E-fatura nasıl kesebilirim?
E-Fatura Kesmek: Adım Adım Pratik Rehber
E-fatura kesmek artık bir zorunluluk ve hatta çoğu zaman bir kolaylık haline geldi. Peki, bu süreci en verimli nasıl yönetebilirsin? Deneyimlerime göre, bu işi birkaç temel noktaya odaklanarak oldukça basit hale getirebilirsin.
- Doğru E-Fatura Portalı Seçimi
E-fatura kesebilmek için öncelikle GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından onaylanmış bir elektronik fatura portalı kullanman gerekiyor. Piyasada birçok farklı portal bulunuyor ve senin iş modeline, fatura hacmine ve bütçene en uygun olanı seçmek önemli.
- Ücretsiz Portallar: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunduğu "e-Fatura Portalı" başlangıç için iyi bir seçenek olabilir. Ancak, aylık fatura kesme limitleri (örneğin, bazı durumlarda 150 adet gibi) ve gelişmiş özelliklerin olmaması nedeniyle, yüksek hacimli işlemler için yeterli gelmeyebilir.
- Ticari Yazılımlar ve Entegratörler: Eğer işletmen daha büyükse veya muhasebe süreçlerini dijitalleştirmek istiyorsan, entegratör firmaların sunduğu çözümlere bakmalısın. Bu firmalar genellikle aylık veya yıllık abonelik modelleriyle çalışır ve sana özel bir yazılım sunar. Örneğin, Logo, Mikro, Zirve gibi muhasebe programlarının e-fatura modülleri veya direkt entegratör firmaların (Özellikle İNFO, Uyumsoft gibi büyük oyuncular) hizmetleri çok daha fazla esneklik sağlar. Bu sistemler genellikle kullanıcı dostu arayüzlere sahiptir ve entegre muhasebe takibi gibi ek avantajlar sunar.
Pratik Tavsiye: Başlangıçta ne kadar fatura kestiğini göz önünde bulundur. Eğer ayda 100-150 faturadan az kesiyorsan, GİB'in kendi portalı yeterli olabilir. Ancak bu sayıyı aşıyorsan veya raporlama, stok takibi gibi ek özelliklere ihtiyacın varsa, ücretli bir çözüme yatırım yapmak uzun vadede zaman ve iş gücü tasarrufu sağlar.
- E-Fatura Bilgilerinin Hazırlanması ve Yüklenmesi
E-fatura kesmeden önce gerekli bilgilerin tam ve doğru olması kritik. Yanlış bilgiler hem sana hem de müşterine sorun çıkarabilir.
- Müşteri Bilgileri: Müşterinin Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya T.C. Kimlik Numarası (KKN), Ticaret Unvanı, Adresi gibi bilgiler eksiksiz olmalı. Özellikle e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol etmelisin. Eğer müşterin e-fatura kullanıcısıysa, ona "Temel E-Fatura" kesebilirsin. Eğer kullanıcısı değilse ve sizin tercihiniz e-fatura ise, ona "İstisnai E-Fatura" göndermen gerekir ki bu da genellikle "e-Arşiv Fatura" olarak bilinir.
- Ürün/Hizmet Bilgileri: Satacağın mal veya hizmetin tanımı, miktarı, birim fiyatı, KDV oranı ve tutarı net olarak belirtilmeli.
- Fatura Detayları: Fatura numarası (bu sistem tarafından otomatik atanır), fatura tarihi ve saati de önemlidir.
Pratik Tavsiye: Müşterilerinden e-fatura/e-arşiv fatura bilgileri için bir veri tabanı oluştur. Hangi müşterinin hangi fatura türüne (e-fatura veya e-arşiv) tabi olduğunu belirleyip kaydet. Bu, tekrar tekrar aynı bilgileri girmeni engeller ve hata payını azaltır.
- E-Fatura Oluşturma ve Gönderme Süreci
Seçtiğin portala giriş yaptıktan sonra fatura oluşturma ekranı genellikle oldukça nettir. Buradaki alanları doldurarak faturanı hazırlarsın.
- Şablon Kullanımı: Eğer kullandığın ticari yazılım veya portalın şablon özelliği varsa, bunu kullan. Bu, her seferinde aynı standartlarda fatura hazırlamanı sağlar.
- Onay ve Gönderim: Faturayı tamamladıktan sonra önizlemesini alıp tüm bilgilerin doğruluğunu kontrol et. Ardından "Onayla" veya "Gönder" butonuna tıklayarak faturayı GİB'e iletirsin. GİB onayladıktan sonra fatura, karşı tarafa (e-posta veya portal üzerinden) iletilir.
- İptal ve İrsaliye Bağlama: Bir fatura kestiğinde ve sonradan bir hata fark edersen, portallar genellikle "İptal" veya "İhtarname" gibi seçenekler sunar. Bu seçenekleri kullanarak işlemi düzeltebilirsin. Ayrıca, kestiğin e-faturayı daha önce kestiğin bir e-irsaliyeye bağlama özelliği de birçok sistemde bulunur.
Pratik Tavsiye: Faturanızı göndermeden önce her zaman bir önizleme yapın. Özellikle KDV oranları, toplam tutar ve müşteri bilgileri gibi kritik alanları iki kez kontrol edin. Bir hata yaptığınızda, bunu düzeltmek için "İptal" veya "İhtarname" sürecini doğru anlamak önemlidir. Genellikle kesilen faturanın iptali için yeni bir iptal faturası kesilir veya mevcut faturanın "iptal" olarak işaretlenmesi sağlanır.
- Saklama ve Arşivleme
E-faturaları kanuni olarak belirlenen süre boyunca saklamak zorundasın. Genellikle bu süre 10 yıldır.
- Dijital Arşivleme: Kullandığın portal veya entegratör firma genellikle bu arşivleme hizmetini de sunar. Fatura belgelerin (XML ve PDF formatında) bu sistemlerde güvenli bir şekilde saklanır.
- Yedekleme: Dijital arşivlemenin yanı sıra, önemli faturalarını veya tüm arşivini harici bir depolama birimine (harici disk, bulut depolama) yedeklemen de iyi bir fikirdir.
Pratik Tavsiye: Mümkünse, faturalarını elektronik olarak arşivleyen ve kolayca erişmeni sağlayan bir sistem kullan. Böylece hem kanuni gereklilikleri yerine getirmiş olursun hem de gerektiğinde hızlıca ilgili belgeye ulaşabilirsin. Ayda bir veya çeyrekte bir, arşivini kontrol ederek herhangi bir eksiklik olup olmadığını teyit etmelisin.
Özetle, e-fatura kesmek biraz alışkanlık gerektirse de, doğru araçları kullanarak ve bu adımları izleyerek süreci oldukça kolaylaştırabilirsin. Unutma, sabırlı olmak ve süreci öğrenmeye açık olmak en büyük yardımcın olacak.