E Fatura ve E-arşiv nedir?

E-Fatura ve E-Arşiv Nedir? Neden Önemli?

Selamlar! Eğer vergi süreçleriyle ilgileniyorsan veya bir işletme sahibiysen, muhtemelen e-Fatura ve e-Arşiv kavramlarına aşinasındır. Kısaca ve net bir şekilde ne olduklarını, neden bu kadar hayatımıza girdiklerini ve sana ne gibi faydaları olabileceğini anlatayım. Deneyimlerime göre bu konuları iyi anlamak, iş süreçlerini ciddi şekilde kolaylaştırıyor.

Öncelikle, bu sistemler dijitalleşmenin bir parçası. Kağıt faturaların yerini alan elektronik belgeler. Temel amaçları hem devletin vergi takibini kolaylaştırmak hem de işletmelerin operasyonel maliyetlerini azaltmak.

E-Fatura: Kimler İçin?

E-Fatura, temel olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan, elektronik olarak saklanan ve gerektiğinde ibraz edilebilen bir fatura türüdür. Ancak bunun en önemli noktası, e-Faturanın sadece e-Fatura mükellefi olan firmalar arasında kullanılabiliyor olması.

Yani, sen de bir e-Fatura kullanıcısıysan ve karşı taraf da e-Fatura kullanıcısıysa, birbirinize e-Fatura kesmek zorundasın. Bu durum, özellikle belirli bir ciro eşiğini aşan şirketler (örneğin, 2023 yılı için brüt satış hasılatı 3 Milyon TL ve üzeri olanlar) için zorunlu hale gelmiş durumda. Ayrıca, özel sektörde petrol ve doğalgaz ürünleri alım satımı, telekomünikasyon hizmetleri gibi sektörlerde de belirli limitler dahilinde e-Fatura kullanımı zorunlu tutulabiliyor.

E-Fatura kullanmanın pratik faydaları neler?

• Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, kargo maliyetleri ortadan kalkıyor. Bu rakamlar toplu düşünüldüğünde ciddi bir tasarruf sağlıyor.
• Hız ve Kolaylık: Fatura oluşturma, gönderme ve arşivleme süreçleri saniyeler içinde tamamlanıyor. Manuel işlemlerde yaşanan gecikmeler ve hatalar minimize ediliyor.
• Arşivleme Kolaylığı: Tüm faturalar elektronik ortamda, düzenli bir şekilde saklanıyor. Kaybolma, zarar görme riski yok. Dijital arşivleme sayesinde aradığın faturayı saniyeler içinde bulabiliyorsun.
• Güvenlik: Kriptografik imzalar sayesinde faturaların bütünlüğü ve gönderildiği kişi doğrulanıyor. Sahtecilik veya manipülasyon riski azalıyor.

E-Arşiv: E-Fatura Olmayanlara Ulaşım Kapısı

Peki, karşı taraf e-Fatura mükellefi değilse ne olacak? İşte burada e-Arşiv Fatura devreye giriyor. E-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan gerçek veya tüzel kişilere kesilen elektronik belgeler için kullanılır. Yani, bireysel müşterilere veya e-Fatura kullanıcısı olmayan firmalara fatura keserken e-Arşiv fatura kullanıyorsun.

E-Arşiv faturaları da kendi içinde ikiye ayrılıyor:

• Tutar Altı E-Arşiv: Vergi Usul Kanunu'na göre fatura düzenleme sınırı (2024 yılı için 1.100 TL) altında kalan belgeler için kullanılır. Bu faturalar elektronik olarak GİB'e iletilir ancak kâğıt çıktısı da düzenlenebilir.
• Tutar Üstü E-Arşiv: Fatura düzenleme sınırını aşan belgeler için kullanılır. Bu faturalar hem elektronik olarak GİB'e iletilir hem de kağıt çıktısı olmadan elektronik formatta saklanır.

E-Arşivin sana kattıkları neler?

• Yasal Uyumluluk: Özellikle bireysel tüketicilere yapılan satışlarda veya e-Fatura kullanıcısı olmayanlara yapılan satışlarda yasal olarak bu sistemi kullanman gerekiyor.
• Operasyonel Verimlilik: Yine kağıt maliyetlerinden ve gönderim süreçlerinden tasarruf ediyorsun. Online satış yapanlar için bu durum çok daha kritik. Bir siparişi işlerken aynı anda e-Arşiv faturasını otomatik oluşturabiliyorsun.
• GİB Entegrasyonu: E-Arşiv faturaları doğrudan GİB’in sistemine iletildiği için denetim süreçleri de kolaylaşıyor.

E-Fatura ve E-Arşiv Uygulamasına Geçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bu sisteme geçerken göz önünde bulundurman gereken birkaç önemli nokta var:

1. Kullanacağın Yazılım/Entegratör: Hangi e-Fatura/e-Arşiv hizmet sağlayıcısıyla çalışacağına karar vermen gerekiyor. GİB'in portallarını kullanabileceğin gibi, özel entegratörlerin sunduğu çözümlerden de faydalanabilirsin. Piyasada birçok entegratör var ve sundukları hizmetler, fiyatlandırmalar farklılık gösterebiliyor. İhtiyaçlarına en uygun olanı seçmek önemli.
2. Muhasebe Yazılımı Entegrasyonu: Mevcut muhasebe yazılımınla entegrasyon sağlayabilen bir sistem seçmek, işlerini çok daha kolaylaştıracaktır. Manuel veri girişi minimuma iner.
3. Dijital İmza (Mali Mühür veya E-İmza): E-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin hukuki geçerliliği için dijital imza kullanmak zorunlu. Şirketler için mali mühür, gerçek kişiler için ise e-İmza kullanılır. Bunları edinmen gerekiyor.
4. GİB Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Bazı durumlarda (özellikle e-Arşiv faturalarının tebliğ edilmesi gibi) KEP adresi kullanman gerekebilir.

Deneyimlerime göre, doğru entegratörü seçmek ve muhasebe sisteminle entegrasyonu sağlamak, geçiş sürecini en sorunsuz hale getiren faktörler oluyor. Başlangıçta biraz karmaşık gibi görünse de, sistemi kurduktan sonra verimliliğin ve kontrolün ciddi anlamda arttığını göreceksin.