E-Arşiv nasıl kullanılır?

Günümüzde işletmelerin dijitalleşme süreçlerinde önemli bir yere sahip olan e-arşiv, faturaların elektronik ortamda oluşturulmasını, saklanmasını ve ibraz edilmesini sağlayan bir sistemdir. Kağıt faturaların yerini alan bu sistem, hem çevre dostu bir yaklaşım sunar hem de işletmelere zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Peki, e-arşiv nasıl kullanılır? İşte adım adım rehberimiz.

E-Arşiv Sistemine Geçiş İçin Gerekenler

E-arşiv sistemine geçiş yapmadan önce bazı ön koşulları yerine getirmeniz gerekmektedir. Öncelikle, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği standartlara uygun bir e-arşiv uygulaması kullanmanız şarttır. Bu uygulamayı kendiniz geliştirebileceğiniz gibi, GİB onaylı bir hizmet sağlayıcıdan da temin edebilirsiniz. Ardından, mali mühür veya elektronik imza edinmeniz gerekmektedir. Bu araçlar, elektronik faturalarınızı güvenli bir şekilde imzalamanızı ve kimliğinizi doğrulamanızı sağlar.

Bir diğer önemli adım ise, GİB'e başvurarak e-arşiv izni almaktır. Başvurunuzda, kullanacağınız e-arşiv uygulamasının detaylarını ve sisteminizi nasıl yöneteceğinizi belirtmelisiniz. GİB'in onayı sonrasında, e-arşiv sistemini kullanmaya başlayabilirsiniz.

E-Arşiv Faturası Nasıl Oluşturulur ve Gönderilir?

E-arşiv faturası oluşturmak, geleneksel fatura oluşturmaktan çok da farklı değildir. Kullanmakta olduğunuz e-arşiv uygulamasında, fatura bilgilerini (alıcı bilgileri, ürün/hizmet detayları, tutar vb.) eksiksiz ve doğru bir şekilde girmeniz gerekmektedir. Fatura oluşturulduktan sonra, mali mührünüz veya elektronik imzanız ile imzalayarak GİB'e göndermeye hazır hale getirirsiniz.

Faturayı alıcıya iletmek de oldukça basittir. E-arşiv uygulamanız genellikle faturayı alıcının e-posta adresine otomatik olarak gönderme özelliğine sahiptir. Ayrıca, faturayı PDF formatında indirerek kendiniz de alıcıya iletebilirsiniz. Alıcının e-fatura kullanıcısı olması durumunda, fatura doğrudan alıcının sistemine aktarılabilir.

E-Arşiv Faturalarının Saklanması ve İbrazı

E-arşiv faturalarını saklamak, kağıt faturaları saklamaktan çok daha kolay ve güvenlidir. E-arşiv uygulamanız, faturalarınızı güvenli bir şekilde bulutta veya kendi sistemlerinizde saklama imkanı sunar. GİB'in belirlediği yasal süre boyunca (genellikle 10 yıl) faturalarınızı saklamanız gerekmektedir.

İbraz gerektiği durumlarda, e-arşiv uygulamanız üzerinden ilgili faturayı kolayca bulabilir ve GİB'e veya diğer yetkili mercilere sunabilirsiniz. Elektronik ortamda saklanan faturalar, kağıt faturalara göre daha güvenli ve erişilebilirdir.

E-arşiv sistemine geçiş, işletmenizin verimliliğini artırmanın ve maliyetlerinizi düşürmenin yanı sıra, çevreye duyarlı bir yaklaşım sergilemenizi de sağlar. Bu rehberimizle, e-arşiv sistemine geçişin ve kullanımının ne kadar kolay olduğunu görmüş oldunuz. Hala tereddütleriniz varsa, GİB onaylı bir hizmet sağlayıcıdan destek alarak süreci daha da kolaylaştırabilirsiniz.