Resmi bir mail nasıl bitirilir?

Resmi Bir Mail Nasıl Bitirilir?

Resmi bir mailin kapanışı, gönderdiğin mesajın etkisini doğrudan belirler. İyi bir kapanış, okuyucuda olumlu bir izlenim bırakır ve istediğin eylemin gerçekleşme olasılığını artırır. Deneyimlerime göre, bu konuda dikkat edilmesi gereken birkaç temel nokta var.

Netlik ve Aksiyon Odaklılık: Mailinin son paragrafı, karşı taraftan ne beklediğini net bir şekilde ifade etmeli. Eğer bir yanıt bekliyorsan, ne tür bir yanıt istediğini belirt. Örneğin, "Bu konuda sizin görüşlerinizi öğrenmek isterim." veya "Eğer uygunsa, önümüzdeki hafta içinde kısa bir görüşme ayarlayabilir miyiz?" gibi ifadeler kullanabilirsin. Rakamlarla desteklemek gerekirse, bir proje hakkında görüş alırken "Bu teklifi gelecek hafta Cuma gününe kadar değerlendirmenizi rica ediyorum." demek, belirsiz bir "en kısa sürede" ifadesinden çok daha etkilidir. Bu, karşı tarafın önceliklendirmesine de yardımcı olur.

Nazik Ama Kesin Bir Veda: Resmi maillerde samimi bir bitiş her zaman işe yaramaz. Ancak aşırı resmi veya soğuk bir kapanış da etkisiz kalabilir. "İyi çalışmalar dilerim" veya "Saygılarımla" gibi standart ama etkili ifadeler genellikle tercih edilir. Daha yakın ilişkilerin olduğu durumlarda veya konunun niteliğine göre "İyi günler dilerim" gibi daha yumuşak ifadeler de kullanılabilir. Önemli olan, karşı tarafa saygı duyduğunu hissettirmektir. Bir örnek vermek gerekirse, bir iş ortağına gönderdiğin mailde "İşbirliğimizin devamını dilerim" şeklinde bir kapanış, profesyonel bir sıcaklık katacaktır.

İletişim Bilgileri ve İmza: Mailinin sonunda tam adın, unvanın ve bağlı olduğun kurum bilgileri mutlaka yer almalı. Telefon numaran ve e-posta adresin de bu bilgilerin arasında bulunmalı. Bu, karşı tarafın sana kolayca ulaşabilmesini sağlar. Örneğin:

• Ad Soyad
• Unvan
• Şirket Adı
• Telefon Numarası
• E-posta Adresi

Deneyimlerime göre, imzana bir şirket web sitesi linki veya LinkedIn profilin gibi ek bilgiler eklemek de profesyonelliğini pekiştirir. Ancak bunu yaparken mailin genel formatına ve alıcının beklentilerine uygun olup olmadığını göz önünde bulundurmalısın. Örneğin, bir CV gönderirken imzana eklenen kişisel web sitesi bağlantısı faydalı olabilir.

Ekler veya Ek Bilgiler Varsa: Eğer mailine bir dosya eklediysen veya ek bilgi paylaşacaksan, bunu kapanıştan hemen önce veya kapanışla birlikte belirtmek iyi bir fikirdir. "Ek'te bulabilirsiniz" veya "Konuyla ilgili ek bilgileri paylaştım" gibi ifadelerle karşı tarafı bilgilendirebilirsin. Bu, dağınıklığı önler ve mailin okunabilirliğini artırır.