Şahıs şirketi hangi defterleri tutar?
Şahıs Şirketi Hangi Defterleri Tutmalı?
Şahıs şirketi kurdun ve aklında "hangi defterleri tutmalıyım?" sorusu mu var? Gel seninle bu işi netleştirelim. Deneyimlerime göre, bu konuda en çok kafa karışıklığı yaşanan yer tam da burası. Ama korkma, sandığın kadar karmaşık değil.
Öncelikle, şahıs şirketlerinin en temelinde iki ana defter tutma yükümlülüğü olduğunu bilmelisin. Bunlar, vergi usul kanunu çerçevesinde zorunlu olan defterler.
- Yevmiye Defteri
Bu, her şeyin başladığı yer diyebiliriz. Yevmiye defteri, işletmenin tüm mali işlemlerinin (alacak, borç, tahsilat, tediye, mal alışverişi vb.) tarih sırasına göre kaydedildiği bir günlük gibi düşün. Günlük hayatımızda not defteri tutarız ya, bu da onun ticari versiyonu.
Neden Önemli?
Her işlemin kronolojik olarak kayıt altına alınması, finansal hareketliliğini anlaman ve olası denetimlerde sana kanıt sunman açısından hayati önem taşır. Örneğin, 15 Ocak'ta kime ne kadar ödeme yaptığını, 20 Ocak'ta kimden ne kadar tahsilat yaptığını buradan rahatça görebilirsin.
Pratik İpucu:
İşlemleri yaparken anında kaydetmeye özen göster. Gün sonunda topluca kaydetmek hem hata yapma riskini artırır hem de takip zorluğu yaratır. Özellikle e-Defter kullanmaya başladığında bu disiplin sana çok yardımcı olacaktır.
- Defter-i Kebir (Büyük Defter)
Yevmiye defterindeki işlemleri daha anlaşılır bir hale getiren defterdir Defter-i Kebir. Burada işlemler, hesaplara göre tasnif edilir. Yani, tüm nakit hareketleri "Kasa" hesabına, tüm banka hareketleri "Banka" hesabına, tüm alacaklar "Alacaklar" hesabına kaydedilir.
Neden Önemli?
Bu defter sayesinde, belirli bir hesabın dönem sonundaki durumunu (örneğin, banka hesabında ne kadar para var, belirli bir müşteriye ne kadar borcun var) kolayca öğrenebilirsin. İşletmenin genel mali durumunu analiz etmek için en temel araçlardan biridir.
Örnek:
Eğer Yevmiye defterine "10 Ocak'ta X firmasından 5.000 TL mal aldım, bedeli bankadan ödendi" diye kaydettiysen, Defter-i Kebir'de bu işlem "Alışlar" hesabına borç, "Banka" hesabına ise alacak olarak işlenir. Böylece tüm banka hareketlerini tek bir hesapta takip edebilirsin.
Pratik İpucu:
Hesap planını iyi oluşturmak burada işini kolaylaştırır. Başlangıçta bir muhasebeciden yardım alarak genel kabul görmüş bir hesap planı oluşturmak, ileride işlerini toplamak için harika bir yatırım olur.
- Envanter Defteri ve Diğer Kayıtlar
Yukarıda bahsettiğimiz iki temel defter dışında, faaliyet alanına göre ek olarak tutulması gereken defterler de olabilir. Bunlardan en bilineni Envanter Defteri'dir.
Envanter Defteri Nedir?
İşletmenin dönem sonunda sahip olduğu mal, kıymet, varlık ve borçların tespiti, sayımı ve değerlenmesi sonucunda elde edilen bilgilerin kaydedildiği defterdir. Genellikle faaliyet dönemi sonunda (31 Aralık itibarıyla) işletmede bulunan stokların (hammadde, yarı mamul, mamul, ticari mal) envanterinin çıkarılmasıyla bu deftere kayıt yapılır.
Diğer Kayıtlar
* Sabit Kıymetler Listesi/Kısa Duran Varlıklar Listesi: Demirbaşların, makinelerin, araçların kayıtları. Bunların alım tarihlerini, maliyetlerini, amortismanlarını takip etmen gerekir.
* Alacak ve Borç Senetleri ile Defteri Kebirlere Geçirilmesi Gereken Diğer Belgelerin Kaydı: Eğer çek, senet gibi belgelerin varsa bunları da takip etmelisin.
Pratik İpucu:
Stok yönetimi konusunda dikkatli ol. İşletmenin ne kadar stoğu olduğunu bilmek, hem maliyet kontrolü hem de vergi beyanları için çok önemlidir. Eğer fiziki stok takibi zorsa, basit bir excel tablosuyla bile başlayabilirsin.
Unutma, bu defterleri doğru ve düzenli tutmak sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda işletmenin sağlığı için de en büyük güvencendir. Başlangıçta biraz göz korkutucu gelse de, bir kez sisteme oturduğunda işlerin nasıl yoluna girdiğini göreceksin.