E-arşiv ve e-fatura irsaliye yerine geçer mi?
E-Arşiv ve E-Fatura İrsaliye Yerine Geçer mi? Hemen Açıklıyorum!
Gündemde sıkça konuşulan bir konu bu: E-arşiv ve e-fatura, irsaliye yerine geçer mi? Tecrübelerime göre, bu soruya kesin bir "evet" veya "hayır" demek yerine, işin inceliklerini anlamak daha doğru. Çünkü mevzuatlarımızda bu iki kavramın rolü ve kullanım alanları farklılık gösteriyor. Gelin bu konuya netlik getirelim.
Öncelikle, e-fatura ve e-arşiv fatura'nın temel amacının ne olduğunu hatırlayalım. Her ikisi de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlarda elektronik ortamda oluşturulan, saklanan ve ibraz edilen belgelerdir. Ancak aralarındaki temel fark, kimlere fatura kesildiği ve hangi mükellefiyetlere tabi olunduğudur.
E-fatura, mükellefler arası (B2B) mal ve hizmet satışlarında kullanılır. Yani siz bir şirkete satış yapıyorsanız ve karşı taraf da e-fatura sistemine dahilse, e-fatura kesmeniz gerekir. Bu belge, malın veya hizmetin teslim edildiğine dair en önemli kanıtlardan biridir.
E-arşiv fatura ise genellikle nihai tüketiciye (B2C) yapılan satışlarda veya mükellef olmayan kişilere yapılan satışlarda kullanılır. Ticari işlemlerde, satılan mal veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı gibi bilgileri içerir.
Şimdi gelelim asıl soruya: İrsaliye yerine geçer mi?
- Elektronik Ticari Belge Düzenleme Zorunluluğu ve İrsaliyenin Yeri
Öncelikle şunu netleştirelim: Eğer elektronik belge (e-arşiv veya e-fatura) düzenleme zorunluluğunuz varsa, malın teslimi sırasında irsaliye yerine geçen elektronik belgeyi (e-irsaliye) düzenlemeniz gerekiyor. Ticaret Bakanlığı'nın ilgili mevzuatlarına göre, malın sevkiyatı sırasında taşıması gereken belge irsaliyedir.
Peki, e-arşiv veya e-fatura tek başına irsaliye yerine geçer mi? Mevcut durumda doğrudan "geçmez" diyebiliriz. Neden mi? Çünkü irsaliye, malın sevki sırasında malın kim tarafından, nereye, ne zaman ve hangi malın sevkedildiğini gösteren yasal bir belgedir. E-fatura ve e-arşiv fatura ise daha çok finansal işlemi ve vergilendirmeyi ilgilendirir.
Deneyimlerime göre, özellikle 2020 yılından sonra başlayan e-irsaliye zorunluluğu birçok mükellef için bu konuyu daha da önemli hale getirdi. Eğer siz de e-irsaliye mükellefiyseniz veya mal sevkiyatı yapıyorsanız, mutlaka bir e-irsaliye belgesi düzenlemelisiniz.
- E-İrsaliye: Cebinizdeki Dijital Kurye
Peki, bu e-irsaliye olayı nedir? E-irsaliye, aslında e-fatura ve e-arşiv faturaya benzer bir mantıkla çalışır ancak amacına odaklanmış bir elektronik belgedir. Malın teslimi sırasında malı kimin taşıdığı, nereye gittiği gibi bilgileri içeren dijital bir irsaliyedir.
Eğer siz de e-irsaliye mükellefiyseniz (bu mükellefiyet eşiği ve kapsamı sürekli güncelleniyor, güncel mevzuatı kontrol etmekte fayda var), malınızı gönderirken mutlaka bir e-irsaliye düzenlemelisiniz. Bu belge, kağıt irsaliyenin dijital karşılığıdır ve GİB tarafından belirlenen formatta oluşturulur.
Örnek: Diyelim ki bir tekstil firmasısınız ve toptan bir mağazaya 100 adet tişört gönderiyorsunuz. Eskiden bu sevkiyat için kağıt bir irsaliye düzenler, sürücüye verir ve siz de kendi sisteminizde bir nüshasını saklardınız. Şimdi ise bu işlemi elektronik ortamda, e-irsaliye ile yapıyorsunuz. Kamyon sürücüsü, e-irsaliye belgesini tabletinde veya telefonunda gösterebiliyor.
- E-Arşiv/E-Fatura ile E-İrsaliye Arasındaki En Önemli Fark ve Birlikte Kullanım
Burada en kritik nokta şu: E-arşiv veya e-fatura, malın sevk edildiğini belgelerken, e-irsaliye ise sevkin kendisini belgeliyor. Yani, finansal işlemi gösteren e-arşiv/e-fatura ile fiziksel mal hareketini gösteren e-irsaliye farklı görevleri üstleniyor.
Deneyimlerime göre, çoğu zaman e-fatura veya e-arşiv fatura ile birlikte bir e-irsaliye de düzenlenmesi gerekiyor. Hatta birçok işletme, e-irsaliye sistemlerini otomatik olarak e-fatura/e-arşiv fatura sistemleriyle entegre ediyor. Bu, hem operasyonel kolaylık sağlıyor hem de mevzuata uyumu kolaylaştırıyor.
Pratik İpucu: Eğer siz de mal sevkiyatı yapıyorsanız ve elektronik belge zorunluluğunuz varsa, öncelikle e-irsaliye konusunu tam olarak anlamanız çok önemli. Hangi durumlarda e-irsaliye düzenlemeniz gerektiğini öğrenin. Eğer e-irsaliye mükellefiyseniz, fatura kesim sisteminizle irsaliye kesim sisteminizi entegre etmeyi düşünebilirsiniz. Bu, iş süreçlerinizi hızlandıracaktır.
Rakamlarla Desteklersek: Türkiye'de binlerce firma, e-irsaliye sistemine geçmiş durumda. Bu geçişle birlikte, kağıt kullanımının azalması, sevkiyat süreçlerinin hızlanması ve kayıpların önlenmesi gibi faydalar elde ediliyor. Örneğin, bir sevkiyatta kaybolan veya geciken bir kağıt irsaliyenin bedeli, bir firmanın cirosuna göre önemli bir zarar oluşturabilir. E-irsaliye bu tür riskleri minimuma indiriyor.
Unutmayın, mevzuatlar sürekli güncelleniyor. Bu nedenle, güncel vergi dairelerinden veya mali müşavirinizden bilgi almak en doğrusudur.