E-Arşiv Fatura ne zaman kesilir?

Günümüzde işletmelerin dijitalleşmeyle birlikte en çok merak ettiği konulardan biri de e-Arşiv fatura uygulaması ve bu faturaların ne zaman kesilmesi gerektiği. Kağıt faturalardan dijital ortama geçiş, hem maliyetleri düşürüyor hem de operasyonel süreçleri hızlandırıyor. Peki, e-Arşiv fatura tam olarak ne zaman kesilir ve nelere dikkat etmek gerekir? İşte bu soruların cevapları.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv fatura, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip, elektronik ortamda oluşturulan ve saklanan bir fatura türüdür. Kağıt faturaların aksine, e-Arşiv faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) raporlanır ve dijital olarak arşivlenir. Bu sayede işletmeler, fatura saklama ve gönderme süreçlerinde büyük kolaylık yaşarlar.

E-Arşiv fatura, özellikle e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara yapılan satışlarda kullanılır. E-fatura mükellefi olanlara yapılan satışlarda ise e-fatura kesilmesi zorunludur.

E-Arşiv Fatura Ne Zaman Kesilir?

E-Arşiv fatura, mal veya hizmetin teslimi/ifa edildiği anda veya en geç yedi gün içinde kesilmelidir. Bu süre, Vergi Usul Kanunu'nda belirtilen fatura düzenleme süresidir ve e-Arşiv faturalar için de geçerlidir. Eğer fatura, malın tesliminden veya hizmetin ifasından sonraki yedi gün içinde kesilmezse, usulsüzlük cezası uygulanabilir.

Örneğin, bir ürün 15 Haziran'da müşteriye teslim edildiyse, e-Arşiv faturasının en geç 22 Haziran'a kadar kesilmesi gerekir. Aynı şekilde, bir hizmet 1 Temmuz'da tamamlandıysa, fatura en geç 8 Temmuz'a kadar düzenlenmelidir.

E-Arşiv Fatura Kesilirken Nelere Dikkat Etmeli?

E-Arşiv fatura keserken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar şunlardır:

• Faturada bulunması gereken tüm zorunlu bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmesi (fatura numarası, tarih, satıcı ve alıcı bilgileri, mal veya hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı, KDV oranı ve tutarı vb.).
• Faturanın, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenmesi.
• Faturanın, alıcıya elektronik ortamda (e-posta, SMS vb.) iletilmesi ve alıcının bu faturayı görüntüleyebileceği bir linkin sağlanması.
• Faturanın, yasal saklama süresi boyunca (genellikle 10 yıl) güvenli bir şekilde saklanması.

E-Arşiv fatura uygulaması, işletmeler için büyük kolaylıklar sağlayan bir sistemdir. Ancak, faturaların doğru ve zamanında kesilmesi, yasal düzenlemelere uygunluk açısından büyük önem taşır. Bu nedenle, e-Arşiv fatura süreçlerinizi dikkatli bir şekilde yönetmeniz ve gerekli önlemleri almanız, olası sorunların önüne geçmenize yardımcı olacaktır.