E-arşiv fatura iptali nasil olur 2020?
E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Olur? (2020 Rehberi)
E-arşiv faturasını iptal etmek ilk başta biraz kafa karıştırıcı görünebilir ama aslında oldukça standart prosedürleri var. 2020 yılında da temel prensipler aynıydı ve hala geçerli. Eğer elinizde iptal edilmesi gereken bir e-arşiv fatura varsa, doğru yerdesiniz. Tecrübelerime göre, bu süreci birkaç ana başlık altında toplamak işini kolaylaştıracak.
- Fatura Teslim Edildikten Sonraki Durumlar ve İptal Yöntemleri
E-arşiv faturasının iptali için öncelikle faturanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığı kritik bir bilgi. Eğer fatura alıcıya henüz teslim edilmediyse, durum biraz daha rahat. Ancak teslim edildiyse, farklı yollara başvurmak gerekiyor.
1. - Fatura Henüz Teslim Edilmediyse:
Bu durumda en temiz yol, ilgili e-arşiv faturasını GİB'in (Gelir İdaresi Başkanlığı) portalı üzerinden "İptal" seçeneğiyle iptal etmektir. Bu işlemi yaparken dikkat etmen gerekenler:
- İptal edeceğin faturanın bilgilerini (fatura numarası, tarihi vb.) tam olarak bilmelisin.
- GİB'in E-Belge İşlem Uygulaması'na (genellikle e-Fatura veya e-Arşiv portalı üzerinden erişilir) giriş yapmalısın.
- İlgili faturayı seçip "İptal Et" butonuna tıklayarak işlemi tamamla.
- Bu işlem genellikle anında gerçekleşir ve sistemde iptal edildiği bilgisi görünür.
1. - Fatura Alıcıya Teslim Edildiyse:
Eğer fatura alıcıya teslim edilmişse, doğrudan "iptal" etmek yerine "iade bileti" veya "yeni bir fatura ile düzeltme" yöntemleri kullanılır. 2020'de de bu böyleydi ve mantığı şu:
- E-Arşiv İade Bileti: Eğer satıcı olarak sana iade işlemi yapılacaksa, alıcının sana bir iade bileti göndermesi gerekir. Bu bileti sistemine işleyerek faturayı cari hesaplarında kapatırsın. Alıcı tarafı da kendi sisteminde bu iade bileti ile faturayı iptal etmiş olur. Yani iade bileti, satıcıdan alıcıya yapılan bir işlemi tersine çevirmenin belgesidir.
- Yeni Bir Fatura ile Düzeltme (Daha Az Yaygın ve Dikkat Gerektirir): Bazı özel durumlarda, alıcının kusurlu malı iade ettiği ancak bir iade bileti düzenlemediği hallerde, satıcı yeni bir fatura keserek bu durumu düzeltebilir. Ancak bu yöntem, özellikle vergi denetimlerinde sorun yaratabileceği için pek tavsiye edilmez. İade bileti en doğru yöntemdir.
- Zaman Aşımı Süreleri ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
E-arşiv faturalarında iptal veya iade işlemleri için belirli bir süre sınırı vardır. Tecrübelerime göre bu süreler genellikle:
- Ticari İşlemlerde: Genellikle bir takvim yılı içinde (yani 1 Ocak - 31 Aralık arası) kesilen faturalar için, sonraki yılın Şubat ayı sonuna kadar iade bileti düzenlenebilir. Örneğin, 2020 yılında kesilen bir e-arşiv fatura için 2021 Şubat sonuna kadar işlem yapma imkanın vardı.
- Tüketici İşlemlerinde: Tüketicinin malı iade etmesi durumunda, satıcının iade bileti düzenleme süresi daha esnek olabilir ama yine de makul süreler içinde yapılması esastır.
Bu sürelerin aşılması durumunda, iptal işlemi için doğrudan vergi dairesine başvurmak gerekebilir ki bu da süreci uzatır. Bu yüzden faturalarını zamanında kontrol etmek ve gerektiğinde prosedürleri hemen uygulamak önemlidir.
- Yanlış Bilgi İçeren E-Arşiv Faturaları Nasıl Düzeltilir?
Bazen fatura tutarı, mal veya hizmet bilgisi gibi detaylarda yanlışlıklar olabilir. Bu tür durumlarda doğrudan iptal yerine "düzeltme faturası" (yeni bir fatura) kullanılır.
- Nasıl Yapılır?: Yanlış kesilen faturanın aynısı, ancak doğru bilgilerle yeni bir fatura kesilir. Bu yeni faturanın üzerine "İrsaliye yerine geçen" veya "Teslimat Belgesi" gibi ibareler eklenmez. Önemli olan, iki faturanın da aynı tarihli olmamasıdır. Genellikle düzeltme faturası, orijinal faturanın kesildiği tarihten sonraki bir tarihte kesilir.
- Örnek: Diyelim ki 1000 TL'lik bir fatura kestiğini düşün. Ancak ürünün fiyatı aslında 1200 TL olmalıymış. Bu durumda, 1000 TL'lik faturanı iptal etmezsin. Bunun yerine, 1200 TL'lik yeni bir fatura kesersin ve bu faturada, önceki faturayı referans göstererek durumu açıklayan bir not düşebilirsin.
- Teknolojik Altyapı: Bu işlemleri yaparken kullandığın muhasebe yazılımının veya GİB'in ilgili modülünün bu düzeltme faturalarını doğru şekilde işlediğinden emin olmalısın.
- İptal ve İade Süreçlerinde Müşteri İletişimi
Bu tür işlemlerin sorunsuz ilerlemesi için en kritik noktalardan biri müşteriyle iyi iletişim kurmak. Deneyimlerime göre:
- Şeffaf Ol: Müşteriye iptal veya iade nedenini net bir şekilde açıkla.
- Süreci Anlat: Hangi adımları izleyeceğini ve ne kadar sürebileceğini bildir. Örneğin, "İade bileti bize ulaştıktan sonraki 2 iş günü içinde işleminizi tamamlayacağız" gibi net ifadeler kullan.
- Belgeleri İsteyin: Eğer müşteri tarafından iade bileti veya başka bir belge gerekiyorsa, bunu net bir dille ve en kısa sürede talep et.
Unutma, bu süreçler hem senin hem de müşterinin işlerini kolaylaştırmak için var. Doğru bilgi ve zamanında hareket etmek her zaman en iyisidir.