E-arşiv fatura kaç gün önceye kesilebilir?

E-Arşiv Fatura Kaç Gün Önceye Kesilebilir?

E-arşiv fatura kesme süresi konusunda sıkça sorulan bir soru var. Hemen konuya girelim: E-arşiv faturalarınızı, gerçekleşen mal veya hizmetin alındığı tarih ile fiili fatura kesim tarihi arasında en fazla 7 gün geriye dönük olarak kesebilirsiniz. Yani, bir satış yaptınız diyelim ki 10'unda ama faturasını ancak 15'inde kesebiliyorsunuz. Bu durumda 10'undan 15'ine kadar olan süreyi kapsayan bir fatura düzenlemeniz mümkün. Ancak, satış 10'unda olduysa ve siz faturayı 18'inde kesiyorsanız, 11'inci gün artık geriye dönük kesim yapamazsınız.

Bu süre özellikle bazı sektörlerde, örneğin inşaat gibi, işin tamamlanması ve faturalandırılması zaman alabilen durumlarda önemli. Ya da bir hizmet aldınız ama hizmet sağlayıcısı, yoğunluktan dolayı hemen fatura kesemedi. İşte bu 7 günlük süre, bu gibi durumlarda hem alıcı hem de satıcı için esneklik sağlıyor.

7 Gün Kuralı Neden Önemli?

Bu 7 günlük süre, vergi mevzuatının bir gerekliliği. Temel mantığı şu: Fatura, bir mal veya hizmetin teslimi veya ifası gerçekleştiği anda düzenlenmeli. Ancak pratikte bazı gecikmeler olabileceği düşünülerek bu esneklik tanınmış. Deneyimlerime göre, bu süreyi aşmak, özellikle vergi denetimlerinde sorunlara yol açabilir. İleride olası bir incelemede, mal veya hizmetin fiili olarak ne zaman alındığı ile fatura tarihi arasındaki uyumsuzluk dikkat çekebilir.

Örneğin, bir yazılım lisansı sattığınızı düşünün. Lisansın aktifleştiği tarih ile faturanın kesildiği tarih arasında 7 günden fazla bir fark varsa, bu durum "gerçeğe aykırı fatura" gibi algılanabilir. Bu yüzden, mümkün olduğunca satış veya hizmetin gerçekleştiği tarihe yakın bir zamanda fatura kesmek en sağlıklısıdır.

Pratik Öneriler ve Nelere Dikkat Etmeli?

E-arşiv faturalarınızı keserken şu noktalara dikkat etmenizi öneririm:

• Satış Tarihi ve Fatura Tarihi Tutarlılığı: Fatura üzerinde yer alan 'Fatura Tarihi' ile malın teslim edildiği veya hizmetin ifa edildiği tarihin birbirine yakın olmasına özen gösterin. En fazla 7 günlük bir fark kabul edilebilir.
• Elektronik Kayıtlarınızı Düzenli Tutun: Malın teslim edildiğine veya hizmetin ifa edildiğine dair belgelerinizi (teslim fişi, sözleşme, proje takip raporu vb.) düzenli ve erişilebilir bir şekilde saklayın. Bu belgeler, fatura tarihi ile gerçek işlem tarihi arasındaki uyumu kanıtlamada kritik rol oynar.
• Tekrarlayan Hizmetler ve Günlük Faturalama: Eğer sürekli bir hizmet veriyorsanız (örneğin danışmanlık, kiralama gibi) ve bu hizmet her gün devam ediyorsa, genel kural olarak gün sonunda faturalandırma yapmanız beklenir. Bu durumda da en fazla 7 gün geriye gitme hakkınız saklıdır. Ancak burada da yine fiili hizmetin gerçekleştiği tarihlerle fatura tarihinin uyumu önemlidir.
• Mali Müşavirinizle İletişimde Kalın: Her işletmenin durumu farklı olabilir. Sektörünüze ve faaliyetlerinize özgü durumlar için mali müşavirinizle düzenli iletişimde olmak, olası yanlış anlamaların önüne geçmenizi sağlar.

Unutmayın, doğru zamanda ve doğru bilgilerle kesilen e-arşiv faturaları, hem sizin iş akışınızı kolaylaştırır hem de mali denetimlerde sorun yaşamanızı engeller. Bu 7 günlük süreyi aşmamaya özen göstermek, işinizin şeffaflığı ve mevzuata uyumu açısından büyük önem taşır.