POS cihazından geçmiş gün sonu nasıl alınır?
POS Cihazından Gün Sonu Alma: Adım Adım ve Püf Noktaları
Her esnafın en çok merak ettiği konulardan biri, POS cihazından gün sonu almaktır. Gün sonunda kasadan çıkan paranın, POS'tan çekilen raporla birebir örtüşmesi, işin doğru gittiğinin en önemli göstergesidir. Deneyimlerime göre, doğru yapıldığında bu işlem sadece birkaç saniye sürüyor ve işletmenizin finansal sağlığı için kritik önem taşıyor.
Neden Gün Sonu Almalısınız?
Gün sonu almak, aslında gün boyunca yapılan tüm tahsilatların özetini görmek anlamına gelir. Kredi kartı, banka kartı, mobil ödeme gibi farklı yöntemlerle yapılan satışların dökümü bu raporda yer alır. Bu raporu alarak şunları yapabilirsiniz:
* Günlük Ciro Kontrolü: Gün içinde ne kadar ciro yaptığınızı net bir şekilde görürsünüz. Örneğin, bugün toplam 15.000 TL'lik kartlı işlem yapmışsanız, gün sonu raporunuzda bu rakamı göreceksiniz.
* Hata Tespiti: Eğer bankanızla anlaşmanız gereği her gün belli bir komisyon kesiliyorsa veya gün içinde bir ters işlem olduysa, bunları rapor üzerinde görebilirsiniz. Örneğin, bir müşterinin iadesi yapıldıysa veya bir işlem reddedildiyse, bu bilgiler de raporda yer alır.
* Kasa Takibi: Gün sonunda POS'tan çıkan raporu, elinizdeki nakit ve toplam ciro ile karşılaştırarak hataları veya eksikleri anında tespit edebilirsiniz. Eğer nakit ve POS cirosu toplamı, gün sonu raporundaki toplam ciro ile uyuşmuyorsa, bir yerde bir yanlışlık olduğunu bilirsiniz. Bu, örneğin, kasaya para fazla girmiş veya çıkmış olabilir.
* Banka Hesapları ile Uyumluluk: Bankanızın sizin hesabınıza aktaracağı tutarlar genellikle POS raporlarınızla uyumludur. Gün sonu raporları, bankanızın size ne kadar ödeme yapacağını ve ne kadar komisyon keseceğini gösteren önemli bir referanstır.
Gün Sonu Nasıl Alınır? (Genel Adımlar)
Her POS cihazının menüsü biraz farklı olsa da, gün sonu alma mantığı genel olarak aynıdır. Deneyimlerime göre, bu adımlar çoğu cihazda işe yarar:
- Menü Tuşu: POS cihazınızdaki genellikle "Menü" veya "Fonk" gibi bir tuşa basın. Bu tuş, cihazın ana menüsüne erişmenizi sağlar.
- İşlem Seçenekleri: Karşınıza çıkan menüde genellikle "İşlemler", "Raporlar" veya "Gün Sonu" gibi seçenekler bulunur. Bu seçeneklerden ilgili olanı seçin. Bazı cihazlarda "Satış Raporları" veya "Detaylı Gün Sonu" gibi daha spesifik seçenekler de olabilir.
- Gün Sonu Raporu: "Gün Sonu" seçeneğini seçtiğinizde, cihaz sizden hangi işlemi yapacağınızı sorabilir. Genellikle "Gün Sonu İşlemi" veya "Gün Sonu Raporu Al" gibi bir seçenek belirir. Bu seçeneği onaylayın.
- Onay ve Yazdırma: Cihaz, seçiminizi teyit etmek için bir "Onay" tuşuna basmanızı isteyebilir. Ardından gün sonu raporu cihazınızın termal yazıcısından otomatik olarak çıkacaktır. Bu rapor, gün boyunca yapılan tüm kartlı işlemlerin özetini içerir. Genellikle işlem sayısı, işlem tutarı, işlem türleri (Visa, Mastercard vb.), toplam satış ve kesilen komisyon gibi bilgiler yer alır.
Pratik İpuçları ve Öneriler:
* Her Gün Tekrarlayın: Gün sonu işlemini her gün, iş gününüzün sonunda düzenli olarak yapmanız çok önemlidir. Bu, olası hataları hemen fark etmenizi sağlar.
* Raporları Saklayın: Aldığınız gün sonu raporlarını en azından bir kaç ay boyunca saklamanız, ileride olabilecek anlaşmazlıklarda veya denetimlerde size büyük kolaylık sağlar. Bir ayda ortalama 30 adet raporunuz olacağını düşünürsek, dosyalama sistemi de kurabilirsiniz.
* Nakit Kasa ile Karşılaştırın: POS raporunu aldığınızda, gün sonu nakit kasası ile toplam cironuzu kontrol edin. Örneğin, gün sonu raporunda toplam 5.000 TL kartlı işlem görüyorsanız, aynı zamanda kasada da en az 5.000 TL'lik kartlı işlem tutarınızın olması beklenir (komisyonlar hariç).
* Cihazınızın Kullanım Kılavuzunu Bilin: Her POS cihazının kendine özgü menü yapısı ve kısayolları olabilir. Cihazınızın kullanım kılavuzunu bir yere not alıp okuyun veya bankanızla görüşerek cihazınızın modeline özel gün sonu alma yönergelerini öğrenin. Örneğin, bazı Verifone cihazlarında "Menü" tuşu yerine "3" tuşuna uzun basmak gerekebilir.
* Belirli Bir Saatte Yapın: İşletmenizin kapanış saatinde, tüm satışlar bittikten sonra gün sonu almanız en doğrusudur. Bu, gün içindeki son işlemleri de rapora dahil etmenizi sağlar.
Olası Sorunlar ve Çözümleri
Bazen gün sonu alırken veya sonrasında bazı sorunlar yaşanabilir. Deneyimlerime göre, karşılaşılan yaygın sorunlar ve çözümleri şunlardır:
* Gün Sonu Raporu Boş Çıkıyor: Bu durum genellikle gün içinde hiç kartlı işlem yapılmadığında veya işlemlerin tamamı iptal edildiğinde ortaya çıkar. Eğer işlem yaptıysanız ancak rapor boşsa, bankanızla iletişime geçmeniz gerekebilir.
* Rapor Yazılmıyor veya Yetersiz Bilgi İçeriyor: Yazıcının kağıdı bitmiş olabilir veya cihazda bir hata oluşmuş olabilir. Yazıcının kağıdını kontrol edin ve gerekirse cihazı yeniden başlatmayı deneyin. Sorun devam ederse, bankanızın teknik desteğiyle iletişime geçin.
* Gün Sonu Alınamıyor (Hata Mesajı): POS cihazınızın gün sonu almak için gerekli bağlantı ayarlarında bir sorun olabilir veya cihazınızın yazılımında bir hata oluşmuş olabilir. Bu durumda da bankanızın teknik servisi ile görüşmeniz en sağlıklısıdır.
Gün sonu almak, işletmenizin finansal şeffaflığı için temel bir adımdır. Bu basit işlemi doğru ve düzenli yaparak, hem olası hataları önler hem de işletmenizin nakit akışını daha iyi yönetirsiniz.