Outlook otomatik mail gönderme nasıl yapılır?

Outlook'ta Otomatik Mail Göndermenin Püf Noktaları

Outlook'ta belirli koşullar sağlandığında otomatik olarak e-posta göndermek, tekrarlayan işleri otomatize etmenin en pratik yollarından biri. Bunu yapmanın birkaç yolu var ve genellikle "Kurallar" özelliği üzerinden gerçekleşiyor. Deneyimlerime göre, bu özellik hem kişisel kullanımdan hem de küçük çaplı iş akışları için hayat kurtarıcı olabiliyor.

1. Belirli Gönderenlerden Gelen E-postalara Otomatik Yanıt

Örneğin, bir projede çalışıyorsun ve belirli kişilerden gelen e-postalara standart bir yanıt vermek istiyorsun. Bu, onlara "E-postanızı aldık, en kısa sürede ilgileneceğiz" gibi bir mesaj göndermek olabilir.

* Nasıl Yapılır:

* Outlook'u aç.

* Üst menüden Dosya'ya tıkla.

* Kurallar ve Uyarıları Yönet seçeneğini bul ve tıkla.

* Yeni Kural'a bas.

* Belirli kişilerden veya genel gruplardan gelen iletilere göre denetim yap seçeneğini seçip İleri'ye tıkla.

* Şimdi "Gönderenler" bölümünde, otomatik yanıt vermek istediğin kişileri seç. Eğer birden fazla kişi varsa, Gönderenler'e tıklayıp ilgili kişileri ekleyebilirsin.

* İleri'ye bas.

* "Eylem gerçekleştir" bölümünde, Yanıt şablonu kullanarak yanıtla seçeneğini işaretle.

* Bu seçeneğe tıkladığında, yanıt olarak göndereceğin e-postanın metnini içeren bir şablon oluşturman istenecek. Buraya istediğin metni yazabilirsin. Örneğin: "Merhaba, bu otomatik bir yanıttır. E-postanız tarafımıza ulaşmıştır ve en kısa sürede ilgili birim tarafından size geri dönüş yapılacaktır."

* Kuralına bir isim ver (örneğin, "Otomatik Yanıt - Önemli Proje") ve Tamamla'ya tıkla.

1. Belirli Anahtar Kelimeler İçeren E-postalara Otomatik Yanıt veya İletme

Bazen belirli bir konuyla ilgili gelen tüm e-postalara aynı şekilde yanıt vermek ya da bu e-postaları başka birine iletmek isteyebilirsin. Örneğin, "Destek Talebi" içeren tüm e-postaları otomatik olarak destek ekibinin ana e-posta adresine iletebilirsin.

* Nasıl Yapılır:

* Yukarıdaki adımlarla Yeni Kural oluşturma ekranına gel.

* "Belirli anahtar kelimeler içeren iletileri denetle" seçeneğini işaretle.

* Ardından bu anahtar kelimeleri belirtmek için Anahtar Kelimeler'e tıkla ve istediğin kelimeleri virgülle ayırarak yaz (örneğin, "destek", "yardım", "sorun").

* İleri'ye bas.

* Eylemler bölümünde, Bu iletileri belirlediğin bir adrese ilet seçeneğini işaretle.

* İletmek istediğin e-posta adresini belirtmek için Belirli'ye tıkla ve alıcıyı ekle.

* Kuralına bir isim ver ve kaydet.

1. Zamanlanmış E-posta Gönderimi (Dolaylı Yöntem)

Doğrudan bir "zamanlanmış gönder" butonu olmasa da, Outlook'ta dolaylı yollarla bunu yapabilirsin. En yaygın yöntemlerden biri, e-postayı oluşturup "Gecikmeli Gönderme" özelliğini kullanmaktır.

* Nasıl Yapılır:

* Normal bir e-posta oluşturur gibi başla.

* E-postanın içeriğini ve alıcısını belirle.

* Üst menüden Seçenekler sekmesine geç.

* Gecikmeli Gönderme'ye tıkla.

* "Teslim Seçenekleri" altında "Teslim etmeme gecikmesi" kutucuğunu işaretle.

* Buradan istediğin teslim tarihini ve saatini seç.

* E-postayı normal şekilde göndere bas. Outlook kapalıyken bile bu e-posta, belirlediğin zamanda gönderilecektir.

Bu yöntemlerle Outlook'taki e-posta trafiğini daha verimli yönetebilir, tekrarlayan görevlerden kurtulabilir ve zamandan tasarruf edebilirsin. Unutma, otomasyonun gücü küçük detaylarda gizlidir.