Fatura yerine geçen belge nedir?

Fatura Yerine Geçen Belgeler: Ne Zaman ve Neden Kullanılır?

Merhaba, fatura yerine geçen belgelerle uğraşırken kafa karışıklığı yaşaman çok doğal. Çünkü bu belgeler, tıpkı fatura gibi yasal geçerliliği olan ve kayıt tutmanı sağlayan önemli evraklar. Ama fatura kadar sık karşımıza çıkmadıkları için biraz uzak gelebilirler. Deneyimlerime göre, en çok merak edilenler şunlar:

1. Yazar Kasa Fişi (YF)

Bu, aslında faturanın en yakın akrabası diyebiliriz. Özellikle perakende satışlarda, yani direkt tüketiciye satış yaptığın durumlarda sıkça karşılaşırsın. Eğer bir mağazadan alışveriş yaptıysan ve sana üzerinde "Yazar Kasa Fişi" yazan bir belge verdilerse, işte bu senin için bir fatura yerine geçiyor.

Neden Önemli?

• Vergi Kaydı: Yazar kasa fişi, satışının yapıldığını ve vergisinin ödendiğini gösteren resmi bir kanıt. Gelir ve gider kayıtlarında bu fişi kullanırsın.
• Tüketici Hakları: Bir tüketici olarak, ürünün ayıplı çıkması durumunda bu fişle iade veya değişim hakkını kullanabilirsin.
• Maliye Bakanlığı Onaylı: Bu fişler, maliye bakanlığının belirlediği standartlara uygun olarak üretilir ve özel seri numaraları bulunur. Bu da sahteciliği zorlaştırır.

Pratik Bilgi: Günlük cirosunu kapatırken yazar kasa fişlerinin toplamını bankaya yatırdığın tutarla karşılaştırman önemlidir. Sapma varsa nedenini araştırmalısın.

1. Müstahsil Makbuzu (MM)

Bu belgeyi daha çok tarım ürünleri veya hayvansal ürünler satan üreticilerle çalışırken görürsün. Diyelim ki bir çiftçiden doğrudan ürün aldın ve bu çiftçi esnaf veya şirket değil. İşte o zaman ona müstahsil makbuzu düzenlersin.

Neden Önemli?

• Vergi Kesintisi: Bu makbuz, alıcı tarafın (yani senin) ödediği tutardan belirli bir oranda stopaj (vergi kesintisi) yapmasını gerektirir. Örneğin, zirai ürün alımlarında bu oran %4 civarında olabilir. Bu stopajı vergi dairesine beyan edip ödemen gerekir.
• Ticari İşlem Kaydı: Bu makbuz, senin için bir gider belgesi, çiftçi için ise bir gelir belgesidir. Kayıtların düzgün tutulmasını sağlar.
• Çiftçinin Belgelemeleri: Eğer çiftçi esnaf değilse, bu makbuzlar onun da gelirini belgelediği için önemlidir.

Örnek: Bir kasap, yerel bir çiftçiden 1000 TL'ye kuzu eti aldığında, çiftçiye müstahsil makbuzu düzenler. Bu makbuzda, 1000 TL'lik mal bedeli üzerinden örneğin %4 stopaj kesintisi yapılır (40 TL). Kasap, çiftçiye 960 TL öder ve 40 TL'yi devlete ödemek üzere beyan eder. Kasabın kayıtlarında gideri 1000 TL olarak görünür.

Pratik Bilgi: Müstahsil makbuzunu düzenlerken, çiftçinin kimlik bilgilerini (TC Kimlik No gibi) ve banka hesap bilgilerini doğru aldığından emin olmalısın. Kesilen stopajı ilgili vergi dairesine zamanında beyan etmen kritik.

1. Gider Pusulası (GP)

Bu belge, biraz daha geniş bir kullanım alanına sahip. Genellikle vergi mükellefi olmayan kişilerden mal veya hizmet aldığında kullanılır. Örneğin, ikinci el bir eşya aldığında veya serbest meslek sahibi olmayan birinden (sanatçı, tamirci gibi) hizmet aldığında karşımıza çıkabilir.

Neden Önemli?

• Ticari İşlem Kanıtı: Gider pusulası, yaptığın harcamanın bir kanıtıdır. İşletmenin gider kayıtlarında yer alır.
• Stopaj Uygulaması: Müstahsil makbuzunda olduğu gibi, gider pusulasında da belirli hizmet veya mallar için vergi kesintisi (stopaj) yapılması gerekebilir. Bu oranlar Gelir Vergisi Kanunu'nda belirtilmiştir. Örneğin, vergi mükellefi olmayanlardan yapılan sanat ve zanaat işleri için %10, diğer hizmetler için %20 stopaj kesintisi yapılabilir.
• Yevmiye Defter Kaydı: Bu pusulalarla yapılan ödemeler, işletmenin yevmiye defterine kaydedilir.

Örnek: Bir tasarımcı, vergi mükellefi olmayan bir arkadaşından web sitesi tasarımı hizmeti aldı ve bunun için 5000 TL ödedi. Tasarımcı, hizmet aldığı kişiye bir gider pusulası düzenler. Eğer bu hizmet %10 stopaja tabi ise, 500 TL stopaj kesilir ve hizmet veren kişiye 4500 TL ödenir. Bu 500 TL de ilgili vergi dairesine beyan edilir.

Pratik Bilgi: Gider pusulası düzenlerken, hizmeti veya malı vergi mükellefi olmayan kişiden aldığından emin ol. Eğer karşı taraf vergi mükellefi ise, ona fatura veya serbest meslek makbuzu sormalısın. Pusulayı iki nüsha olarak düzenleyip, birini kendine, diğerini hizmeti/malı verene vermek yaygın bir uygulamadır.

Bu üç belge, fatura yerine geçen ve işletmelerin kayıt tutma yükümlülüklerini yerine getirmesine yardımcı olan önemli araçlardır. Her birinin kendine özgü kullanım alanları ve dikkat edilmesi gereken noktaları vardır.