Mikro programı ile ön muhasebe işlemleri nedir?
Mikro Programı ile Ön Muhasebe İşlemleri
Mikro programı ile ön muhasebe işlemleri dediğimizde, aslında işin temelini sağlamlaştırmaktan bahsediyoruz. Yani henüz fatura kesmeden, mal alıp satmadan önce bir şirketin finansal sağlığı için yapması gereken her şey diyebiliriz. Deneyimlerime göre, bu aşamayı ne kadar doğru yönetirsen, ilerleyen süreçlerde o kadar az başın ağrır.
- Cari Hesap Yönetimi: Kim Kime Ne Borçlu?
Ön muhasebenin kalbi diyebiliriz cari hesap yönetimine. Mikro ile kimden ne kadar alacağın, kime ne kadar borcun var, bunları net bir şekilde görürsün. Mesela, bir tedarikçiden 10.000 TL'lik mal aldın diyelim. Bu alacağı Micro'da doğru bir şekilde kaydetmezsen, ileride bu parayı ödediğinde stoklarınla veya banka hesaplarınla tutarsızlıklar yaşarsın. Hatta hangi müşterinin kaç TL ödemesi olduğunu bilmemek, tahsilatları aksatmana neden olabilir. Mikro'da her bir cari hesap için ayrı ayrı kart açılır ve tüm hareketler (alış, satış, ödeme, tahsilat) bu kartlara işlenir. Bu sayede anlık olarak borç-alacak durumunu sorgulayabilir, yaşlandırma raporları ile ödemelerini zamanında yapabilir veya tahsilatlarını takip edebilirsin. Benim tavsiyem, her cari işlem sonrası (mal alımı, mal satışı, para girişi, para çıkışı) mutlaka Mikro'ya girip kaydı anında yapman. Ertelemek genellikle unutmaya veya hata yapmaya yol açar.
- Stok Yönetimi: Elinde Ne Var, Ne Kadar Var?
Mikro'nun stok modülü, sana neyin ne kadar depoda olduğunu, hangi ürünün ne zaman geldiğini, ne zaman çıktığını gösterir. Diyelim ki 500 TL maliyetle 10 adet tişört aldın. Bu 10 adet tişörtün Mikro'ya doğru bir şekilde stok olarak girilmesi şart. Aksi halde, sipariş geldiğinde stoğunda olmayan bir ürünü satmaya çalışabilir ya da satılan bir ürünü stoğundan düşmeyerek "hayali stok"lar oluşturabilirsin. Bu da hem maliyet hesaplamalarını altüst eder hem de müşteri memnuniyetini zedeler. Mikro'da her stok ürünü için bir kod, birim, giriş/çıkış fiyatı, minimum stok seviyesi gibi bilgiler tanımlanır. Bu sayede siparişleri verirken hangi üründen ne kadar gerektiğini kolayca görebilir, stok takibini hatasız yapabilirsin. Stokların takibini yaparken, özellikle yıl sonu veya dönem sonu envanter sayımı ile Mikro'daki kayıtları karşılaştırman, olası fire veya kayıpları tespit etmen açısından çok önemlidir.
- Kasa ve Banka Hareketleri: Nakit Akışının Takibi
Her şirketin bir kasası ve banka hesapları vardır. Mikro, bu kasa ve banka hesaplarındaki tüm para giriş ve çıkışlarını takip etmeni sağlar. Örneğin, bir müşteriden 2.000 TL nakit tahsilat yaptın. Bu paranın Mikro'da ilgili cari hesabın tahsilatına ve kasa hareketine doğru bir şekilde işlenmesi gerekir. Aynı şekilde bankadan EFT ile bir ödeme yaptığında, bu da hem ilgili cari hesabın ödemesine hem de banka hareketlerine düşmelidir. Eğer bu kayıtlar eksik veya yanlış olursa, elindeki nakit ile Mikro'daki kasa bakiyen tutmayacaktır. Bu durum, şirketin gerçek nakit durumunu bilmeni engeller ve finansal planlama yapmanı zorlaştırır. Mikro'da günlük kasa işlemlerini ve banka ekstrelerini düzenli olarak işlemek, şirketinin nakit akışını şeffaf bir şekilde görmeni sağlar. Ay sonlarında banka ekstrelerini Mikro'daki kayıtlarla mutabakat yapmayı unutma; bu, en sık yapılan ama en önemli işlemlerden biridir.
- Fatura ve İrsaliye Kayıtları: İşlemlerin Resmi Dayanağı
Ön muhasebede fatura ve irsaliye kayıtları da büyük önem taşır. Bir malı sattığında irsaliye düzenlersin, bu işlemin fiziksel olarak gerçekleştiğinin kanıtıdır. Sonrasında ise fatura kesersin, bu da parasal değerini belirten resmi belgedir. Mikro'da bu belgelerin kayıtlarını doğru bir şekilde tutmak, hem gelir ve giderlerini doğru hesaplamanı sağlar hem de vergi beyannamelerini hazırlarken sana temel oluşturur. Diyelim ki 5.000 TL'lik bir satış faturası kestin. Bu faturanın Mikro'ya hem cari hesap hareketi (müşteriye borç) hem de satış gelirine işlenmesi gerekir. Aynı şekilde aldığın bir faturayı da gider olarak kaydetmen gereklidir. Mikro'nun fatura modülü, bu süreçleri hızlandırır ve hata payını azaltır. Fatura keserken veya alırken mutlaka malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranının doğru olduğundan emin ol. Küçük bir KDV hatası bile ileride sorun yaratabilir.