E-Arşiv portalından fatura nasıl kesilir?

Günümüzde işletmelerin dijitalleşmesiyle birlikte e-arşiv fatura kullanımı da giderek yaygınlaşıyor. Hem maliyet avantajı sağlaması hem de operasyonel süreçleri hızlandırması nedeniyle birçok firma, geleneksel kağıt faturalar yerine e-arşiv faturalara geçiş yapıyor. Peki, e-arşiv portalından fatura nasıl kesilir? İşte adım adım rehberimiz:

E-Arşiv Fatura Kesmek İçin Gerekli Şartlar

E-arşiv faturaya geçiş yapmadan önce bazı ön koşulları yerine getirmeniz gerekiyor. Öncelikle, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilmiş bir e-arşiv fatura hizmeti sağlayıcısıyla anlaşmanız şart. Bu sağlayıcılar, faturalarınızın güvenli bir şekilde oluşturulmasını, saklanmasını ve GİB'e iletilmesini sağlıyor.

Bunun yanı sıra, şirketinizin vergi mükellefi olması ve gerekli yasal düzenlemelere uygun olması da gerekiyor. Ayrıca, e-imza veya mali mühür sahibi olmanız da önemli. Bu iki unsur, faturalarınızın elektronik ortamda güvenli bir şekilde imzalanmasını ve doğrulanmasını sağlıyor.

E-Arşiv Portalına Giriş ve Fatura Oluşturma

Yetkilendirilmiş bir e-arşiv hizmet sağlayıcısıyla anlaştıktan sonra, size özel olarak tanımlanan kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapabilirsiniz. Genellikle, hizmet sağlayıcınızın web sitesi üzerinden veya özel bir portal üzerinden erişim sağlanır.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, "Fatura Oluştur" veya benzeri bir seçeneği tıklayarak yeni bir fatura oluşturma işlemine başlayabilirsiniz. Bu aşamada, alıcı bilgileri (vergi numarası, unvan, adres vb.), fatura tarihi, mal veya hizmetin tanımı, miktarı, birim fiyatı, KDV oranı ve diğer gerekli bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde girmeniz gerekiyor.

Fatura Onayı ve Gönderimi

Tüm bilgileri girdikten sonra, faturanızı kontrol ederek herhangi bir hata olup olmadığını teyit edin. Eğer her şey doğruysa, faturanızı elektronik olarak imzalayın. Bu işlem için e-imza veya mali mührünüzü kullanmanız gerekecektir. İmzalama işlemi tamamlandıktan sonra, faturanız otomatik olarak GİB'e iletilir ve alıcısına elektronik olarak gönderilir.

Faturanın alıcıya ulaştığından emin olmak için, sistem üzerinden gönderim durumunu takip edebilirsiniz. Genellikle, alıcının faturayı görüntüleyip görüntülemediği bilgisi de sistemde yer alır.

E-arşiv fatura kesme süreci, ilk başta karmaşık gibi görünse de, aslında oldukça pratik ve hızlı bir işlemdir. Bu rehberimizle, e-arşiv portalından fatura kesme konusunda temel bilgilere sahip oldunuz. İşletmenizin dijital dönüşümüne katkıda bulunarak, hem zamandan tasarruf edebilir hem de maliyetlerinizi azaltabilirsiniz.