🗞️ Manisa Haber

E-arşiv fatura iade nasil kesilir?

15 Haziran 2025 Manisa Haber

E-Arşiv Fatura İadesi: Bilmen Gereken Her Şey

E-arşiv fatura iadesi süreci, pek çok işletme için ilk başta biraz karmaşık görünebilir. Ancak deneyimlerime göre, mantığını kavradığında ve temel adımları bildiğinde oldukça basit bir işlem haline geliyor. Hazırsan, konuya dalalım ve bu süreci senin için netleştirelim.

İade Faturası mı, İptal mi? Farkı Anlamak Önemli

Öncelikle, hangi durumu yaşadığını belirlemek çok önemli. E-arşiv faturalarda iki temel iade yöntemi var:

  • Fatura İptali: Eğer faturayı kestikten hemen sonra bir hata yaptığını fark edersen (örneğin, yanlış ürün, yanlış tutar) ve henüz elektronik olarak maliyeye iletilmemişse veya iletildiği günün ertesi günü saat 10:00'a kadar iptal hakkın varsa, fatura iptali yoluna gidersin. Bu durumda, orijinal fatura geçersiz sayılır ve üzerine "iptal" ibaresi düşülerek işlem tamamlanır. Genellikle Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan özel yazılımlar veya muhasebe programları üzerinden bu iptal işlemi yapılır.
  • İade Faturası (Red Faturası): Eğer müşteri malı veya hizmeti teslim aldıktan sonra iade etmek isterse, o zaman senin bir "iade faturası" kesmen gerekir. Bu, orijinal faturanın bir nevi "tersi" gibidir. Yani, orijinal faturada hangi ürünler hangi tutarla satıldıysa, iade faturası da aynı ürünleri aynı tutarla ancak negatifi olarak gösterir. Bu, sizin kayıtlarınızda mal iadesini doğru bir şekilde işlemenizi sağlar ve hem sizin hem de müşterinizin KDV yükümlülüklerini doğru yönetmesine olanak tanır.
Pratik İpucu: Faturayı ne zaman ve hangi sebeple kestiğini tam olarak anla. Bu, doğru iade yöntemini seçmende en büyük etken olacak.

İade Faturasını Nasıl Kesersin? Adım Adım Süreç

İade faturası kesmek için izlemen gereken temel adımlar şunlardır:

  1. Orijinal Faturayı Bul: İade edeceğin mal veya hizmete ait orijinal e-arşiv faturasını elinde bulundur. Faturanın seri ve sıra numarasını bilmen gerekecek.
  2. E-Arşiv Fatura Portalını Kullan: Maliye Bakanlığı'nın (GİB) sunduğu e-arşiv fatura portalı veya kullandığın entegratör firmanın yazılımı üzerinden bu işlemi yapabilirsin. Portal üzerinden "e-Arşiv Fatura Oluştur" bölümüne girip, "İADE" seçeneğini işaretlemen gerekiyor.
  3. Bilgileri Gir: Orijinal faturanın bilgilerini (seri, sıra no, tarih, alıcı bilgileri vb.) doğru bir şekilde gir. Ardından iade edilen ürünlerin bilgilerini (kod, ad, miktar, birim fiyat, tutar) eksiksiz olarak doldur. Dikkat et, burada tutarlar negatif olarak girilir. Örneğin, 100 TL'lik bir ürün iadesi varsa, iade faturasında ürün tutarı "-100,00" olarak görünür.
  4. Hesaplamaları Kontrol Et: İade faturasının toplam tutarının, KDV'nin ve vergilerin doğru hesaplandığından emin ol. Tüm rakamların orijinal fatura ile uyumlu ama ters işaretli olması gerekir.
  5. Faturayı Gönder ve Kaydet: Bilgileri girdikten ve kontrol ettikten sonra faturayı onaylayıp gönder. Bu işlem sonucunda sana ait bir nüsha ve müşterine iletilecek bir nüsha oluşacaktır.
Deneyimlerime Göre: Eğer toplu iadelerle uğraşıyorsan, muhasebe programlarının e-arşiv entegrasyonu bu süreci çok daha hızlandırır. Manuel portal üzerinden yapmak hata riskini artırabilir.

Önemli Noktalar ve Kaçınılmaması Gerekenler

İade faturası keserken dikkat etmen gereken bazı kritik noktalar var:

  • Zamanlama: Müşterinin malı iade ettiği tarihten itibaren genellikle 15 gün içinde iade faturasını kesmen gerekir. Bu süreyi kaçırmamak önemlidir. Eğer satış tarihi ile iade tarihi arasında önemli bir zaman farkı varsa, bu durumun vergi mevzuatı açısından da doğru takip edilmesi gerekir.
  • Tutarların Negatif Olması: En sık yapılan hata, iade faturasındaki tutarları pozitif girmektir. Unutma, iade faturasında tüm rakamlar negatiftir. Bu, muhasebe kayıtlarında iadenin doğru işlenmesini sağlar.
  • KDV Durumu: İade faturasında gösterilen KDV tutarı, orijinal faturadaki KDV tutarının negatifi olmalıdır. Bu, senin KDV beyannameni doğru vermen için hayati önem taşır. Örneğin, orijinal faturada 18 TL KDV varsa, iade faturasında KDV "-18,00" olarak görünecektir.
  • Orijinal Fatura Bilgileri: İade faturasının üzerine mutlaka hangi orijinal faturaya istinaden kesildiği bilgisi (seri ve sıra numarası) yazılmalıdır.
  • Malın Fiili İadesi: İade faturasını kesmeden önce malın sana fiilen iade edildiğinden emin ol.
Öneri: Müşteri iade talebiyle geldiğinde, hemen bir iade faturası kesmek yerine, önce ilgili malın sana ulaşmasını ve kontrolünü yapmanı tavsiye ederim. Bu, hem haksız iadelerin önüne geçer hem de işlem güvenliğini sağlar.

Püf Noktaları ve Sık Karşılaşılan Sorunlar

* Yanlış Fatura Kesildiğinde Ne Yapılır? Eğer iade faturasını yanlış kesersen, bunu da aynı şekilde "iptal" ederek veya yeni doğru bir iade faturası keserek düzeltebilirsin. Ancak burada da yine mali mevzuata uygun hareket etmek gerekir.

* Hesaplamada Hata Olduğunda: Eğer orijinal faturada bir tutar hatası varsa ve bu düzeltilecekse, genellikle önce orijinal faturanın düzeltilmiş halini sonra iade işlemini yaparsın. Ama burada dikkatli olmak lazım, düzeltme faturaları da kendi içinde bir süreçtir.

* Fatura İptali ile İade Faturası Karışıklığı: Daha önce de belirttiğim gibi, hata yapıldığı an (ve yasal süresi içinde) iptal yapılır. Malın teslim alınıp sonra iade edilmesi durumunda ise iade faturası kesilir. Karıştırmamak önemli.

Unutma, bu süreçler ilk başta biraz kafa karıştırıcı gelse de, bir iki kez uyguladığında ne kadar basit olduğunu göreceksin. Herhangi bir şüphen olduğunda, mali müşavirinle veya muhasebe programı sağlayıcınla iletişime geçmek her zaman en doğrusudur.