🗞️ Manisa Haber

GİB e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

15 Haziran 2025 Manisa Haber

GİB e-Fatura Başvurusu: Adım Adım Rehber

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) zorunlu kıldığı dijital fatura sistemine geçişin anahtarı. Eğer sen de bu sürece adım atmak istiyorsan, doğru yerdesin. Deneyimlerime göre, bu süreç ilk başta biraz göz korkutucu görünebilir ama aslında oldukça anlaşılır. Gelin, lafı uzatmadan konuya girelim.

e-Fatura Uygulamasının Temelleri ve Zorunluluk Durumları

Öncelikle kimlerin e-Fatura kullanmasının zorunlu olduğunu bilmek önemli. Genel olarak, brüt satış hasılatı belirli bir limitin üzerinde olan mükellefler (örneğin, 2023 yılı için 3 milyon TL ve üzeri) e-Fatura'ya geçmek durumundalar. Ayrıca, bazı sektörlerde (e-ticaret, özel iletişim vergisi kapsamına giren hizmetler vb.) bu limit daha düşük olabilir veya doğrudan zorunluluk bulunabilir. Eğer senin firman bu kategoriye giriyorsa, başvuru süreci senin için artık bir gereklilik. Hangi sınıra tabi olduğunu ve hangi yıldan itibaren geçerli olduğunu GİB'in güncel mevzuatından mutlaka kontrol etmelisin. Bu sınırlar her yıl güncellenebilir.

e-Fatura Başvurusu İçin Gerekli Belgeler ve Yöntemler

e-Fatura sistemine geçişin temelinde iki ana yöntem var: Temel e-Fatura ve Ticari e-Fatura. Hangisinin senin için uygun olduğunu belirlemelisin.

  • Temel e-Fatura: Daha çok anonim faturalar, yani kimliği belirsiz alıcılara kesilen faturalar için kullanılır. Örneğin, bir dükkanda bireysel müşterilere yapılan satışlar gibi. Bu yöntemde, GİB’in sunduğu temel e-Fatura portalını kullanabilirsin. Başvuru için GİB’in web sitesindeki ilgili bölüme giderek e-Fatura kullanıcısı olmak istediğini belirten başvuruyu yapman yeterli. Genellikle gerekli bilgiler arasında TC kimlik numarası veya vergi kimlik numarası, iletişim bilgileri yer alır.
  • Ticari e-Fatura: Bu, işletmeden işletmeye (B2B) yapılan ticari işlemlerde kullanılan daha kapsamlı bir yöntemdir. Alıcının veya satıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu durumlarda tercih edilir. Ticari e-Fatura’yı kullanmak için ise genellikle bir e-Fatura özel entegratörü ile çalışman gerekir. Bu özel entegratörler, senin ERP sisteminle GİB arasında köprü görevi görürler.

Özel entegratörle çalışacaksan, öncelikle bu entegratörlerden birini seçmen gerekiyor. Piyasada birçok özel entegratör firma bulunuyor ve bu firmalar genellikle sana hem yazılım hem de danışmanlık hizmeti sunuyorlar. Seçim yaparken firmanın GİB tarafından yetkilendirilmiş olup olmadığını, sunduğu hizmetlerin kapsamını ve fiyatlandırmasını karşılaştırmalısın. Başvuru süreci, entegratör firmanın sana yönlendireceği adımları takip ederek ilerler. Bu, genellikle bir ön başvuru formu doldurmak, gerekli bilgileri paylaşmak ve sözleşme imzalamak şeklinde olur.

e-Fatura Sistemine Geçişin Maliyeti ve Zaman Çizelgesi

e-Fatura sistemine geçişin maliyeti seçtiğin yönteme göre değişiklik gösterir. Temel e-Fatura portalı ücretsizdir ancak sadece belirli senaryolar için uygundur. Ticari e-Fatura için özel entegratörlerle çalışmak ise genellikle bir yıllık veya aylık hizmet bedeli karşılığında gerçekleşir. Bu bedeller, firmanın büyüklüğüne, kesilen fatura sayısına ve seçilen entegratörün sunduğu ek hizmetlere göre farklılık gösterebilir. Örnek vermek gerekirse, küçük ölçekli işletmeler için yıllık birkaç bin TL'den başlayıp, büyük ölçekli işletmeler için on binlerce TL'ye kadar çıkabilir.

Zaman çizelgesine gelince, başvuru süreci ve sistem entegrasyonu biraz zaman alabilir. Eğer bir özel entegratörle çalışıyorsan, entegratörün sana sağlayacağı yazılım ve entegrasyon için genellikle 1-2 hafta ile 1 ay arasında bir süre gerekebilir. Bu süre, mevcut muhasebe sistemlerinin uyumluluğuna ve entegratörün iş yüküne göre değişebilir. GİB onay süreçleri de bu zaman dilimine eklenir. Bu nedenle, zorunluluk tarihinden en az 1-2 ay önce süreci başlatmanı tavsiye ederim.

Pratik İpuçları ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Deneyimlerime göre, bu süreçte dikkat etmen gereken bazı önemli noktalar var:

  • Doğru Entegratörü Seçin: Yalnızca GİB tarafından yetkilendirilmiş entegratörlerle çalış. Firmanın referanslarını ve sunduğu teknik desteği iyice araştır.
  • Mevcut Sistemlerle Entegrasyon: e-Fatura yazılımının mevcut muhasebe veya ERP sistemlerinle uyumlu olmasına dikkat et. Entegrasyon sorunları ilerleyen süreçlerde ciddi aksaklıklara yol açabilir.
  • Vergi Levhası ve Diğer Belgeler: Başvuru sırasında istenen vergi levhası, imza sirküleri gibi belgelerin güncel olduğundan emin ol.
  • e-Fatura Gönderim ve Alma Süreçleri: e-Fatura gönderim ve alma süreçlerinin nasıl işlediğini öğren. Kimlerin e-Fatura mükellefi olduğunu bilmek, doğru türde fatura kesmeni sağlar. Alıcıların e-Fatura'ya geçişi henüz tamamlanmamış olabilir, bu durumlarda klasik fatura kesmen gerekebilir.
  • e-Arşiv Fatura Ayrımını Bilin: e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki farkları iyi öğren. e-Arşiv fatura, yine GİB tarafından düzenlenen ancak e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan gerçek veya tüzel kişilere kesilen dijital faturadır.
  • Vergi Denetimlerine Hazırlık: e-Fatura sisteminde tüm kayıtların dijital ortamda tutulduğu için vergi denetimleri daha hızlı ve kolay olacaktır. Sistemini düzenli olarak kontrol et.

Unutma, e-Fatura'ya geçiş sadece bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda operasyonel verimliliğini artıracak bir adımdır. Bu süreci doğru yönetmek, hem sana hem de iş ortaklarına zaman ve maliyet tasarrufu sağlayacaktır. Başarılar dilerim!