Garanti POS cihazından iptal işlemi nasıl yapılır?
Garanti POS Cihazından İptal İşlemi: Adım Adım Rehber
Garanti POS cihazından bir işlemi iptal etmek, aslında sandığın kadar karmaşık değil. Hem satıcı hem de alıcı için işleri kolaylaştıran bu süreci, deneyimlerime göre en net şekilde anlatayım.
- İptal İşleminin Temelleri ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
Bir kere şunu bilmelisin: İptal işlemi, genellikle aynı gün içinde gerçekleşen satışlar için geçerli. Eğer satışın üzerinden 24 saatten fazla geçtiyse, iptal yerine iade işlemi yapman gerekebilir. Bu önemli bir ayrım çünkü iptal işlemi direkt olarak mevcut işlemi kapatırken, iade işlemi yeni bir işlem oluşturur ve bankanın kurallarına tabi olur.
Örnek verecek olursak, bir müşterinin kartından çektiğin 500 TL'lik bir satış var. Eğer aynı gün içinde, aynı kartla iptal edersen, o tutar direkt olarak müşterinin hesabına geri yansır. Ancak ertesi gün gelirse, bu sefer 500 TL'lik bir iade işlemi yapman gerekir. Bu da ekstrelerde farklı görünebilir.
- İptal İşleminin POS Cihazındaki Uygulanışı
Her POS cihazının menüsü biraz farklı olsa da, iptal işlemi genellikle şu adımları izler:
* Menü Tuşu: Öncelikle POS cihazının menü tuşuna basarak ana menüye ulaşmalısın.
* İptal veya İade Seçeneği: Menüde "İptal", "İade" veya "Kredi Kartı İptali" gibi bir seçenek bulacaksın. Bu seçenekler POS modeline göre değişebilir.
* İşlem Türünü Seçme: Bazı cihazlar, hem iptal hem de iade işlemlerini aynı menüden yönetir. Eğer böyleyse, sana "Satış İptali" mi yoksa "İade" mi yapacağını soracaktır. Bizim durumumuzda "Satış İptali" seçeneğini tercih etmelisin.
* Kart Numarası veya Referans Numarası: Burası kritik. İptal edeceğin işlemin bilgisine ihtiyacın var.
* Kart Numarası: Genellikle POS cihazı senden iptal edeceğin kartın numarası ile kartın üzerindeki son kullanma tarihini isteyecektir. Bu, o kartla yapılan son işlemi bulmak içindir.
* Referans Numarası (Referans Kodu): Eğer işlem fişini sakladıysan, fişin üzerinde "Referans No", "Ref No" veya "Onay No" gibi bir numara yazar. Bu numara, işlemin benzersiz kimliğidir. POS cihazı bu numarayı isterse, işlemi çok daha hızlı ve doğru bir şekilde bulur. Bu yüzden işlem fişlerini saklamak çok önemlidir.
* Tutar Girişi: Bazı cihazlar kart numarasını veya referans numarasını girdikten sonra iptal edilecek tutarı da sorabilir. Bu, genellikle işlemin birebir aynısı olur.
* Onaylama: Bilgileri doğru girdiğinden emin olduktan sonra işlemi onaylamalısın. POS cihazı banka ile iletişime geçerek iptal işlemini gerçekleştirecektir. Başarılı olduğunda, hem sana hem de müşteriye işlem fişi verecektir.
Pratik İpucu: Eğer fişin yoksa ve güncel bir işlemse, genellikle POS cihazının "Son İşlemler" veya "Gün Sonu" menülerinden ilgili işlemi bularak da iptal seçeneğini tetikleyebilirsin. Ancak bu daha riskli olabilir çünkü yanlış işlemi seçme ihtimalin artar.- İptal İşlemi Sonrası Müşterinin Durumu
İptal işlemi başarılı olduğunda, para müşterinin hesabına ne kadar sürede geri yansır? Deneyimlerime göre bu süre genellikle 1 ila 3 iş günü arasında değişir. Ancak bu, müşterinin bankasının işlem hızına ve POS sisteminin yoğunluğuna göre biraz farklılık gösterebilir.
Önemli olan, iptal işleminin POS cihazında başarılı olarak görünmesidir. Eğer POS cihazında bir hata mesajı alırsan, iptal gerçekleşmemiş demektir ve işlemi tekrar denemelisin. Müşteriye de bu süreci anlatarak, ekstresini kontrol etmesini söylemek iyi bir yaklaşımdır. Eğer belirtilen sürede para hesaba yatmazsa, müşterinin kendi bankasıyla iletişime geçmesi gerekebilir.
- İptal Edilemeyen İşlemler ve Alternatifler
Her zaman her işlem iptal edilemeyebilir. Bazı durumlarda iptal işlemi mümkün olmaz:
* Süre Aşımı: Yukarıda bahsettiğim gibi, satış gününü geçmişse iptal olmaz.
* Kartın Kendi Kuralı: Nadiren de olsa, bazı bankaların veya kartların kendi iptal süreleri veya kısıtlamaları olabilir.
* Hatalı Bilgi Girişi: Eğer yanlış kart numarası veya referans numarası girersen ve cihaz hata verirse, iptal gerçekleşmez.
* POS Sistemindeki Sorunlar: Nadir de olsa, POS cihazında veya banka sisteminde geçici bir sorun yaşanabilir.
Bu gibi durumlarda, en sağlam yöntem iade işlemi yapmaktır. Yani, müşteriden parayı nakit olarak alıp veya müşterinin kartına havale/EFT yaparak, ilk satış işlemini fiziksel olarak kapatmaktır. Daha sonra da POS cihazından müşterinin kartına bir iade işlemi gerçekleştirebilirsin. Ancak bu genellikle iade işleminin banka tarafından da onaylanması gerektiği anlamına gelir ve tutar müşterinin ekstresinde iade olarak görünecektir.
Unutma, her zaman en doğru bilgi için POS cihazının kullanım kılavuzuna veya bankanla iletişime geçebilirsin. Ancak bu adımlar, genel çerçeveyi çizmek için yeterli olacaktır.