Excele nasıl dosya eklenir?

Excel'de Dosya Ekleme Yolları

Excel'de bir dosyayı başka bir Excel dosyasına eklemek istediğinde, bu aslında "dosya ekleme" değil, daha çok "veriyi başka bir dosyadan alma" olarak adlandırılır. Bu, iki farklı senaryoda karşımıza çıkar: ya farklı bir Excel dosyasındaki veriyi mevcut dosyana çekmek istersin ya da bir dosyayı (örneğin bir PDF veya resim) doğrudan Excel hücresine yerleştirmek istersin. Gel, ikisini de detaylıca ele alalım.

Dış Kaynaklardan Veri Alma (Bağlantı Kurma)

Bu yöntem, bir Excel dosyasındaki veriyi başka bir Excel dosyasına dinamik olarak aktarmak için kullanılır. Yani, kaynak dosyadaki veri değiştiğinde, senin dosyan da otomatik olarak güncellenir. Bu, özellikle raporlamada ve büyük veri setleriyle çalışırken hayat kurtarıcıdır.

Deneyimlerime göre, bunun en yaygın ve kullanışlı yolu "Veri sekmesi" altındaki "Veri Al" seçeneğidir. Özellikle Excel 2016 ve sonrası sürümlerde "Power Query" bu işi inanılmaz kolaylaştırıyor.

• Adım 1: Veri Sekmesi > Veri Al

  Excel'de üst menüden "Veri" sekmesine tıkla. Ardından, "Veri Al" veya "Get Data" (sürümüne göre değişebilir) seçeneğine gel. Burada birçok farklı kaynak seçeneği göreceksin. Bizim konumuz "Dosyadan" veya "From File" olacak.

• Adım 2: Excel Dosyasını Seçme

  Karşına çıkan pencerede, "Excel Kitabı" veya "Excel Workbook" seçeneğini tıkla. Ardından, "Bağlan" veya "Connect" butonuna bas. Açılan dosya gezgininden, verisini almak istediğin Excel dosyasını bul ve seç. Örneğin, bu dosya "Satış Raporu 2023.xlsx" olsun.

• Adım 3: Navigasyon Penceresi ve Veriyi Yükleme

  Dosyayı seçtikten sonra, bir "Gezgin" (Navigator) penceresi açılır. Bu pencerede, kaynak dosyadaki tüm sayfaları (Sheets) ve tabloları (Tables) görürsün. Hangi veriyi almak istediğini buradan seçebilirsin. Örneğin, "Ocak Ayı Satışları" isimli sayfayı veya bu sayfadaki bir tabloyu seçtin diyelim.

  Seçimini yaptıktan sonra, alt kısımdaki seçeneklerden "Yükle" (Load) veya "Veriyi Dönüştür" (Transform Data) diyebilirsin.

  • Yükle: Veriyi doğrudan seçtiğin yere (genellikle yeni bir sayfa olarak) yükler.
  • Veriyi Dönüştür: Eğer veriyi yüklemeden önce filtrelemek, sütun ekleyip çıkarmak, veri türlerini değiştirmek gibi işlemler yapmak istersen bu seçeneği kullanırsın. Power Query Editör açılır ve burada istediğin düzenlemeleri yaparsın. İşlemler bitince "Kapat ve Yükle" diyerek veriyi Excel'e aktarırsın.

Pratik İpucu: Eğer kaynak dosyanın yolu değişirse, bu bağlantı bozulabilir. Bu durumda, "Veri" sekmesindeki "Sorguları Düzenle" seçeneğinden ilgili sorgunun kaynak dosya yolunu güncelleyebilirsin.

Nesne Olarak Dosya Ekleme (Görsel veya PDF)

Bu senaryoda, bir dosyanın kendisini (genellikle resim, grafik veya PDF gibi) Excel çalışma sayfanın içine bir nesne olarak yerleştirmek istersin. Bu, veriyi görselleştirmek veya bir belgenin çıktısını Excel'de göstermek için kullanılır.

• Adım 1: Ekle Sekmesi > Nesne

  Excel'de üst menüden "Ekle" (Insert) sekmesine git. Sağ tarafa doğru ilerlediğinde "Metin" (Text) grubunda "Nesne" (Object) seçeneğini göreceksin. Tıkla.

• Adım 2: Nesne Oluşturma

  Karşına bir pencere açılır. Burada iki ana seçeneğin var:

  • "Dosyadan Oluştur" (Create from File): Bu seçeneği seçersen, bilgisayarında kayıtlı olan bir dosyayı (resim, PDF, başka bir Excel dosyası, Word belgesi vb.) seçip çalışma sayfana ekleyebilirsin. Dosyayı seçtikten sonra, "Görünüm olarak bağla" (Link to file) seçeneğini işaretlersen, kaynak dosya değiştiğinde bu nesne de güncellenir (bu biraz daha teknik bir kullanım, dikkatli ol). İşaretlemezsen, dosyanın o anki görüntüsü Excel'e yerleşir.
  • "Karakter biçiminden oluştur" (Create New): Bu seçeneği genellikle yeni bir nesne oluşturmak için kullanırsın, bizim konumuzla doğrudan ilgili değil.

  Örneğin, bir ürün kataloğundaki ürün resmini eklemek için "Dosyadan Oluştur" seçeneğini kullanıp, resim dosyasını (örn. "urun_gorseli.jpg") seçebilirsin.

• Adım 3: Boyutlandırma ve Yerleştirme

  Nesneyi ekledikten sonra, üzerine tıkla ve köşelerdeki tutamaçlardan çekerek boyutunu ayarla. İstediğin hücrenin üzerine sürükleyerek yerini belirle. Eğer dosya bir PDF ise, Excel onu genellikle bir ikon veya ilk sayfasının önizlemesi olarak gösterir. Üzerine çift tıklayarak orijinal dosyasını açabilirsin.

Deneyimlerime göre dikkat etmen gereken: Çok büyük boyutlu dosyaları (örneğin, video dosyaları) nesne olarak eklemek, Excel dosyanın boyutunu inanılmaz artırabilir. Bu nedenle, sadece gerçekten gerekli olduğunda ve makul boyutlarda dosyalar için bu yöntemi kullan.

Diğer Excel Dosyasından Değer Aktarma (Basit Başvurular)

Bazen sadece başka bir Excel dosyasındaki tek bir hücrenin veya küçük bir veri bloğunun değerini kendi dosyana almak istersin. Bu, yukarıdaki Power Query yöntemine göre çok daha basit bir işlemdir.

• Adım 1: Eşittir İşareti ile Başla

  Değeri almak istediğin Excel hücresine gel ve eşittir (=) işaretine bas.

• Adım 2: Diğer Dosyayı Aç ve Hücreyi Seç

  Şimdi, veriyi almak istediğin diğer Excel dosyasını aç. Ardından, o dosyadaki istediğin hücreye tıkla. Örneğin, "Sipariş Listesi.xlsx" dosyasındaki "Toplam Ciro" isimli sayfada B5 hücresindeki değeri almak istiyorsun. B5 hücresine tıkladığında, formül çubuğunda şöyle bir ifade görürsün:

  ='[Sipariş Listesi.xlsx]Toplam Ciro'!$B$5

  Bu formül, Excel'in dosya yolu ve sayfa adını otomatik olarak tanıdığını gösterir.

• Adım 3: Enter'a Bas

  İstediğin hücreye tıkladıktan sonra Enter tuşuna bas. Artık bu formül, diğer dosyadaki ilgili hücrenin değerini senin çalışma sayfana getirecektir.

Pratik İpucu: Eğer bu tür bir başvuruyu sürekli kullanıyorsan ve kaynak dosyanın yolu sık sık değişiyorsa, veriyi Power Query ile almak daha sağlam bir çözüm sunar. Çünkü Power Query, dosya yolu değiştiğinde sorguyu güncelleme imkanı tanır.

Bu yöntemlerle, Excel'de veri aktarma ve dosya ekleme işlemlerini verimli bir şekilde yapabilirsin. Hangi yöntemi seçeceğin, ihtiyacının türüne göre değişir.