E-arşiv fatura nasıl mail atılır?

Günümüzde işletmelerin sıklıkla tercih ettiği e-arşiv fatura, hem maliyet avantajı sağlıyor hem de çevre dostu bir seçenek sunuyor. Peki, e-arşiv faturanızı müşterilerinize veya ilgili kişilere nasıl gönderebilirsiniz? Bu blog yazımızda, e-arşiv fatura gönderme işleminin basit ve etkili yollarını adım adım anlatacağız.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan, elektronik ortamda oluşturulan ve saklanan bir fatura türüdür. Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak düzenlenir ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara tabidir. E-arşiv fatura, özellikle e-ticaret yapan veya yoğun fatura trafiği olan işletmeler için büyük kolaylık sağlar.

E-arşiv fatura kullanmak, işletmelere önemli avantajlar sunar. Kağıt, baskı ve kargo maliyetlerinden tasarruf etmenizi sağlarken, faturaların arşivlenmesi ve bulunması süreçlerini de kolaylaştırır. Ayrıca, e-arşiv fatura sayesinde faturalarınızı daha hızlı bir şekilde gönderebilir ve alabilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Nasıl Oluşturulur?

E-arşiv fatura oluşturmak için öncelikle GİB tarafından yetkilendirilmiş bir e-arşiv fatura hizmet sağlayıcısı ile anlaşmanız gerekmektedir. Bu hizmet sağlayıcıları, size faturalarınızı elektronik ortamda oluşturma, gönderme ve saklama imkanı sunar. Fatura oluşturma süreci genellikle şu adımları içerir:

• Hizmet sağlayıcınızın platformuna giriş yapın.
• Fatura bilgilerini (alıcı bilgileri, ürün/hizmet bilgileri, tutar vb.) girin.
• Faturanızı elektronik olarak imzalayın.
• Faturanızı kaydedin ve göndermeye hazır hale getirin.

E-Arşiv Fatura Mail ile Nasıl Gönderilir?

E-arşiv faturanızı mail ile göndermek oldukça basittir. Hizmet sağlayıcınız genellikle size faturanızı doğrudan mail olarak gönderme seçeneği sunar. Alternatif olarak, faturanızı PDF formatında indirip manuel olarak da gönderebilirsiniz. İşte adım adım e-arşiv faturanın mail ile gönderilmesi:

• Hizmet sağlayıcınızın platformunda ilgili faturayı bulun.
• "Mail Gönder" veya benzeri bir seçeneği tıklayın.
• Alıcının mail adresini girin.
• İsteğe bağlı olarak mail metni ekleyin (örneğin, "Sayın [Müşteri Adı], faturanız ekte sunulmuştur.").
• Maili gönderin.

Eğer hizmet sağlayıcınız doğrudan mail gönderme seçeneği sunmuyorsa, faturanızı PDF olarak indirin ve kendi mail uygulamanız aracılığıyla alıcıya gönderin. Mailin konusuna "E-Arşiv Fatura - [Fatura Numarası]" gibi açıklayıcı bir başlık eklemeyi unutmayın.

E-Arşiv Fatura Gönderirken Dikkat Edilmesi Gerekenler

E-arşiv fatura gönderirken bazı önemli noktalara dikkat etmek, sorunsuz bir süreç için önemlidir:

• Alıcının mail adresinin doğru olduğundan emin olun.
• Faturanın PDF formatında olduğundan emin olun (alıcıların çoğu bu formatı kolayca açabilir).
• Mailin spam klasörüne düşmesini engellemek için, güvenilir bir mail sunucusu kullanın.
• Faturanızı gönderdikten sonra, alıcının faturayı aldığını teyit etmek için bir takip mekanizması kullanabilirsiniz.

E-arşiv fatura gönderme süreci, doğru adımları izleyerek oldukça kolay ve verimli hale getirilebilir. Bu rehberimizle, e-arşiv faturalarınızı sorunsuz bir şekilde gönderebilir ve işletmenizin operasyonel verimliliğini artırabilirsiniz. Başarılar dileriz!