E-Arşiv portal iade faturasi nasil kesilir?
E-Arşiv Fatura İadesi Nasıl Kesilir?
E-Arşiv portalında iade faturası kesme konusu, özellikle yeni başlayanlar için biraz kafa karıştırıcı olabilir. Ama aslında mantığı oldukça basit. Gelin, adım adım ve pratik bilgilerle bu süreci senin için açıklayalım.
- İade Faturasının Temel Mantığı ve Zamanlaması
Bir mal veya hizmet sattın, bunun için e-arşiv fatura kestin ve müşteri sana geri getirdi. İşte bu noktada iade faturası devreye girer. Temel amaç, ilk kestiğin faturayı iptal etmek ve cari hesaba alacak kaydı oluşturmaktır.
Önemli nokta: İade faturasını, müşterinin malı veya hizmeti iade ettiği döneme ait bir fatura olarak düzenlemen gerekmez. İlk faturanın tarihi ne olursa olsun, iade işlemini gerçekleştirdiğin tarihte düzenleyebilirsin. Ancak çoğu zaman ilk faturanın kesildiği döneme yakın kesmek muhasebe kayıtlarını daha temiz tutar.
- Portal Üzerinden İade Faturası Kesme Adımları
E-Arşiv portalına giriş yaptıktan sonra genel olarak izlemen gereken adımlar şunlardır:
- Fatura Oluşturma: Portalda "Fatura Oluştur" veya benzeri bir seçenek bulacaksın.
- Belge Tipi Seçimi: Burada dikkat etmen gereken en önemli kısım burası. "İADE FATURASI" seçeneğini işaretlemen gerekiyor. Bu, sistemin bu faturanın bir iade işlemi olduğunu anlamasını sağlar.
- İlk Fatura Bilgileri: İade edeceğin orijinal faturanın bilgilerini (fatura numarası, tarihi, seri numarası vb.) eksiksiz ve doğru bir şekilde gireceksin. Bu, sistemin ilgili faturayı bulmasını ve eşleştirmesini sağlar.
- Müşteri Bilgileri: Müşterinin vergi kimlik numarası (VKN) veya TC kimlik numarası (TCKN) gibi temel bilgileri ve adı/soyadı veya unvanı doğru olmalı.
- Ürün/Hizmet Detayları: İade edilen ürün veya hizmetin miktarını, birim fiyatını ve KDV oranını ilk faturadakiyle aynı şekilde gireceksin. Ancak burada dikkat: Miktarı eksi (-) olarak gireceksin. Örneğin, 1 adet ürün iade ediliyorsa, miktar alanına "-1" yazacaksın.
- Hesaplama ve Onay: Sistem otomatik olarak toplam tutarı hesaplayacaktır. Tüm bilgileri kontrol ettikten sonra faturayı oluşturup gönderebilirsin.
Deneyimlerime göre, en sık yapılan hata burada miktarı pozitif girmektir. Bu durumda iade faturası değil, yeni bir satış faturası gibi görünebilir ve muhasebesel sorunlara yol açabilir.
- İade Faturasında KDV Durumu
İade faturasında KDV hesaplaması, ilk faturadaki KDV oranına göre yapılır. Eğer ilk faturada %18 KDV hesaplandıysa, iade faturasında da iade edilen tutar üzerinden %18 KDV hesaplanacaktır. Ancak iade faturasında KDV tutarını yine eksi (-) olarak gireceksin.
Örnek: İlk faturada 100 TL + 18 TL KDV (toplam 118 TL) kesildi. Müşteri ürünü iade etti. İade faturasında:
- Ürün Tutarı: -100 TL
- KDV Tutarı: -18 TL
- Toplam Tutar: -118 TL
Bu şekilde cari hesaba alacak kaydı oluşmuş olur.
- Dikkat Edilmesi Gereken Pratik İpuçları
Sürecin daha sorunsuz ilerlemesi için şu noktalara dikkat edebilirsin:
- Belge Numarası Kontrolü: İade edeceğin orijinal faturanın belge numarası ve seri numarasını hatasız girdiğinden emin ol. Bir harf veya rakam hatası bile eşleşmeyi engelleyebilir.
- Müşteri İzinleri: Eğer ilk faturayı elektronik olarak (e-fatura veya e-arşiv) kestiysek, iadeyi de aynı şekilde yapmak daha temizdir. Eğer ilk fatura kağıt basımıysa ve müşterin de kağıt kullanıyorsa, iade faturasını da aynı şekilde kağıt basıp verebilirsin, ancak portal üzerinden iade oluşturman yine de gereklidir.
- Muhasebe Kayıtları: İade faturasını kestikten sonra muhasebe sistemine de bu bilgiyi doğru bir şekilde işlemen gerekir. Cari hesaba alacak kaydı yapıldığından emin ol.
- Zamanında İşlem: Müşterinin iade talebini aldığı anda iade faturasını kesmek, hem senin hem de müşterinin işini kolaylaştırır.
- Özel Durumlar (İskonto vb.): Eğer ilk faturada özel bir iskonto veya ek bir bilgi varsa, iade faturasında da bu durumu yansıtman gerekebilir. Miktarı ve tutarı buna göre ayarlamalısın.
Unutma, her zaman güncel GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) mevzuatını takip etmek en doğrusudur. Ancak bu temel adımlar, e-arşiv portalında iade faturası kesme konusunda sana iyi bir başlangıç noktası sunacaktır.