E-Arşiv onaylı fatura nasıl iptal edilir?
E-Arşiv Fatura İptali: Hata Yaptıysan Ne Yapmalı?
E-arşiv faturayı yanlış kestiysen veya alıcı iptal etmek istiyorsa, panik yapmana gerek yok. Tecrübelerime göre bu süreç aslında düşündüğün kadar karmaşık değil, ama tabii ki bazı kritik noktaları bilmek şart. Hemen konuya girelim:
Neden E-Arşiv Fatura İptali Gerekir?
Çoğu zaman bir hata yaptığımızda karşımıza çıkar bu iptal ihtiyacı. En sık karşılaşılan durumlar şunlar:
- Faturada yanlış ürün/hizmet bilgisi girilmişse.
- Yanlış tutar girilmişse (örneğin KDV'yi unutmuşsan veya fazla hesaplamışsan).
- Alıcının vergi kimlik numarası veya adres bilgisi hatalıysa.
- Faturayı aynı alıcıya iki kez kesmişsen.
- Alıcı faturayı teslim aldıktan sonra, belirli koşullar altında vazgeçmişse (bu durum biraz daha spesifik ve genellikle sözleşmelere bağlıdır).
Hangi Durumlarda İptal Mümkün? (Ve Ne Zaman Mümkün Değil?)
Burada en önemli ayrım, faturanın kime gönderildiğine ve üzerinden ne kadar zaman geçtiğine bağlı.
- Elektronik (E-Arşiv) Olarak Gönderilen Faturalar: Eğer e-arşiv faturasını, elektronik ortamda (e-posta vb.) alıcıya ilettiysen, iptal işlemi için alıcının onayı gerekir. Yani sen tek taraflı bir iptal yapamazsın. Alıcıdan bu faturayı kabul etmediğini belirten bir geri bildirim alman önemlidir.
- Kâğıt Olarak Gönderilen (Üzerinde "E-Arşiv" Yazılı) Faturalar: Eğer e-arşiv faturasını çıktısını alıp kâğıt olarak (yani elektronik olarak gönderilmemişse) alıcıya teslim ettiysen, fatura kendi kâğıdında belirtilen süre zarfında (genellikle kesildiği aydan sonraki
- ayın sonuna kadar) iade faturası ile iptal edilebilir. Bu durumda alıcı sana bir iade faturası keserek göndermesi gerekir.
Pratik İptal Yöntemleri ve Adımları
Tecrübelerime göre en sık kullanılan ve en doğru yöntem şudur:
Bu, aslında bir iptal değil, daha çok eski faturanın hatalı olduğunu belirten ve bu hatayı düzelten yeni bir belge gönderme işlemidir. Eğer e-arşiv faturasını elektronik olarak gönderdiysen, bunu GİB'in (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemleri üzerinden veya kullandığın özel entegratörün (örneğin Mikro, Logo, Logo Yazılım vb. gibi) portalı üzerinden yapabilirsin. Adımlar genellikle şöyledir:
- Kestiğin E-Arşiv Faturasını Bul: Sistemde ilgili e-arşiv faturasını bul.
- "İptal/İtiraz" veya "Yeni Fatura Oluştur" Seçeneğini Kullan: Sistemin sunduğu bu özel seçeneği işaretle.
- Hatanın Nedenini Açıkla: Neden iptal/itiraz ettiğini (örneğin "Yanlış ürün girilmiştir" gibi) net bir şekilde belirt.
- Doğru Bilgileri Gir: İlk faturadaki hatalı bilgileri düzelterek yeni bir fatura oluştur. Faturanın tutarı ilk fatura ile aynı olabilir ama içeriği farklı olmalıdır.
- Alıcıya Gönder: Bu yeni e-arşiv faturasını alıcıya elektronik olarak gönder.
Örnek: Diyelim ki 1000 TL'lik bir ürün sattın ama yanlışlıkla 100 TL KDV ekledin. Toplam 1100 TL fatura kestin. Alıcı itiraz etti. Bu durumda, doğru hesaplanmış KDV ile toplam 1180 TL'lik (1000 TL + %18 KDV) yeni bir e-arşiv faturası kesebilirsin. İlk fatura zaten sistemde kayıtlı kalır ve bu yeni fatura, yapılan hatayı düzelttiğini gösterir. Alıcının bu yeni faturayı onaylaması önemlidir.
Yukarıda bahsettiğim gibi, eğer ilk faturayı kâğıt olarak kestiysen ve alıcı iade etmek istiyorsa, alıcı sana bir iade faturası keserek göndermeli. Bu iade faturası, sizin kestiğiniz ilk faturanın bilgilerini içermeli ve iade edilen ürün/hizmeti göstermelidir. Bu iade faturasını aldığında, kendi sistemlerinde de bu işlemi kaydetmen gerekir.
Zaman Aşımı ve Önemli Uyarılar
Unutma ki e-arşiv faturalarının hatalı veya iptal edilmesi gereken durumlar için de zaman sınırları vardır. Gelir İdaresi'nin belirlediği çerçevede, genellikle fatura tarihi itibarıyla belirli bir süre içinde bu işlemleri yapman gerekir. Eğer süre geçmişse, durum biraz daha karmaşıklaşabilir ve vergi dairesi ile iletişime geçmen gerekebilir.
Pratik İpucu: E-arşiv faturalarını keserken her zaman iki kere kontrol et. Müşteri bilgilerini, ürün detaylarını ve tutarları dikkatlice gir. Hata yapmamak, sonradan iptal süreciyle uğraşmaktan çok daha kolay!