve bazı teknik ayarlar senin tarafından yapılmalıdır.
  • Özel Entegratör Firma ile Başvuru: Çoğu işletme bu yolu tercih eder. Özel entegratör firmalar, GİB ile anlaşmalı olarak çalışan ve e-fatura sistemini kullanmanı kolaylaştıran aracılardır. Bu firmalar genellikle bir yıllık veya daha uzun süreli abonelik sistemleriyle çalışır. Başvuru, kurulum ve teknik destek konularında sana yardımcı olurlar.

Pratik bir ipucu olarak; eğer zamanın kısıtlıysa, teknik bilgin sınırlıysa veya faturalaşma hacmin yüksekse, kesinlikle özel entegratör firma ile çalışmanı öneririm. Benim gözlemlediğim kadarıyla bu yol hem daha hızlı hem de daha sorunsuz ilerliyor. Birçok entegratör firmanın farklı paketleri var; örneğin, aylık 100 fatura gönderimi için farklı, 1000 fatura için farklı fiyatlandırma sunabiliyorlar. Şirketinin ihtiyacına göre birini seçebilirsin.

  1. E-Fatura Gib E-Fatura Portalından Başvuru Süreci (Özel Entegratör Kullanmayacaksan)

Bu yolu seçeceksen, izlemen gereken adımlar şunlar:

  1. E-Fatura Portalına Giriş:efatura.gov.tr adresine giderek "GİB e-Fatura Portalına Giriş" seçeneğini tıkla.
  2. Kullanıcı Bilgileriyle Giriş: Mali mühür veya e-imzan ile sisteme giriş yapmalısın. Eğer bunlardan birine sahip değilsen, öncelikle bunları edinmen gerekiyor. Mali mühür, tüzel kişilikler için, e-imza ise gerçek kişiler ve tüzel kişilikler için kullanılabilir.
  3. Başvuru Formunu Doldurma: Gerekli bilgileri (vergi kimlik numarası, şirket unvanı, adres vb.) dikkatlice gir.
  4. Teknik Ayarlar: Bu kısım biraz teknik detay içerebilir. Gerekli sertifikaları yüklemen, anahtar oluşturman gibi adımlar olabilir. Bu aşamada teknik destek alman gerekebilir.
  5. Onay Süreci: Başvurunun GİB tarafından incelenmesi ve onaylanması birkaç gün sürebilir.

Unutma: GİB Portalından direkt başvuru yaptığında, faturalarını kendin oluşturup göndermen gerekecek. Bunun için de özel bir e-fatura programı edinmen gerekebilir. Bu da ek bir maliyet demek.

  1. E-Fatura Özel Entegratör Firma ile Başvuru Süreci

Bu yol çok daha yaygın ve benim de genellikle tavsiye ettiğim bir yöntem:

  1. Entegratör Firma Seçimi: Piyasada birçok özel entegratör firma bulunuyor. Fiyatlarını, sundukları hizmetleri, kullanıcı yorumlarını ve teknik destek kalitelerini karşılaştırarak sana en uygun olanı seç. (Örnek firmalar arasında; Bilge Adam, Edoksis, Uyumsoft, Mikro, Logo gibi isimler yer alır. Ama sakın bunlarla sınırlı kalma, araştırma yap!)
  2. Paket Seçimi ve Sözleşme: Seçtiğin firmanın sunduğu paketlerden (genellikle fatura adedi ve ek hizmetlere göre değişir) birini seç ve sözleşmeyi imzala.
  3. Gerekli Belgelerin Teslimi: Firma senden bazı belgeler isteyecektir. Bunlar genellikle şirketin vergi levhası, imza sirküleri, kimlik bilgileri gibi resmi evraklar olur. Mali mühür veya e-imza bilgin de istenecektir.
  4. Kurulum ve Entegrasyon: Entegratör firma, senin mevcut muhasebe sisteminle veya kendi sistemleri üzerinden e-fatura entegrasyonunu yapar. Mali mühür veya e-imzanın kurulumu ve entegrasyonu konusunda sana destek olurlar.
  5. Eğitim ve Kullanım: Firma sana sistemin nasıl kullanılacağı, fatura nasıl kesileceği, arşivleme işlemleri gibi konularda genellikle online veya yerinde eğitim verir.

Deneyimlerime göre, entegratör firmaların sunduğu web tabanlı platformlar oldukça kullanışlı. Fatura kesmek, göndermek, almak ve arşivlemek sadece birkaç tıklama ile halledilebiliyor. Hatta bazılarında stok takibi, cari hesap takibi gibi ek özellikler de bulunuyor. Bu da işini daha da kolaylaştırır.

  1. Mali Mühür veya E-İmza Edinim Süreci

Her iki başvuru yönteminde de olmazsa olmazın mali mühür veya e-imzadır. Eğer henüz sahip değilsen:

  • Mali Mühür: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş firmalardan (örneğin, TÜBİTAK, TürkTrust gibi) alabilirsin. Genellikle bir yıllık veya üç yıllık seçenekleri bulunur.
  • E-İmza: Yine aynı şekilde GİB tarafından yetkilendirilmiş KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hizmet sağlayıcılarından temin edebilirsin.

Önemli Not: Mali mühür veya e-imza alım süreci de birkaç gün sürebilir. Bu yüzden e-fatura başvurusu yapmadan önce bu süreci de başlatmış olman, süreci hızlandıracaktır.

Kısacası, e-fatura süreci gözünde büyüdüğü kadar karmaşık değil. Doğru adımları izleyerek ve özellikle sana en uygun yöntemi seçerek bu geçişi başarıyla tamamlayabilirsin.