Gib e-arşiv Fatura başvuru nasıl yapılır?
e-Arşiv Fatura Başvurusu: Adım Adım Rehber
e-Arşiv fatura düzenleme zorunluluğu olan mükellefler için bu süreci kolaylaştırmak adına, başvuru adımlarını ve dikkat etmen gerekenleri deneyimlerime göre anlatacağım. Kapatman gereken bazı temel noktalar var ki, işin uzamaması ve hata yapmaman için bilmen faydalı olacaktır.
Kimler e-Arşiv Fatura Başvurusu Yapmalı?
Öncelikle, mali müşavirin veya muhasebecin ile konuşarak bu zorunluluğun senin için geçerli olup olmadığını teyit etmelisin. Genel olarak, e-fatura uygulamasında olmayan mükelleflerin kâğıt fatura yerine elektronik ortamda fatura düzenlemesi gerektiğinde e-arşiv fatura kullanması gerekiyor. Bunun başlıca nedenleri şunlardır:
- E-ticaret Faaliyetleri: İnternet üzerinden satış yapıyorsan, müşterilerine e-arşiv fatura göndermen zorunlu.
- Vergi Levhası ve Ticaret Sicili Kaydı: Tüzel kişilikli bir işletmeysen ve vergi levhan varsa, e-arşiv fatura kullanman gerekir.
- Belirli Ciro Sınırları: Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen belirli ciro eşiklerini aşan mükellefler de bu kapsama girer. Bu sınırları güncel olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) web sitesinden takip edebilirsin.
Başvuru Süreci: Gib.gov.tr Üzerinden İşlemler
e-Arşiv fatura başvurusu için temel adım Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) web sitesi üzerinden ilerlemek. Bu süreçte izlemen gereken adımlar şunlar:
- İnteraktif Vergi Dairesi Üyeliği ve Şifresi Alma
Eğer daha önce GİB’in interaktif vergi dairesini kullanmadıysan, ilk işin buraya üye olmak ve kendine özel bir şifre almak olmalı. Bunu şahsen vergi dairesine giderek veya e-devlet şifrenle online olarak yapabilirsin. e-Devlet şifren varsa işlerin çok daha hızlı ilerler.
- e-Arşiv Fatura Başvuru Formu ve Dilekçe
GİB’in interaktif vergi dairesine giriş yaptıktan sonra, menülerden “e-Belge İşlemleri” veya benzeri bir bölümü bulmalısın. Burada e-arşiv fatura başvuru formunu doldurman gerekecek. Bu formda senden işletme bilgilerini, vergi dairesini, unvanını ve iletişim bilgilerini isteyecekler.
Bazı durumlarda, bu online başvuruya ek olarak çıktısını alıp imzalaman gereken bir dilekçe de istenebilir. Bu dilekçe genellikle başvurunun elektronik ortamda mı, yoksa özel entegratör aracılığıyla mı yapılacağını belirtir. Eğer mali müşavirin bu süreci senin adına yürütüyorsa, gerekli belgeleri onlara teslim etmen yeterli olacaktır.
- Başvurunun Onaylanması ve e-Arşiv Fatura Kullanmaya Başlama
Başvurunu tamamladıktan sonra, GİB’in bu başvuruyu değerlendirmesi birkaç gün sürebilir. Başvurunun onaylanmasıyla birlikte e-arşiv fatura düzenlemeye başlayabilirsin. Ancak burada önemli bir nokta var:
- Kendi İmkanlarınla: Eğer mali durumun müsaitse ve bu süreci kendi başına yönetmek istiyorsan, GİB’in sağladığı ücretsiz portalı kullanabilirsin. Bu portal üzerinden faturalarını oluşturabilir, gönderebilir ve saklayabilirsin.
- Özel Entegratör Aracılığıyla: Çoğu işletme, iş yükünü azaltmak ve daha profesyonel bir çözüm kullanmak için özel entegratör firmalarıyla anlaşır. Bu firmalar, senin adınıza tüm e-arşiv fatura süreçlerini yönetirler. Aylık belirli bir ücret karşılığında bu hizmeti alabilirsin. Deneyimlerime göre, özellikle yoğun işlem yapan işletmeler için bu daha pratik bir çözüm.
Pratik İpuçları ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
e-Arşiv fatura başvurusu ve kullanımı sırasında karşılaşabileceğin bazı durumlar ve sana yardımcı olacak ipuçları şunlar:
- Fatura Numarası ve Serisi: e-Arşiv faturaların özel bir numara ve seri sistemine tabidir. Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen kurallara uyman gerekir. Genellikle bu seri bilgisi senin mükellefiyetine göre belirlenir.
- Mali Mühür veya Elektronik İmza: e-Arşiv faturalarını dijital olarak imzalayabilmek için bir mali mühre veya elektronik imzan olmalı. Eğer özel entegratör kullanıyorsan, bu genellikle onların sistemleri üzerinden sağlanır.
- Faturaların Saklanması: Düzenlediğin tüm e-arşiv faturalarını belirli bir süre (genellikle 5 yıl) saklamakla yükümlüsün. Bu saklama işlemini de hem kendi sistemlerinde hem de özel entegratörlerin sunduğu saklama hizmetiyle güvenle yapabilirsin.
- Kesinleşmiş e-Arşiv Faturalar: Bir kere onaylanıp gönderilmiş bir e-arşiv faturasında değişiklik yapmak istersen, yeni bir "e-Arşiv Fatura İptal/İhtar Bildirimi" düzenlemen gerekir. Bu da GİB portalı üzerinden veya entegratörün aracılığıyla yapılır.
- Mali Müşavirinle Sürekli İletişimde Kal: Bu süreçler karmaşık gelebilir. Mali müşavirin, bu konuda en doğru ve güncel bilgiyi sana sağlayacak kişidir. Herhangi bir adımda emin olamadığında veya tereddüt yaşadığında mutlaka ona danış.
Umarım bu bilgiler, e-arşiv fatura başvuru sürecini senin için daha anlaşılır hale getirmiştir.